Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 25.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:33

version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
4.1	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
2.1	8
19.1	9	= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
18.1	10
21.1	11	La relocalisation permet de mettre à jour l’emplacement physique d’un bien dans Flora, tout en enregistrant automatiquement un historique des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements immédiats, ponctuels, internes, sans tiers impliqués ni formalisation logistique.
18.1	12
20.1	13	>(% class="small" %)Cas d'usages courants :
23.1	14	>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles
	15	>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants
	16	>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)
	17	>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)
	18	>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)
	19	>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
18.1	20
25.1	21	>(% class="small" %)Cas spécifiques :
22.1	22	>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.
	23	>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice
	24	>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.
18.1	25
21.1	26
13.1	27	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
11.1	28
13.1	29	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
11.1	30
13.1	31	* La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
	32	* L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
12.1	33
16.1	34	Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
12.1	35
13.1	36	== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
12.1	37
13.1	38	=== Quand l’utiliser ? ===
12.1	39
13.1	40	Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une mise à jour ponctuelle de l’emplacement physique d’un bien, sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré.
	41
	42	Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
	43
	44	* Correction ou mise à jour d’un emplacement mal renseigné,
	45	* Retour en réserve après un évènement non documenté,
	46	* Radiation ou mise à jour initiale d’un bien,
	47	* Déplacement interne sans tiers ni formalisation.
	48
15.1	49	== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
13.1	50
	51	=== Quand l’utiliser ? ===
	52
	53	Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un déplacement structuré, significatif ou impliquant une dimension logistique, administrative ou réglementaire.
	54
	55	Il s’impose dans les cas suivants :
	56
	57	* Prêt, exposition, transport, traitement externe,
	58	* Opérations impliquant des tiers, des lieux extérieurs ou des acteurs métiers (restaurateurs, transporteurs…),
	59	* Déplacements nécessitant une traçabilité complète ou des documents officiels,
	60	* Besoin de suivre les retours partiels, refus, colis, constats d’état, etc.
	61
17.1	62	== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
13.1	63
16.1	64	Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
	65
14.1	66	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	67	Critère
	68	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	69	Relocalisation
	70	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	71	Évènement (mouvement en régie)
	72	)))
13.1	73	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	74	Objectif principal
13.1	75	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	76	Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
13.1	77	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	78	Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
13.1	79	)))
	80	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	81	Niveau de gestion
	82	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	83	Simple, opérationnel (changement de place)
	84	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	85	Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
	86	)))
	87	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	88	Niveau de détail
	89	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	90	Basique (qui, quand, où, commentaire)
	91	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	92	Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
	93	)))
	94	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	95	Planification
	96	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	97	Non (action immédiate)
	98	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	99	Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
	100	)))
	101	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	102	Suivi de l’historique
	103	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	104	Historique des emplacements (table des récolements)
	105	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	106	Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
	107	)))
	108	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	109	Impact sur l’emplacement du bien
	110	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	111	Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
	112	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	113	Seule la localisation temporaire est mise à jour
	114	)))
	115	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	116	Utilisé pour
	117	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	118	Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
	119	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	120	Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
	121	)))
	122	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	123	Personnes concernées
	124	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	125	Gestionnaires de collection, régisseurs
	126	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	127	Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
	128	)))
	129	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	130	Partage d’information
	131	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	132	Limité, peu visible dans les interfaces projets
	133	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	134	Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
	135	)))
	136
16.1	137	== Exemples de cas d'usages ==
14.1	138
	139	Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
	140
	141	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	142	Situation
	143	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	144	Relocalisation
	145	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	146	Évènement + Mouvement
	147	)))
	148	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
13.1	149	Déplacement ponctuel sans formalité
	150	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	151	✅ Adaptée, simple, immédiate
	152	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	153	❌ Trop lourd, non adapté
	154	)))
	155	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	156	Correction d’emplacement
	157	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	158	✅ Recommandée pour gestion quotidienne
	159	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	160	❌
	161	)))
	162	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	163	Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
	164	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	165	✅ (sans historisation complexe)
	166	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	167	❌
	168	)))
	169	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	170	Suivi structuré et documenté d’un déplacement
	171	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	172	❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
	173	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	174	✅ Suivi via évènement + bordereaux
	175	)))
	176	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	177	Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
	178	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	179	❌ Non conforme pour traçabilité
	180	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	181	✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
	182	)))
	183	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	184	Expositions permanentes
	185	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	186	⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
	187	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	188	✅ Si présence de logistique ou multiples objets
	189	)))
	190	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	191	Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
	192	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	193	❌ Non adapté à la gestion collaborative
	194	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	195	✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
	196	)))
	197	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	198	Traitement de conservation / restauration / analyse
	199	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	200	❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
	201	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	202	✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
	203	)))
	204	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	205	Mise à disposition sur place (consultation interne)
	206	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	207	✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
	208	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	209	✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
	210	)))
	211	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	212	Chantier des collections / Post-récolement
	213	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	214	❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
	215	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	216	✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
	217	)))
	218	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	219	Transfert entre sites / entre réserves
	220	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	221	❌ Risque de perte de traçabilité
	222	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	223	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
	224	)))
	225
	226	= Re localiser des biens =
	227
	228	= Relocaliser des colis =
	229
12.1	230	= Relocaliser des matériels =
	231
	232
10.1	233	(((
11.1	234
9.1	235
	236
10.1	237
	238	)))
	239	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	240	(% class="box" %)
	241	(((
	242	Sommaire
11.1	243
	244
10.1	245	)))
9.1	246
10.1	247	(% class="box" %)
	248	(((
	249	Aller plus loin
11.1	250
	251	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
10.1	252	)))
9.1	253
10.1	254	(% class="box" %)
	255	(((
	256	Icônes principales
11.1	257
	258
10.1	259	)))
	260	)))
9.1	261
10.1	262
	263
	264
	265
	266
	267
5.1	268	= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
	269
2.1	270	Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
	271
	272	Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
	273
	274	[[image:1722417575911-284.png]]
	275
	276	[[image:1722418241660-648.png]]
	277
	278	Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
	279
	280	L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
	281
	282	[[image:1722418460530-128.png]]
	283
	284	== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
	285
	286	Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
	287
	288	Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
	289
	290	[[image:1722418365150-666.png]]
	291
	292	== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
	293
	294	Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
	295
	296	Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
	297
	298	Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
	299
	300	[[image:1722429463460-776.png]]
	301
	302	La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
	303
	304	[[image:1722429610220-518.png]]
	305
	306	Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
	307
	308	Cliquer sur suivant.
	309
	310	[[image:1722429707035-848.png]]
	311
	312	Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
	313
	314	* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
	315	* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
	316
	317	Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
	318
	319	[[image:1722430014066-512.png]]
	320
	321	Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
	322
	323	Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
	324
	325	[[image:1722430110755-684.png]]
	326
	327	L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
	328
	329
3.1	330	(% class="box infomessage" %)
2.1	331	(((
4.1	332	Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :
2.1	333
3.1	334	* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
	335	* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]]
	336
	337	Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.
2.1	338	)))
	339
	340	[[image:1722430794731-330.png]]
	341
	342	Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
	343
	344
7.1	345	= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
2.1	346
6.1	347
	348	Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
	349
	350	* Relocalisation sur les biens
	351	* Relocalisation via les paniers
	352	* Relocalisation via les emplacements
	353
	354	Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
	355
7.1	356	== Relocaliser des biens ==
6.1	357
	358	Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
	359
	360	[[image:1748252901225-736.png]]
	361
	362	[[image:1748252928447-170.png]]
	363
7.1	364	== Relocaliser via les paniers ==
6.1	365
	366	Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
	367
	368	L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
	369
	370	[[image:1748252775480-656.png]]
	371
7.1	372	== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
6.1	373
	374	Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
	375
	376	Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
	377
	378	[[image:1748253080318-157.png]]
	379
7.1	380	== Historique des relocalisations ==
6.1	381
	382	Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
	383
	384	[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1\|\|alt="image-20241018161857-19.png"]]

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