Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 21.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:31

version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
4.1	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
2.1	8
19.1	9	= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
18.1	10
21.1	11	La relocalisation permet de mettre à jour l’emplacement physique d’un bien dans Flora, tout en enregistrant automatiquement un historique des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements immédiats, ponctuels, internes, sans tiers impliqués ni formalisation logistique.
18.1	12
20.1	13	>(% class="small" %)Cas d'usages courants :
21.1	14	>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles
	15	>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants
	16	>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)
	17	>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)
	18	>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)
	19	>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
18.1	20
21.1	21	>(% class="small" %)Cas spécifiques :
	22	>
	23	> (% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.
	24	> (% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice
	25	> (% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.
18.1	26
21.1	27
13.1	28	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
11.1	29
13.1	30	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
11.1	31
13.1	32	* La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
	33	* L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
12.1	34
16.1	35	Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
12.1	36
13.1	37	== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
12.1	38
13.1	39	=== Quand l’utiliser ? ===
12.1	40
13.1	41	Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une mise à jour ponctuelle de l’emplacement physique d’un bien, sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré.
	42
	43	Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
	44
	45	* Correction ou mise à jour d’un emplacement mal renseigné,
	46	* Retour en réserve après un évènement non documenté,
	47	* Radiation ou mise à jour initiale d’un bien,
	48	* Déplacement interne sans tiers ni formalisation.
	49
15.1	50	== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
13.1	51
	52	=== Quand l’utiliser ? ===
	53
	54	Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un déplacement structuré, significatif ou impliquant une dimension logistique, administrative ou réglementaire.
	55
	56	Il s’impose dans les cas suivants :
	57
	58	* Prêt, exposition, transport, traitement externe,
	59	* Opérations impliquant des tiers, des lieux extérieurs ou des acteurs métiers (restaurateurs, transporteurs…),
	60	* Déplacements nécessitant une traçabilité complète ou des documents officiels,
	61	* Besoin de suivre les retours partiels, refus, colis, constats d’état, etc.
	62
17.1	63	== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
13.1	64
16.1	65	Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
	66
14.1	67	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	68	Critère
	69	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	70	Relocalisation
	71	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	72	Évènement (mouvement en régie)
	73	)))
13.1	74	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	75	Objectif principal
13.1	76	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	77	Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
13.1	78	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	79	Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
13.1	80	)))
	81	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	82	Niveau de gestion
	83	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	84	Simple, opérationnel (changement de place)
	85	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	86	Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
	87	)))
	88	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	89	Niveau de détail
	90	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	91	Basique (qui, quand, où, commentaire)
	92	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	93	Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
	94	)))
	95	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	96	Planification
	97	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	98	Non (action immédiate)
	99	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	100	Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
	101	)))
	102	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	103	Suivi de l’historique
	104	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	105	Historique des emplacements (table des récolements)
	106	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	107	Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
	108	)))
	109	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	110	Impact sur l’emplacement du bien
	111	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	112	Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
	113	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	114	Seule la localisation temporaire est mise à jour
	115	)))
	116	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	117	Utilisé pour
	118	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	119	Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
	120	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	121	Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
	122	)))
	123	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	124	Personnes concernées
	125	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	126	Gestionnaires de collection, régisseurs
	127	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	128	Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
	129	)))
	130	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	131	Partage d’information
	132	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	133	Limité, peu visible dans les interfaces projets
	134	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	135	Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
	136	)))
	137
16.1	138	== Exemples de cas d'usages ==
14.1	139
	140	Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
	141
	142	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	143	Situation
	144	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	145	Relocalisation
	146	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	147	Évènement + Mouvement
	148	)))
	149	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
13.1	150	Déplacement ponctuel sans formalité
	151	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	152	✅ Adaptée, simple, immédiate
	153	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	154	❌ Trop lourd, non adapté
	155	)))
	156	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	157	Correction d’emplacement
	158	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	159	✅ Recommandée pour gestion quotidienne
	160	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	161	❌
	162	)))
	163	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	164	Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
	165	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	166	✅ (sans historisation complexe)
	167	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	168	❌
	169	)))
	170	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	171	Suivi structuré et documenté d’un déplacement
	172	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	173	❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
	174	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	175	✅ Suivi via évènement + bordereaux
	176	)))
	177	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	178	Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
	179	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	180	❌ Non conforme pour traçabilité
	181	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	182	✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
	183	)))
	184	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	185	Expositions permanentes
	186	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	187	⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
	188	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	189	✅ Si présence de logistique ou multiples objets
	190	)))
	191	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	192	Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
	193	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	194	❌ Non adapté à la gestion collaborative
	195	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	196	✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
	197	)))
	198	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	199	Traitement de conservation / restauration / analyse
	200	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	201	❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
	202	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	203	✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
	204	)))
	205	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	206	Mise à disposition sur place (consultation interne)
	207	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	208	✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
	209	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	210	✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
	211	)))
	212	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	213	Chantier des collections / Post-récolement
	214	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	215	❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
	216	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	217	✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
	218	)))
	219	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	220	Transfert entre sites / entre réserves
	221	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	222	❌ Risque de perte de traçabilité
	223	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	224	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
	225	)))
	226
	227	= Re localiser des biens =
	228
	229	= Relocaliser des colis =
	230
12.1	231	= Relocaliser des matériels =
	232
	233
10.1	234	(((
11.1	235
9.1	236
	237
10.1	238
	239	)))
	240	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	241	(% class="box" %)
	242	(((
	243	Sommaire
11.1	244
	245
10.1	246	)))
9.1	247
10.1	248	(% class="box" %)
	249	(((
	250	Aller plus loin
11.1	251
	252	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
10.1	253	)))
9.1	254
10.1	255	(% class="box" %)
	256	(((
	257	Icônes principales
11.1	258
	259
10.1	260	)))
	261	)))
9.1	262
10.1	263
	264
	265
	266
	267
	268
5.1	269	= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
	270
2.1	271	Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
	272
	273	Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
	274
	275	[[image:1722417575911-284.png]]
	276
	277	[[image:1722418241660-648.png]]
	278
	279	Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
	280
	281	L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
	282
	283	[[image:1722418460530-128.png]]
	284
	285	== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
	286
	287	Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
	288
	289	Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
	290
	291	[[image:1722418365150-666.png]]
	292
	293	== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
	294
	295	Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
	296
	297	Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
	298
	299	Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
	300
	301	[[image:1722429463460-776.png]]
	302
	303	La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
	304
	305	[[image:1722429610220-518.png]]
	306
	307	Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
	308
	309	Cliquer sur suivant.
	310
	311	[[image:1722429707035-848.png]]
	312
	313	Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
	314
	315	* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
	316	* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
	317
	318	Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
	319
	320	[[image:1722430014066-512.png]]
	321
	322	Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
	323
	324	Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
	325
	326	[[image:1722430110755-684.png]]
	327
	328	L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
	329
	330
3.1	331	(% class="box infomessage" %)
2.1	332	(((
4.1	333	Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :
2.1	334
3.1	335	* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
	336	* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]]
	337
	338	Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.
2.1	339	)))
	340
	341	[[image:1722430794731-330.png]]
	342
	343	Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
	344
	345
7.1	346	= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
2.1	347
6.1	348
	349	Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
	350
	351	* Relocalisation sur les biens
	352	* Relocalisation via les paniers
	353	* Relocalisation via les emplacements
	354
	355	Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
	356
7.1	357	== Relocaliser des biens ==
6.1	358
	359	Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
	360
	361	[[image:1748252901225-736.png]]
	362
	363	[[image:1748252928447-170.png]]
	364
7.1	365	== Relocaliser via les paniers ==
6.1	366
	367	Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
	368
	369	L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
	370
	371	[[image:1748252775480-656.png]]
	372
7.1	373	== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
6.1	374
	375	Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
	376
	377	Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
	378
	379	[[image:1748253080318-157.png]]
	380
7.1	381	== Historique des relocalisations ==
6.1	382
	383	Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
	384
	385	[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1\|\|alt="image-20241018161857-19.png"]]

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