Code source wiki de Gérer les relocalisations
Version 20.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:29
Afficher les derniers auteurs
| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | |||
| 7 | ))) | ||
| 8 | |||
| 9 | = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? = | ||
| 10 | |||
| 11 | La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique. | ||
| 12 | |||
| 13 | >(% class="small" %)**Cas d'usages courants :** | ||
| 14 | >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles | ||
| 15 | >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants | ||
| 16 | >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe) | ||
| 17 | >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète) | ||
| 18 | >(% class="small" %)Première localisation des biens à leur arrivée au musée | ||
| 19 | >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier) | ||
| 20 | >(% class="small" %)Ajout rétrospectif | ||
| 21 | |||
| 22 | |||
| 23 | = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? = | ||
| 24 | |||
| 25 | Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens : | ||
| 26 | |||
| 27 | * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot, | ||
| 28 | * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie. | ||
| 29 | |||
| 30 | Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**. | ||
| 31 | |||
| 32 | == Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide == | ||
| 33 | |||
| 34 | === Quand l’utiliser ? === | ||
| 35 | |||
| 36 | Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**. | ||
| 37 | |||
| 38 | Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes : | ||
| 39 | |||
| 40 | * Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**, | ||
| 41 | * **Retour en réserve** après un évènement non documenté, | ||
| 42 | * **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien, | ||
| 43 | * **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation. | ||
| 44 | |||
| 45 | == Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée == | ||
| 46 | |||
| 47 | === Quand l’utiliser ? === | ||
| 48 | |||
| 49 | Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**. | ||
| 50 | |||
| 51 | Il s’impose dans les cas suivants : | ||
| 52 | |||
| 53 | * **Prêt, exposition, transport**, traitement externe, | ||
| 54 | * Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…), | ||
| 55 | * Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**, | ||
| 56 | * Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc. | ||
| 57 | |||
| 58 | == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison == | ||
| 59 | |||
| 60 | Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien. | ||
| 61 | |||
| 62 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 63 | **Critère** | ||
| 64 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 65 | **Relocalisation** | ||
| 66 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 67 | **Évènement (mouvement en régie)** | ||
| 68 | ))) | ||
| 69 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 70 | Objectif principal | ||
| 71 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 72 | Modifier et historiser la localisation physique d’un bien | ||
| 73 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 74 | Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier | ||
| 75 | ))) | ||
| 76 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 77 | Niveau de gestion | ||
| 78 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 79 | Simple, opérationnel (changement de place) | ||
| 80 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 81 | Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation) | ||
| 82 | ))) | ||
| 83 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 84 | Niveau de détail | ||
| 85 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 86 | Basique (qui, quand, où, commentaire) | ||
| 87 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 88 | Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc. | ||
| 89 | ))) | ||
| 90 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 91 | Planification | ||
| 92 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 93 | Non (action immédiate) | ||
| 94 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 95 | Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires | ||
| 96 | ))) | ||
| 97 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 98 | Suivi de l’historique | ||
| 99 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 100 | Historique des emplacements (table des récolements) | ||
| 101 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 102 | Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.) | ||
| 103 | ))) | ||
| 104 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 105 | Impact sur l’emplacement du bien | ||
| 106 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 107 | Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré | ||
| 108 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 109 | Seule la localisation temporaire est mise à jour | ||
| 110 | ))) | ||
| 111 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 112 | Utilisé pour | ||
| 113 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 114 | Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation... | ||
| 115 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 116 | Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés | ||
| 117 | ))) | ||
| 118 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 119 | Personnes concernées | ||
| 120 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 121 | Gestionnaires de collection, régisseurs | ||
| 122 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 123 | Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo | ||
| 124 | ))) | ||
| 125 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 126 | Partage d’information | ||
| 127 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 128 | Limité, peu visible dans les interfaces projets | ||
| 129 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 130 | Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation | ||
| 131 | ))) | ||
| 132 | |||
| 133 | == Exemples de cas d'usages == | ||
| 134 | |||
| 135 | Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés. | ||
| 136 | |||
| 137 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 138 | **Situation** | ||
| 139 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 140 | **Relocalisation** | ||
| 141 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 142 | **Évènement + Mouvement** | ||
| 143 | ))) | ||
| 144 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 145 | Déplacement ponctuel sans formalité | ||
| 146 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 147 | ✅ Adaptée, simple, immédiate | ||
| 148 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 149 | ❌ Trop lourd, non adapté | ||
| 150 | ))) | ||
| 151 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 152 | Correction d’emplacement | ||
| 153 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 154 | ✅ Recommandée pour gestion quotidienne | ||
| 155 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 156 | ❌ | ||
| 157 | ))) | ||
| 158 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 159 | Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi | ||
| 160 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 161 | ✅ (sans historisation complexe) | ||
| 162 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 163 | ❌ | ||
| 164 | ))) | ||
| 165 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 166 | Suivi structuré et documenté d’un déplacement | ||
| 167 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 168 | ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée | ||
| 169 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 170 | ✅ Suivi via évènement + bordereaux | ||
| 171 | ))) | ||
| 172 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 173 | Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire | ||
| 174 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 175 | ❌ Non conforme pour traçabilité | ||
| 176 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 177 | ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes | ||
| 178 | ))) | ||
| 179 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 180 | Expositions permanentes | ||
| 181 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 182 | ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé) | ||
| 183 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 184 | ✅ Si présence de logistique ou multiples objets | ||
| 185 | ))) | ||
| 186 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 187 | Projet structuré impliquant plusieurs acteurs | ||
| 188 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 189 | ❌ Non adapté à la gestion collaborative | ||
| 190 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 191 | ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement | ||
| 192 | ))) | ||
| 193 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 194 | Traitement de conservation / restauration / analyse | ||
| 195 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 196 | ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique | ||
| 197 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 198 | ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements | ||
| 199 | ))) | ||
| 200 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 201 | Mise à disposition sur place (consultation interne) | ||
| 202 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 203 | ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique | ||
| 204 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 205 | ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés | ||
| 206 | ))) | ||
| 207 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 208 | Chantier des collections / Post-récolement | ||
| 209 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 210 | ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations | ||
| 211 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 212 | ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies | ||
| 213 | ))) | ||
| 214 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 215 | Transfert entre sites / entre réserves | ||
| 216 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 217 | ❌ Risque de perte de traçabilité | ||
| 218 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 219 | ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique | ||
| 220 | ))) | ||
| 221 | |||
| 222 | = Re localiser des biens = | ||
| 223 | |||
| 224 | = Relocaliser des colis = | ||
| 225 | |||
| 226 | = Relocaliser des matériels = | ||
| 227 | |||
| 228 | |||
| 229 | ((( | ||
| 230 | |||
| 231 | |||
| 232 | |||
| 233 | |||
| 234 | ))) | ||
| 235 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 236 | (% class="box" %) | ||
| 237 | ((( | ||
| 238 | **Sommaire** | ||
| 239 | |||
| 240 | |||
| 241 | ))) | ||
| 242 | |||
| 243 | (% class="box" %) | ||
| 244 | ((( | ||
| 245 | **Aller plus loin ** | ||
| 246 | |||
| 247 | * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]] | ||
| 248 | ))) | ||
| 249 | |||
| 250 | (% class="box" %) | ||
| 251 | ((( | ||
| 252 | **Icônes principales** | ||
| 253 | |||
| 254 | |||
| 255 | ))) | ||
| 256 | ))) | ||
| 257 | |||
| 258 | |||
| 259 | |||
| 260 | |||
| 261 | |||
| 262 | |||
| 263 | |||
| 264 | = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien = | ||
| 265 | |||
| 266 | Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements. | ||
| 267 | |||
| 268 | Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien : | ||
| 269 | |||
| 270 | [[image:1722417575911-284.png]] | ||
| 271 | |||
| 272 | [[image:1722418241660-648.png]] | ||
| 273 | |||
| 274 | Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]]) | ||
| 275 | |||
| 276 | L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien : | ||
| 277 | |||
| 278 | [[image:1722418460530-128.png]] | ||
| 279 | |||
| 280 | == Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent == | ||
| 281 | |||
| 282 | Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée. | ||
| 283 | |||
| 284 | Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps. | ||
| 285 | |||
| 286 | [[image:1722418365150-666.png]] | ||
| 287 | |||
| 288 | == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés == | ||
| 289 | |||
| 290 | Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés. | ||
| 291 | |||
| 292 | Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés. | ||
| 293 | |||
| 294 | Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation : | ||
| 295 | |||
| 296 | [[image:1722429463460-776.png]] | ||
| 297 | |||
| 298 | La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser. | ||
| 299 | |||
| 300 | [[image:1722429610220-518.png]] | ||
| 301 | |||
| 302 | Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait. | ||
| 303 | |||
| 304 | Cliquer sur suivant. | ||
| 305 | |||
| 306 | [[image:1722429707035-848.png]] | ||
| 307 | |||
| 308 | Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de : | ||
| 309 | |||
| 310 | * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]] | ||
| 311 | * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]] | ||
| 312 | |||
| 313 | Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant. | ||
| 314 | |||
| 315 | [[image:1722430014066-512.png]] | ||
| 316 | |||
| 317 | Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés. | ||
| 318 | |||
| 319 | Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation. | ||
| 320 | |||
| 321 | [[image:1722430110755-684.png]] | ||
| 322 | |||
| 323 | L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit : | ||
| 324 | |||
| 325 | |||
| 326 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 327 | ((( | ||
| 328 | Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : | ||
| 329 | |||
| 330 | * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]] | ||
| 331 | * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]] | ||
| 332 | |||
| 333 | Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice. | ||
| 334 | ))) | ||
| 335 | |||
| 336 | [[image:1722430794731-330.png]] | ||
| 337 | |||
| 338 | Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation. | ||
| 339 | |||
| 340 | |||
| 341 | = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer = | ||
| 342 | |||
| 343 | |||
| 344 | Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora : | ||
| 345 | |||
| 346 | * Relocalisation sur les biens | ||
| 347 | * Relocalisation via les paniers | ||
| 348 | * Relocalisation via les emplacements | ||
| 349 | |||
| 350 | Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation. | ||
| 351 | |||
| 352 | == Relocaliser des biens == | ||
| 353 | |||
| 354 | Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche. | ||
| 355 | |||
| 356 | [[image:1748252901225-736.png]] | ||
| 357 | |||
| 358 | [[image:1748252928447-170.png]] | ||
| 359 | |||
| 360 | == Relocaliser via les paniers == | ||
| 361 | |||
| 362 | Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer. | ||
| 363 | |||
| 364 | L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser. | ||
| 365 | |||
| 366 | [[image:1748252775480-656.png]] | ||
| 367 | |||
| 368 | == Relocaliser via la gestion des emplacements == | ||
| 369 | |||
| 370 | Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.). | ||
| 371 | |||
| 372 | Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus. | ||
| 373 | |||
| 374 | [[image:1748253080318-157.png]] | ||
| 375 | |||
| 376 | == Historique des relocalisations == | ||
| 377 | |||
| 378 | Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens. | ||
| 379 | |||
| 380 | [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]] |