Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 19.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:29

version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
4.1	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
2.1	8
19.1	9	= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
18.1	10
	11	La relocalisation permet de mettre à jour l’emplacement physique d’un bien dans Flora, tout en enregistrant automatiquement un historique des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements immédiats, ponctuels, internes, sans tiers impliqués ni formalisation logistique.
	12
	13	>(% class="small" %)Cas d'usages courants :
19.1	14	> (% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles
	15	>
	16	> (% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants
	17	>
	18	> (% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)
	19	> (% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)
	20	> (% class="small" %)Première localisation des biens à leur arrivée au musée
	21	> (% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)
	22	> (% class="small" %)Ajout rétrospectif
18.1	23
	24
13.1	25	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
11.1	26
13.1	27	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
11.1	28
13.1	29	* La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
	30	* L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
12.1	31
16.1	32	Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
12.1	33
13.1	34	== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
12.1	35
13.1	36	=== Quand l’utiliser ? ===
12.1	37
13.1	38	Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une mise à jour ponctuelle de l’emplacement physique d’un bien, sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré.
	39
	40	Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
	41
	42	* Correction ou mise à jour d’un emplacement mal renseigné,
	43	* Retour en réserve après un évènement non documenté,
	44	* Radiation ou mise à jour initiale d’un bien,
	45	* Déplacement interne sans tiers ni formalisation.
	46
15.1	47	== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
13.1	48
	49	=== Quand l’utiliser ? ===
	50
	51	Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un déplacement structuré, significatif ou impliquant une dimension logistique, administrative ou réglementaire.
	52
	53	Il s’impose dans les cas suivants :
	54
	55	* Prêt, exposition, transport, traitement externe,
	56	* Opérations impliquant des tiers, des lieux extérieurs ou des acteurs métiers (restaurateurs, transporteurs…),
	57	* Déplacements nécessitant une traçabilité complète ou des documents officiels,
	58	* Besoin de suivre les retours partiels, refus, colis, constats d’état, etc.
	59
17.1	60	== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
13.1	61
16.1	62	Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
	63
14.1	64	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	65	Critère
	66	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	67	Relocalisation
	68	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	69	Évènement (mouvement en régie)
	70	)))
13.1	71	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	72	Objectif principal
13.1	73	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	74	Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
13.1	75	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	76	Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
13.1	77	)))
	78	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	79	Niveau de gestion
	80	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	81	Simple, opérationnel (changement de place)
	82	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	83	Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
	84	)))
	85	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	86	Niveau de détail
	87	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	88	Basique (qui, quand, où, commentaire)
	89	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	90	Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
	91	)))
	92	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	93	Planification
	94	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	95	Non (action immédiate)
	96	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	97	Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
	98	)))
	99	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	100	Suivi de l’historique
	101	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	102	Historique des emplacements (table des récolements)
	103	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	104	Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
	105	)))
	106	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	107	Impact sur l’emplacement du bien
	108	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	109	Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
	110	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	111	Seule la localisation temporaire est mise à jour
	112	)))
	113	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	114	Utilisé pour
	115	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	116	Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
	117	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	118	Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
	119	)))
	120	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	121	Personnes concernées
	122	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	123	Gestionnaires de collection, régisseurs
	124	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	125	Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
	126	)))
	127	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	128	Partage d’information
	129	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	130	Limité, peu visible dans les interfaces projets
	131	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	132	Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
	133	)))
	134
16.1	135	== Exemples de cas d'usages ==
14.1	136
	137	Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
	138
	139	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	140	Situation
	141	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	142	Relocalisation
	143	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	144	Évènement + Mouvement
	145	)))
	146	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
13.1	147	Déplacement ponctuel sans formalité
	148	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	149	✅ Adaptée, simple, immédiate
	150	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	151	❌ Trop lourd, non adapté
	152	)))
	153	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	154	Correction d’emplacement
	155	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	156	✅ Recommandée pour gestion quotidienne
	157	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	158	❌
	159	)))
	160	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	161	Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
	162	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	163	✅ (sans historisation complexe)
	164	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	165	❌
	166	)))
	167	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	168	Suivi structuré et documenté d’un déplacement
	169	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	170	❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
	171	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	172	✅ Suivi via évènement + bordereaux
	173	)))
	174	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	175	Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
	176	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	177	❌ Non conforme pour traçabilité
	178	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	179	✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
	180	)))
	181	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	182	Expositions permanentes
	183	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	184	⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
	185	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	186	✅ Si présence de logistique ou multiples objets
	187	)))
	188	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	189	Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
	190	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	191	❌ Non adapté à la gestion collaborative
	192	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	193	✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
	194	)))
	195	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	196	Traitement de conservation / restauration / analyse
	197	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	198	❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
	199	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	200	✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
	201	)))
	202	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	203	Mise à disposition sur place (consultation interne)
	204	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	205	✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
	206	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	207	✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
	208	)))
	209	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	210	Chantier des collections / Post-récolement
	211	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	212	❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
	213	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	214	✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
	215	)))
	216	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	217	Transfert entre sites / entre réserves
	218	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	219	❌ Risque de perte de traçabilité
	220	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	221	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
	222	)))
	223
	224	= Re localiser des biens =
	225
	226	= Relocaliser des colis =
	227
12.1	228	= Relocaliser des matériels =
	229
	230
10.1	231	(((
11.1	232
9.1	233
	234
10.1	235
	236	)))
	237	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	238	(% class="box" %)
	239	(((
	240	Sommaire
11.1	241
	242
10.1	243	)))
9.1	244
10.1	245	(% class="box" %)
	246	(((
	247	Aller plus loin
11.1	248
	249	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
10.1	250	)))
9.1	251
10.1	252	(% class="box" %)
	253	(((
	254	Icônes principales
11.1	255
	256
10.1	257	)))
	258	)))
9.1	259
10.1	260
	261
	262
	263
	264
	265
5.1	266	= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
	267
2.1	268	Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
	269
	270	Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
	271
	272	[[image:1722417575911-284.png]]
	273
	274	[[image:1722418241660-648.png]]
	275
	276	Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
	277
	278	L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
	279
	280	[[image:1722418460530-128.png]]
	281
	282	== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
	283
	284	Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
	285
	286	Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
	287
	288	[[image:1722418365150-666.png]]
	289
	290	== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
	291
	292	Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
	293
	294	Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
	295
	296	Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
	297
	298	[[image:1722429463460-776.png]]
	299
	300	La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
	301
	302	[[image:1722429610220-518.png]]
	303
	304	Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
	305
	306	Cliquer sur suivant.
	307
	308	[[image:1722429707035-848.png]]
	309
	310	Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
	311
	312	* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
	313	* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
	314
	315	Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
	316
	317	[[image:1722430014066-512.png]]
	318
	319	Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
	320
	321	Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
	322
	323	[[image:1722430110755-684.png]]
	324
	325	L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
	326
	327
3.1	328	(% class="box infomessage" %)
2.1	329	(((
4.1	330	Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :
2.1	331
3.1	332	* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
	333	* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]]
	334
	335	Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.
2.1	336	)))
	337
	338	[[image:1722430794731-330.png]]
	339
	340	Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
	341
	342
7.1	343	= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
2.1	344
6.1	345
	346	Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
	347
	348	* Relocalisation sur les biens
	349	* Relocalisation via les paniers
	350	* Relocalisation via les emplacements
	351
	352	Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
	353
7.1	354	== Relocaliser des biens ==
6.1	355
	356	Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
	357
	358	[[image:1748252901225-736.png]]
	359
	360	[[image:1748252928447-170.png]]
	361
7.1	362	== Relocaliser via les paniers ==
6.1	363
	364	Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
	365
	366	L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
	367
	368	[[image:1748252775480-656.png]]
	369
7.1	370	== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
6.1	371
	372	Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
	373
	374	Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
	375
	376	[[image:1748253080318-157.png]]
	377
7.1	378	== Historique des relocalisations ==
6.1	379
	380	Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
	381
	382	[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1\|\|alt="image-20241018161857-19.png"]]

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