Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 16.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:18

version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
4.1	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
2.1	8
13.1	9	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
11.1	10
13.1	11	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
11.1	12
13.1	13	* La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
	14	* L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
12.1	15
16.1	16	Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
12.1	17
13.1	18	== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
12.1	19
13.1	20	=== Quand l’utiliser ? ===
12.1	21
13.1	22	Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une mise à jour ponctuelle de l’emplacement physique d’un bien, sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré.
	23
	24	Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
	25
	26	* Correction ou mise à jour d’un emplacement mal renseigné,
	27	* Retour en réserve après un évènement non documenté,
	28	* Radiation ou mise à jour initiale d’un bien,
	29	* Déplacement interne sans tiers ni formalisation.
	30
15.1	31	== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
13.1	32
	33	=== Quand l’utiliser ? ===
	34
	35	Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un déplacement structuré, significatif ou impliquant une dimension logistique, administrative ou réglementaire.
	36
	37	Il s’impose dans les cas suivants :
	38
	39	* Prêt, exposition, transport, traitement externe,
	40	* Opérations impliquant des tiers, des lieux extérieurs ou des acteurs métiers (restaurateurs, transporteurs…),
	41	* Déplacements nécessitant une traçabilité complète ou des documents officiels,
	42	* Besoin de suivre les retours partiels, refus, colis, constats d’état, etc.
	43
16.1	44	== Comparatif des méthodes ==
13.1	45
16.1	46	Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
	47
14.1	48	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	49	Critère
	50	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	51	Relocalisation
	52	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	53	Évènement (mouvement en régie)
	54	)))
13.1	55	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	56	Objectif principal
13.1	57	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	58	Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
13.1	59	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	60	Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
13.1	61	)))
	62	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	63	Niveau de gestion
	64	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	65	Simple, opérationnel (changement de place)
	66	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	67	Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
	68	)))
	69	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	70	Niveau de détail
	71	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	72	Basique (qui, quand, où, commentaire)
	73	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	74	Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
	75	)))
	76	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	77	Planification
	78	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	79	Non (action immédiate)
	80	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	81	Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
	82	)))
	83	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	84	Suivi de l’historique
	85	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	86	Historique des emplacements (table des récolements)
	87	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	88	Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
	89	)))
	90	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	91	Impact sur l’emplacement du bien
	92	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	93	Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
	94	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	95	Seule la localisation temporaire est mise à jour
	96	)))
	97	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	98	Utilisé pour
	99	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	100	Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
	101	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	102	Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
	103	)))
	104	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	105	Personnes concernées
	106	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	107	Gestionnaires de collection, régisseurs
	108	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	109	Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
	110	)))
	111	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	112	Partage d’information
	113	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	114	Limité, peu visible dans les interfaces projets
	115	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	116	Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
	117	)))
	118
16.1	119	== Exemples de cas d'usages ==
14.1	120
	121	Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
	122
	123	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	124	Situation
	125	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	126	Relocalisation
	127	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	128	Évènement + Mouvement
	129	)))
	130	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
13.1	131	Déplacement ponctuel sans formalité
	132	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	133	✅ Adaptée, simple, immédiate
	134	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	135	❌ Trop lourd, non adapté
	136	)))
	137	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	138	Correction d’emplacement
	139	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	140	✅ Recommandée pour gestion quotidienne
	141	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	142	❌
	143	)))
	144	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	145	Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
	146	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	147	✅ (sans historisation complexe)
	148	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	149	❌
	150	)))
	151	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	152	Suivi structuré et documenté d’un déplacement
	153	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	154	❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
	155	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	156	✅ Suivi via évènement + bordereaux
	157	)))
	158	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	159	Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
	160	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	161	❌ Non conforme pour traçabilité
	162	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	163	✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
	164	)))
	165	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	166	Expositions permanentes
	167	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	168	⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
	169	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	170	✅ Si présence de logistique ou multiples objets
	171	)))
	172	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	173	Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
	174	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	175	❌ Non adapté à la gestion collaborative
	176	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	177	✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
	178	)))
	179	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	180	Traitement de conservation / restauration / analyse
	181	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	182	❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
	183	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	184	✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
	185	)))
	186	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	187	Mise à disposition sur place (consultation interne)
	188	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	189	✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
	190	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	191	✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
	192	)))
	193	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	194	Chantier des collections / Post-récolement
	195	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	196	❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
	197	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	198	✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
	199	)))
	200	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	201	Transfert entre sites / entre réserves
	202	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	203	❌ Risque de perte de traçabilité
	204	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	205	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
	206	)))
	207
	208	= Re localiser des biens =
	209
	210	= Relocaliser des colis =
	211
12.1	212	= Relocaliser des matériels =
	213
	214
10.1	215	(((
11.1	216
9.1	217
	218
10.1	219
	220	)))
	221	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	222	(% class="box" %)
	223	(((
	224	Sommaire
11.1	225
	226
10.1	227	)))
9.1	228
10.1	229	(% class="box" %)
	230	(((
	231	Aller plus loin
11.1	232
	233	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
10.1	234	)))
9.1	235
10.1	236	(% class="box" %)
	237	(((
	238	Icônes principales
11.1	239
	240
10.1	241	)))
	242	)))
9.1	243
10.1	244
	245
	246
	247
	248
	249
5.1	250	= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
	251
2.1	252	Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
	253
	254	Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
	255
	256	[[image:1722417575911-284.png]]
	257
	258	[[image:1722418241660-648.png]]
	259
	260	Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
	261
	262	L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
	263
	264	[[image:1722418460530-128.png]]
	265
	266	== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
	267
	268	Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
	269
	270	Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
	271
	272	[[image:1722418365150-666.png]]
	273
	274	== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
	275
	276	Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
	277
	278	Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
	279
	280	Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
	281
	282	[[image:1722429463460-776.png]]
	283
	284	La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
	285
	286	[[image:1722429610220-518.png]]
	287
	288	Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
	289
	290	Cliquer sur suivant.
	291
	292	[[image:1722429707035-848.png]]
	293
	294	Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
	295
	296	* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
	297	* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
	298
	299	Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
	300
	301	[[image:1722430014066-512.png]]
	302
	303	Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
	304
	305	Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
	306
	307	[[image:1722430110755-684.png]]
	308
	309	L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
	310
	311
3.1	312	(% class="box infomessage" %)
2.1	313	(((
4.1	314	Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :
2.1	315
3.1	316	* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
	317	* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]]
	318
	319	Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.
2.1	320	)))
	321
	322	[[image:1722430794731-330.png]]
	323
	324	Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
	325
	326
7.1	327	= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
2.1	328
6.1	329
	330	Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
	331
	332	* Relocalisation sur les biens
	333	* Relocalisation via les paniers
	334	* Relocalisation via les emplacements
	335
	336	Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
	337
7.1	338	== Relocaliser des biens ==
6.1	339
	340	Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
	341
	342	[[image:1748252901225-736.png]]
	343
	344	[[image:1748252928447-170.png]]
	345
7.1	346	== Relocaliser via les paniers ==
6.1	347
	348	Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
	349
	350	L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
	351
	352	[[image:1748252775480-656.png]]
	353
7.1	354	== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
6.1	355
	356	Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
	357
	358	Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
	359
	360	[[image:1748253080318-157.png]]
	361
7.1	362	== Historique des relocalisations ==
6.1	363
	364	Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
	365
	366	[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1\|\|alt="image-20241018161857-19.png"]]

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