Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 15.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:17

version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
4.1	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
2.1	8
13.1	9	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
11.1	10
13.1	11	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
11.1	12
13.1	13	* La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
	14	* L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
12.1	15
15.1	16	Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
12.1	17
13.1	18	== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
12.1	19
13.1	20	=== Quand l’utiliser ? ===
12.1	21
13.1	22	Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une mise à jour ponctuelle de l’emplacement physique d’un bien, sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré.
	23
	24	Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
	25
	26	* Correction ou mise à jour d’un emplacement mal renseigné,
	27	* Retour en réserve après un évènement non documenté,
	28	* Radiation ou mise à jour initiale d’un bien,
	29	* Déplacement interne sans tiers ni formalisation.
	30
15.1	31	== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
13.1	32
	33	=== Quand l’utiliser ? ===
	34
	35	Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un déplacement structuré, significatif ou impliquant une dimension logistique, administrative ou réglementaire.
	36
	37	Il s’impose dans les cas suivants :
	38
	39	* Prêt, exposition, transport, traitement externe,
	40	* Opérations impliquant des tiers, des lieux extérieurs ou des acteurs métiers (restaurateurs, transporteurs…),
	41	* Déplacements nécessitant une traçabilité complète ou des documents officiels,
	42	* Besoin de suivre les retours partiels, refus, colis, constats d’état, etc.
	43
15.1	44	== Récapitulatif ==
13.1	45
14.1	46	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	47	Critère
	48	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	49	Relocalisation
	50	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	51	Évènement (mouvement en régie)
	52	)))
13.1	53	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	54	Objectif principal
13.1	55	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	56	Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
13.1	57	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	58	Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
13.1	59	)))
	60	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	61	Niveau de gestion
	62	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	63	Simple, opérationnel (changement de place)
	64	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	65	Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
	66	)))
	67	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	68	Niveau de détail
	69	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	70	Basique (qui, quand, où, commentaire)
	71	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	72	Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
	73	)))
	74	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	75	Planification
	76	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	77	Non (action immédiate)
	78	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	79	Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
	80	)))
	81	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	82	Suivi de l’historique
	83	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	84	Historique des emplacements (table des récolements)
	85	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	86	Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
	87	)))
	88	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	89	Impact sur l’emplacement du bien
	90	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	91	Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
	92	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	93	Seule la localisation temporaire est mise à jour
	94	)))
	95	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	96	Utilisé pour
	97	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	98	Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
	99	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	100	Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
	101	)))
	102	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	103	Personnes concernées
	104	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	105	Gestionnaires de collection, régisseurs
	106	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	107	Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
	108	)))
	109	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	110	Partage d’information
	111	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	112	Limité, peu visible dans les interfaces projets
	113	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	114	Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
	115	)))
	116
	117	== Cas d'usages ==
	118
	119	Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
	120
	121	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	122	Situation
	123	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	124	Relocalisation
	125	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	126	Évènement + Mouvement
	127	)))
	128	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
13.1	129	Déplacement ponctuel sans formalité
	130	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	131	✅ Adaptée, simple, immédiate
	132	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	133	❌ Trop lourd, non adapté
	134	)))
	135	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	136	Correction d’emplacement
	137	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	138	✅ Recommandée pour gestion quotidienne
	139	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	140	❌
	141	)))
	142	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	143	Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
	144	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	145	✅ (sans historisation complexe)
	146	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	147	❌
	148	)))
	149	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	150	Suivi structuré et documenté d’un déplacement
	151	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	152	❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
	153	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	154	✅ Suivi via évènement + bordereaux
	155	)))
	156	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	157	Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
	158	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	159	❌ Non conforme pour traçabilité
	160	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	161	✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
	162	)))
	163	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	164	Expositions permanentes
	165	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	166	⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
	167	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	168	✅ Si présence de logistique ou multiples objets
	169	)))
	170	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	171	Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
	172	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	173	❌ Non adapté à la gestion collaborative
	174	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	175	✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
	176	)))
	177	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	178	Traitement de conservation / restauration / analyse
	179	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	180	❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
	181	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	182	✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
	183	)))
	184	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	185	Mise à disposition sur place (consultation interne)
	186	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	187	✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
	188	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	189	✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
	190	)))
	191	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	192	Chantier des collections / Post-récolement
	193	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	194	❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
	195	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	196	✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
	197	)))
	198	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	199	Transfert entre sites / entre réserves
	200	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	201	❌ Risque de perte de traçabilité
	202	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	203	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
	204	)))
	205
	206	= Re localiser des biens =
	207
	208	= Relocaliser des colis =
	209
12.1	210	= Relocaliser des matériels =
	211
	212
10.1	213	(((
11.1	214
9.1	215
	216
10.1	217
	218	)))
	219	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	220	(% class="box" %)
	221	(((
	222	Sommaire
11.1	223
	224
10.1	225	)))
9.1	226
10.1	227	(% class="box" %)
	228	(((
	229	Aller plus loin
11.1	230
	231	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
10.1	232	)))
9.1	233
10.1	234	(% class="box" %)
	235	(((
	236	Icônes principales
11.1	237
	238
10.1	239	)))
	240	)))
9.1	241
10.1	242
	243
	244
	245
	246
	247
5.1	248	= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
	249
2.1	250	Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
	251
	252	Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
	253
	254	[[image:1722417575911-284.png]]
	255
	256	[[image:1722418241660-648.png]]
	257
	258	Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
	259
	260	L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
	261
	262	[[image:1722418460530-128.png]]
	263
	264	== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
	265
	266	Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
	267
	268	Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
	269
	270	[[image:1722418365150-666.png]]
	271
	272	== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
	273
	274	Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
	275
	276	Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
	277
	278	Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
	279
	280	[[image:1722429463460-776.png]]
	281
	282	La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
	283
	284	[[image:1722429610220-518.png]]
	285
	286	Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
	287
	288	Cliquer sur suivant.
	289
	290	[[image:1722429707035-848.png]]
	291
	292	Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
	293
	294	* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
	295	* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
	296
	297	Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
	298
	299	[[image:1722430014066-512.png]]
	300
	301	Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
	302
	303	Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
	304
	305	[[image:1722430110755-684.png]]
	306
	307	L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
	308
	309
3.1	310	(% class="box infomessage" %)
2.1	311	(((
4.1	312	Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :
2.1	313
3.1	314	* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
	315	* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]]
	316
	317	Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.
2.1	318	)))
	319
	320	[[image:1722430794731-330.png]]
	321
	322	Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
	323
	324
7.1	325	= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
2.1	326
6.1	327
	328	Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
	329
	330	* Relocalisation sur les biens
	331	* Relocalisation via les paniers
	332	* Relocalisation via les emplacements
	333
	334	Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
	335
7.1	336	== Relocaliser des biens ==
6.1	337
	338	Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
	339
	340	[[image:1748252901225-736.png]]
	341
	342	[[image:1748252928447-170.png]]
	343
7.1	344	== Relocaliser via les paniers ==
6.1	345
	346	Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
	347
	348	L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
	349
	350	[[image:1748252775480-656.png]]
	351
7.1	352	== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
6.1	353
	354	Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
	355
	356	Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
	357
	358	[[image:1748253080318-157.png]]
	359
7.1	360	== Historique des relocalisations ==
6.1	361
	362	Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
	363
	364	[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1\|\|alt="image-20241018161857-19.png"]]

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