Code source wiki de Gérer les relocalisations
Version 13.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:10
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
9.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** |
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4.1 | 2 | |
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10.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | |||
| 7 | ))) | ||
| |
2.1 | 8 | |
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13.1 | 9 | = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? = |
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11.1 | 10 | |
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13.1 | 11 | Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens : |
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11.1 | 12 | |
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13.1 | 13 | * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot, |
| 14 | * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie. | ||
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12.1 | 15 | |
| |
13.1 | 16 | Ces deux méthodes répondent à des besoins différents : l’une est **technique et rapide**, l’autre **structurée et métier**. |
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12.1 | 17 | |
| |
13.1 | 18 | == Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide == |
| |
12.1 | 19 | |
| |
13.1 | 20 | === Quand l’utiliser ? === |
| |
12.1 | 21 | |
| |
13.1 | 22 | Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**. |
| 23 | |||
| 24 | Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes : | ||
| 25 | |||
| 26 | * Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**, | ||
| 27 | * **Retour en réserve** après un évènement non documenté, | ||
| 28 | * **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien, | ||
| 29 | * **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation. | ||
| 30 | |||
| 31 | == Évènement + Mouvement : un outil de gestion métier == | ||
| 32 | |||
| 33 | === Quand l’utiliser ? === | ||
| 34 | |||
| 35 | Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**. | ||
| 36 | |||
| 37 | Il s’impose dans les cas suivants : | ||
| 38 | |||
| 39 | * **Prêt, exposition, transport**, traitement externe, | ||
| 40 | * Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…), | ||
| 41 | * Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**, | ||
| 42 | * Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc. | ||
| 43 | |||
| 44 | |||
| 45 | |||
| 46 | == Cas d'usages == | ||
| 47 | |||
| 48 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 49 | Situation | ||
| 50 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 51 | Relocalisation | ||
| 52 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 53 | Évènement + Mouvement | ||
| 54 | ))) | ||
| 55 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 56 | Déplacement ponctuel sans formalité | ||
| 57 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 58 | ✅ Adaptée, simple, immédiate | ||
| 59 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 60 | ❌ Trop lourd, non adapté | ||
| 61 | ))) | ||
| 62 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 63 | Correction d’emplacement | ||
| 64 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 65 | ✅ Recommandée pour gestion quotidienne | ||
| 66 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 67 | ❌ | ||
| 68 | ))) | ||
| 69 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 70 | Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi | ||
| 71 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 72 | ✅ (sans historisation complexe) | ||
| 73 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 74 | ❌ | ||
| 75 | ))) | ||
| 76 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 77 | Suivi structuré et documenté d’un déplacement | ||
| 78 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 79 | ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée | ||
| 80 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 81 | ✅ Suivi via évènement + bordereaux | ||
| 82 | ))) | ||
| 83 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 84 | Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire | ||
| 85 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 86 | ❌ Non conforme pour traçabilité | ||
| 87 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 88 | ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes | ||
| 89 | ))) | ||
| 90 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 91 | Expositions permanentes | ||
| 92 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 93 | ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé) | ||
| 94 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 95 | ✅ Si présence de logistique ou multiples objets | ||
| 96 | ))) | ||
| 97 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 98 | Projet structuré impliquant plusieurs acteurs | ||
| 99 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 100 | ❌ Non adapté à la gestion collaborative | ||
| 101 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 102 | ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement | ||
| 103 | ))) | ||
| 104 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 105 | Traitement de conservation / restauration / analyse | ||
| 106 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 107 | ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique | ||
| 108 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 109 | ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements | ||
| 110 | ))) | ||
| 111 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 112 | Mise à disposition sur place (consultation interne) | ||
| 113 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 114 | ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique | ||
| 115 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 116 | ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés | ||
| 117 | ))) | ||
| 118 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 119 | Chantier des collections / Post-récolement | ||
| 120 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 121 | ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations | ||
| 122 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 123 | ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies | ||
| 124 | ))) | ||
| 125 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 126 | Transfert entre sites / entre réserves | ||
| 127 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 128 | ❌ Risque de perte de traçabilité | ||
| 129 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 130 | ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique | ||
| 131 | ))) | ||
| 132 | |||
| 133 | |||
| 134 | |||
| 135 | = Re localiser des biens = | ||
| 136 | |||
| 137 | = Relocaliser des colis = | ||
| 138 | |||
| |
12.1 | 139 | = Relocaliser des matériels = |
| 140 | |||
| 141 | |||
| |
10.1 | 142 | ((( |
| |
11.1 | 143 | |
| |
9.1 | 144 | |
| 145 | |||
| |
10.1 | 146 | |
| 147 | ))) | ||
| 148 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 149 | (% class="box" %) | ||
| 150 | ((( | ||
| 151 | **Sommaire** | ||
| |
11.1 | 152 | |
| 153 | |||
| |
10.1 | 154 | ))) |
| |
9.1 | 155 | |
| |
10.1 | 156 | (% class="box" %) |
| 157 | ((( | ||
| 158 | **Aller plus loin ** | ||
| |
11.1 | 159 | |
| 160 | * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]] | ||
| |
10.1 | 161 | ))) |
| |
9.1 | 162 | |
| |
10.1 | 163 | (% class="box" %) |
| 164 | ((( | ||
| 165 | **Icônes principales** | ||
| |
11.1 | 166 | |
| 167 | |||
| |
10.1 | 168 | ))) |
| 169 | ))) | ||
| |
9.1 | 170 | |
| |
10.1 | 171 | |
| 172 | |||
| 173 | |||
| 174 | |||
| 175 | |||
| 176 | |||
| |
5.1 | 177 | = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien = |
| 178 | |||
| |
2.1 | 179 | Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements. |
| 180 | |||
| 181 | Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien : | ||
| 182 | |||
| 183 | [[image:1722417575911-284.png]] | ||
| 184 | |||
| 185 | [[image:1722418241660-648.png]] | ||
| 186 | |||
| 187 | Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]]) | ||
| 188 | |||
| 189 | L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien : | ||
| 190 | |||
| 191 | [[image:1722418460530-128.png]] | ||
| 192 | |||
| 193 | == Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent == | ||
| 194 | |||
| 195 | Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée. | ||
| 196 | |||
| 197 | Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps. | ||
| 198 | |||
| 199 | [[image:1722418365150-666.png]] | ||
| 200 | |||
| 201 | == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés == | ||
| 202 | |||
| 203 | Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés. | ||
| 204 | |||
| 205 | Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés. | ||
| 206 | |||
| 207 | Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation : | ||
| 208 | |||
| 209 | [[image:1722429463460-776.png]] | ||
| 210 | |||
| 211 | La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser. | ||
| 212 | |||
| 213 | [[image:1722429610220-518.png]] | ||
| 214 | |||
| 215 | Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait. | ||
| 216 | |||
| 217 | Cliquer sur suivant. | ||
| 218 | |||
| 219 | [[image:1722429707035-848.png]] | ||
| 220 | |||
| 221 | Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de : | ||
| 222 | |||
| 223 | * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]] | ||
| 224 | * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]] | ||
| 225 | |||
| 226 | Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant. | ||
| 227 | |||
| 228 | [[image:1722430014066-512.png]] | ||
| 229 | |||
| 230 | Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés. | ||
| 231 | |||
| 232 | Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation. | ||
| 233 | |||
| 234 | [[image:1722430110755-684.png]] | ||
| 235 | |||
| 236 | L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit : | ||
| 237 | |||
| 238 | |||
| |
3.1 | 239 | (% class="box infomessage" %) |
| |
2.1 | 240 | ((( |
| |
4.1 | 241 | Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : |
| |
2.1 | 242 | |
| |
3.1 | 243 | * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]] |
| 244 | * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]] | ||
| 245 | |||
| 246 | Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice. | ||
| |
2.1 | 247 | ))) |
| 248 | |||
| 249 | [[image:1722430794731-330.png]] | ||
| 250 | |||
| 251 | Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation. | ||
| 252 | |||
| 253 | |||
| |
7.1 | 254 | = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer = |
| |
2.1 | 255 | |
| |
6.1 | 256 | |
| 257 | Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora : | ||
| 258 | |||
| 259 | * Relocalisation sur les biens | ||
| 260 | * Relocalisation via les paniers | ||
| 261 | * Relocalisation via les emplacements | ||
| 262 | |||
| 263 | Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation. | ||
| 264 | |||
| |
7.1 | 265 | == Relocaliser des biens == |
| |
6.1 | 266 | |
| 267 | Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche. | ||
| 268 | |||
| 269 | [[image:1748252901225-736.png]] | ||
| 270 | |||
| 271 | [[image:1748252928447-170.png]] | ||
| 272 | |||
| |
7.1 | 273 | == Relocaliser via les paniers == |
| |
6.1 | 274 | |
| 275 | Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer. | ||
| 276 | |||
| 277 | L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser. | ||
| 278 | |||
| 279 | [[image:1748252775480-656.png]] | ||
| 280 | |||
| |
7.1 | 281 | == Relocaliser via la gestion des emplacements == |
| |
6.1 | 282 | |
| 283 | Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.). | ||
| 284 | |||
| 285 | Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus. | ||
| 286 | |||
| 287 | [[image:1748253080318-157.png]] | ||
| 288 | |||
| |
7.1 | 289 | == Historique des relocalisations == |
| |
6.1 | 290 | |
| 291 | Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens. | ||
| 292 | |||
| 293 | [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]] |