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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 87.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/07 16:31
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À la version 97.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 14:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -14,7 +14,7 @@
14 14  Elles peuvent être **réalisées de** **manière individuelle** depuis la notice concernée,** ou** **en lot** à partir d’une recherche, d’un panier ou d’un emplacement.
15 15  )))
16 16  
17 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
17 += À quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
18 18  
19 19  La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
20 20  
... ... @@ -67,179 +67,6 @@
67 67  * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
68 68  )))
69 69  
70 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
71 -
72 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
73 -
74 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
75 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
76 -
77 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
78 -
79 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
80 -
81 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
82 -
83 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
84 -**Critère​**
85 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
86 -**Relocalisation​**
87 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
88 -**Évènement (mouvement en régie)​**
89 -)))
90 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 -Objectif principal​
92 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
94 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
96 -)))
97 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 -Niveau de gestion​
99 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 -Simple, opérationnel (changement de place)​
101 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
103 -)))
104 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 -Niveau de détail​
106 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
108 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
110 -)))
111 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 -Planification​
113 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Non (action immédiate)​
115 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
117 -)))
118 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 -Suivi de l’historique​
120 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 -Historique des emplacements (table des récolements)​
122 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
124 -)))
125 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 -Impact sur l’emplacement du bien​
127 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
129 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
131 -)))
132 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 -Utilisé pour​
134 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
136 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
138 -)))
139 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 -Personnes concernées​
141 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
143 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
145 -)))
146 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 -Partage d’information​
148 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
150 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
152 -)))
153 -
154 -== Exemples d'usages ==
155 -
156 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
157 -
158 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
159 -**Situation​**
160 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
161 -**Relocalisation​**
162 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
163 -**Évènement + Mouvement​**
164 -)))
165 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 -Déplacement ponctuel sans formalité​
167 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -❌ Trop lourd, non adapté​
171 -)))
172 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 -Correction d’emplacement​
174 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
176 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 -❌​
178 -)))
179 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
181 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 -✅ (sans historisation complexe)​
183 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 -❌​
185 -)))
186 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
188 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
190 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
192 -)))
193 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
195 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -❌ Non conforme pour traçabilité​
197 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
199 -)))
200 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -Expositions permanentes​
202 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
204 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
206 -)))
207 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
209 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
211 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
213 -)))
214 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
216 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
218 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
220 -)))
221 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
223 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
225 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
227 -)))
228 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 -Chantier des collections / Post-récolement​
230 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
232 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
234 -)))
235 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 -Transfert entre sites / entre réserves​
237 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 -❌ Risque de perte de traçabilité​
239 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
241 -)))
242 -
243 243  = Re-localiser des biens seuls ou avec leurs éléments associés (colis et matériels) =
244 244  
245 245  Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la **cohérence logistique et documentaire** entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.​
... ... @@ -512,8 +512,6 @@
512 512  
513 513  == Cas particulier : Relocaliser un bien à une date antérieure ==
514 514  
515 -**à compléter DBA.**
516 -
517 517  La relocalisation antidatée permet d’**enregistrer dans Flora un changement d’emplacement survenu dans le passé**, même lointain.
518 518  
519 519  Elle est particulièrement utile dans le cadre :
... ... @@ -524,13 +524,20 @@
524 524  === Étapes à suivre ===
525 525  
526 526  1. Ouvrir le **formulaire de relocalisation** (depuis une notice, une recherche, un panier ou un emplacement).
527 -1. Compléter les champs habituels (//emplacement, localisation temporaire, etc.//).
352 +1. Compléter les champs habituels (//emplacement de référence, localisation temporaire, etc.//).
528 528  1. Dans le champ **Relocalisé le**, saisir la **date réelle du déplacement**, même si elle est **antérieure de plusieurs mois ou années**.
529 529  1. Valider la relocalisation.
355 +1. La relocalisation est archivée dans l'historique des localisations, sur la notice du bien.
530 530  
531 -[[//Relocalisation antidatée//>>image:1754576768705-901.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
357 +[[//Relocalisation antidatée//>>image:1756109441247-844.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 532  
533 533  
360 +[[//Relocalisation antidatée inscrite dans l'historique des localisations//>>image:1756109563516-856.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 +
362 +
363 +[[//Notice de bien : historique des localisations//>>image:1756109870382-390.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 +
365 +
534 534  == Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
535 535  
536 536  (% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
... ... @@ -600,7 +600,7 @@
600 600  [[//Localisation mise à jour dans toutes les notices de colis//>>image:1754486225342-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
601 601  
602 602  
603 -== Relocalisation des colis à l'issue d'un mouvement ==
435 +== Relocalisation des colis à l'issue d'un mouvement ==
604 604  
605 605  **A compléter DBA**
606 606  
... ... @@ -665,7 +665,7 @@
665 665  [[//Localisation mise à jour dans toutes les notices de matériels//>>image:1754486201740-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
666 666  
667 667  
668 -== Relocalisation des matériels à l'issue d'un mouvement ==
500 +== Relocalisation des matériels à l'issue d'un mouvement ==
669 669  
670 670  **A compléter DBA**
671 671  
... ... @@ -688,7 +688,7 @@
688 688  **Aller plus loin **
689 689  
690 690  * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
691 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
523 +* [[Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20%C3%A9v%C3%A8nements/#HRelocalisationvs.C9vE8nement:Quandutiliserl2019unoul2019autre3F||target="_blank"]]
692 692  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
693 693  * [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
694 694  * [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1 +XWiki.DBA
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1 +XWiki.DBA
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