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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 82.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/07 16:19
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À la version 96.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 14:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -14,7 +14,7 @@
14 14  Elles peuvent être **réalisées de** **manière individuelle** depuis la notice concernée,** ou** **en lot** à partir d’une recherche, d’un panier ou d’un emplacement.
15 15  )))
16 16  
17 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
17 += À quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
18 18  
19 19  La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
20 20  
... ... @@ -67,179 +67,6 @@
67 67  * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
68 68  )))
69 69  
70 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
71 -
72 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
73 -
74 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
75 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
76 -
77 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
78 -
79 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
80 -
81 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
82 -
83 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
84 -**Critère​**
85 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
86 -**Relocalisation​**
87 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
88 -**Évènement (mouvement en régie)​**
89 -)))
90 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 -Objectif principal​
92 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
94 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
96 -)))
97 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 -Niveau de gestion​
99 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 -Simple, opérationnel (changement de place)​
101 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
103 -)))
104 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 -Niveau de détail​
106 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
108 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
110 -)))
111 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 -Planification​
113 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Non (action immédiate)​
115 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
117 -)))
118 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 -Suivi de l’historique​
120 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 -Historique des emplacements (table des récolements)​
122 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
124 -)))
125 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 -Impact sur l’emplacement du bien​
127 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
129 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
131 -)))
132 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 -Utilisé pour​
134 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
136 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
138 -)))
139 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 -Personnes concernées​
141 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
143 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
145 -)))
146 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 -Partage d’information​
148 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
150 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
152 -)))
153 -
154 -== Exemples d'usages ==
155 -
156 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
157 -
158 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
159 -**Situation​**
160 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
161 -**Relocalisation​**
162 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
163 -**Évènement + Mouvement​**
164 -)))
165 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 -Déplacement ponctuel sans formalité​
167 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -❌ Trop lourd, non adapté​
171 -)))
172 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 -Correction d’emplacement​
174 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
176 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 -❌​
178 -)))
179 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
181 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 -✅ (sans historisation complexe)​
183 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 -❌​
185 -)))
186 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
188 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
190 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
192 -)))
193 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
195 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -❌ Non conforme pour traçabilité​
197 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
199 -)))
200 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -Expositions permanentes​
202 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
204 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
206 -)))
207 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
209 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
211 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
213 -)))
214 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
216 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
218 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
220 -)))
221 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
223 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
225 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
227 -)))
228 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 -Chantier des collections / Post-récolement​
230 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
232 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
234 -)))
235 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 -Transfert entre sites / entre réserves​
237 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 -❌ Risque de perte de traçabilité​
239 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
241 -)))
242 -
243 243  = Re-localiser des biens seuls ou avec leurs éléments associés (colis et matériels) =
244 244  
245 245  Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la **cohérence logistique et documentaire** entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.​
... ... @@ -486,6 +486,8 @@
486 486  
487 487  == Comment remplir le formulaire de relocalisation ? ==
488 488  
316 +**A compléter DBA**
317 +
489 489  Le formulaire permet de définir les nouvelles valeurs qui seront appliquées à **tous les biens sélectionnés**.
490 490  Les champs suivants sont disponibles :
491 491  
... ... @@ -503,15 +503,37 @@
503 503  |**Relocalisé le**|Date d’exécution de la relocalisation. Renseignée automatiquement, mais peut être modifiée si besoin.
504 504  |**Relocalisé par**|Nom de l’utilisateur ayant effectué l’action. Renseigné automatiquement, modifiable si besoin.
505 505  
506 ->(% class="small" %)Ex. Un objet initialement présenté dans le bureau de l'adjoint au maire est déplacé dans le bureau du maire. Le lieu de dépôt l'utilisateur ainsi que la fonction de l'utilisateur doivent être mis à jour.
335 +>(% class="small" %)Un objet initialement présenté dans **le bureau de l’adjoint au maire** est déplacé dans **le bureau du maire**.
507 507  
508 508  [[//Relocaliser un objet déposé dans le bureau du maire//>>image:1754575814623-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
509 509  
510 510  
511 -== Cas particulier : effectuer une relocalisation antidatée ==
340 +== Cas particulier : Relocaliser un bien à une date antérieure ==
512 512  
513 -**à compléter DBA.**
342 +La relocalisation antidatée permet d’**enregistrer dans Flora un changement d’emplacement survenu dans le passé**, même lointain.
514 514  
344 +Elle est particulièrement utile dans le cadre :
345 +
346 +* d’un **retard de saisie** (déplacement récent non enregistré à temps),
347 +* d’une **reconstruction d’historique** à partir d’archives ou de **dossiers d’œuvres**, dans le cadre d’un travail de reprise, d’informatisation ou d’inventaire rétrospectif.
348 +
349 +=== Étapes à suivre ===
350 +
351 +1. Ouvrir le **formulaire de relocalisation** (depuis une notice, une recherche, un panier ou un emplacement).
352 +1. Compléter les champs habituels (//emplacement de référence, localisation temporaire, etc.//).
353 +1. Dans le champ **Relocalisé le**, saisir la **date réelle du déplacement**, même si elle est **antérieure de plusieurs mois ou années**.
354 +1. Valider la relocalisation.
355 +1. La relocalisation est archivée dans l'historique des localisations, sur la notice du bien.
356 +
357 +[[//Relocalisation antidatée//>>image:1756109441247-844.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
358 +
359 +
360 +[[//Relocalisation antidatée inscrite dans l'historique des localisations//>>image:1756109563516-856.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 +
362 +
363 +[[//Notice de bien : historique des localisations//>>image:1756109870382-390.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 +
365 +
515 515  == Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
516 516  
517 517  (% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
... ... @@ -581,6 +581,15 @@
581 581  [[//Localisation mise à jour dans toutes les notices de colis//>>image:1754486225342-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
582 582  
583 583  
435 +== Relocalisation des colis à l'issue d'un mouvement ==
436 +
437 +**A compléter DBA**
438 +
439 +Les  **colis liés à un bien ou à un mouvement** sont **automatiquement relocalisés** en fin de mouvement.
440 +
441 +Ce mécanisme permet d’**alimenter leur localisation temporaire** en cohérence avec celle du bien, pour garantir un suivi logistique précis et actualisé.
442 +
443 +
584 584  = Re-localiser des matériels =
585 585  
586 586  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -637,6 +637,14 @@
637 637  [[//Localisation mise à jour dans toutes les notices de matériels//>>image:1754486201740-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
638 638  
639 639  
500 +== Relocalisation des matériels à l'issue d'un mouvement ==
501 +
502 +**A compléter DBA**
503 +
504 +Les  **matériels liés à un bien ou à un mouvement** sont **automatiquement relocalisés** en fin de mouvement.
505 +
506 +Ce mécanisme permet d’**alimenter leur localisation temporaire** en cohérence avec celle du bien, pour garantir un suivi logistique précis et actualisé.
507 +
640 640  
641 641  )))
642 642  )))|(% style="width:300px" %)(((
1754576768705-901.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +197.2 KB
Contenu
1756109441247-844.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1756109563516-856.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
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1756109870382-390.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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