Modifications pour le document Gérer les relocalisations

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Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome

Contenu

@@ -1,41 +1,343 @@
++(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
++
++|(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--**Sommaire**
++
++)))
--{{toc/}}
++= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
--
++La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
++
++Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
++
++La relocalisation peut être effectuée :
++
++* Pour un bien unique, directement depuis sa notice
++* Pour plusieurs biens en même temps, via :
++** une recherche
++** un panier
++** un emplacement
++* Avec ou sans les colis et matériels associés
++* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
++
++== Caractéristiques principales ==
++
++* Action simple et rapide
++* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie
++* Ne nécessite ni événement, ni planification
++* Ne crée pas de document logistique
++* Historisation automatique de chaque modification
++
++== Avantages ==
++
++* Traitement rapide, sans surcharge administrative
++* Historique consultable à tout moment
++* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives
++* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
++
++>(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
++>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles
++>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants
++>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)
++>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)
++>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)
++>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
++
++>(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
++>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.
++>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice
++>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
++
++* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
++* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique
++* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
  )))
++= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
++Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
++* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
++* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
++Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
++== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
--= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
++Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
--Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Critère**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement (mouvement en régie)**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Objectif principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de gestion
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Simple, opérationnel (changement de place)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de détail
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Basique (qui, quand, où, commentaire)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planification
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Non (action immédiate)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi de l’historique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des emplacements (table des récolements)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Impact sur l’emplacement du bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Seule la localisation temporaire est mise à jour
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Utilisé pour
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnes concernées
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gestionnaires de collection, régisseurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Partage d’information
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Limité, peu visible dans les interfaces projets
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
++)))
--Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
++== Exemples d'usages ==
--[[image:1722417575911-284.png]]
++Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
--[[image:1722418241660-648.png]]
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Situation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement + Mouvement**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Déplacement ponctuel sans formalité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Adaptée, simple, immédiate
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Trop lourd, non adapté
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Correction d’emplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandée pour gestion quotidienne
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ (sans historisation complexe)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi structuré et documenté d’un déplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Suivi via évènement + bordereaux
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non conforme pour traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Expositions permanentes
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si présence de logistique ou multiples objets
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non adapté à la gestion collaborative
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traitement de conservation / restauration / analyse
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à disposition sur place (consultation interne)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Chantier des collections / Post-récolement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transfert entre sites / entre réserves
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Risque de perte de traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
++)))
--Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
++= Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels associés =
--L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
--[[image:1722418460530-128.png]]
++Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la **cohérence logistique et documentaire** entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.
--== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
++La fonctionnalité de relocalisation groupée permet ainsi de :
--Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
++* **Gagner du temps **en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;
++* **Préserver la cohérence des localisations** entre les entités liées ;
++* **Limiter les erreurs de traçabilité** ou les oublis de mise à jour ;
++* **Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation** entre le bien et ses éléments connexes.
--Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
++Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.
--[[image:1722418365150-666.png]]
++Elle est disponible pour toutes les méthodes de relocalisation des notices de biens, dès lors que les matériels et colis sont associés à un bien.
++== Re-localiser un bien depuis sa notice ==
++
++
++== Re-localiser des biens en lot ==
++
++=== Depuis une recherche ===
++
++=== Depuis un panier ===
++
++=== Depuis un emplacement ===
++
++== Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
++
++Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont regroupées dans une table dédiée.
++
++Pour y accéder :
++
++1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
++1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Hist.relocalisation**.
++1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).
++
++[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser **~> **Hist. Relocalisation**//>>image:1754479122519-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Re-localiser des colis =
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
++
++== Re-localiser un colis depuis sa notice ==
++
++== Re-localiser des colis en lot ==
++
++
++= Re-localiser des matériels =
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
++
++== Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
++
++== Re-localiser des matériels en lot ==
++
++
++(((
++
++
++
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++
++
++
++)))
++
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin **
++
++* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
++* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
++* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
++
++* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
++)))
++
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++
++* [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
++
++* [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence
++
++* [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
++)))
++)))
++
++
++
++
++
++
++
++
  == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
  Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
@@ -89,5 +89,40 @@
  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
++= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
++
++Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
++
++* Relocalisation sur les biens
++* Relocalisation via les paniers
++* Relocalisation via les emplacements
++
++Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
++
++== Relocaliser des biens ==
++
++Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
++
++[[image:1748252901225-736.png]]
++
++[[image:1748252928447-170.png]]
++
++== Relocaliser via les paniers ==
++
++Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
++
++L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
++
++[[image:1748252775480-656.png]]
++
++== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
++
++Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
++
++Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
++
++[[image:1748253080318-157.png]]
++
++

1748252775480-656.png

Auteur

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