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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 5.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:53
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À la version 16.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,11 +1,245 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
6 +
7 +)))
8 +
9 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
10 +
11 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
12 +
13 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
14 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
15 +
16 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
17 +
18 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
19 +
20 +=== Quand l’utiliser ? ===
21 +
22 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
23 +
24 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
25 +
26 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
27 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
28 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
29 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
30 +
31 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
32 +
33 +=== Quand l’utiliser ? ===
34 +
35 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
36 +
37 +Il s’impose dans les cas suivants :
38 +
39 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
40 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
41 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
42 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
43 +
44 +== Comparatif des méthodes ==
45 +
46 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
47 +
48 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
49 +**Critère​**
50 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
51 +**Relocalisation​**
52 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
53 +**Évènement (mouvement en régie)​**
54 +)))
55 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 +Objectif principal​
57 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
59 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
60 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
61 +)))
62 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 +Niveau de gestion​
64 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 +Simple, opérationnel (changement de place)​
66 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
68 +)))
69 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
70 +Niveau de détail​
71 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
73 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
75 +)))
76 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 +Planification​
78 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 +Non (action immédiate)​
80 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
82 +)))
83 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 +Suivi de l’historique​
85 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 +Historique des emplacements (table des récolements)​
87 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
89 +)))
90 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 +Impact sur l’emplacement du bien​
92 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
94 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
96 +)))
97 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 +Utilisé pour​
99 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
101 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
103 +)))
104 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 +Personnes concernées​
106 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
110 +)))
111 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 +Partage d’information​
113 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
117 +)))
118 +
119 +== Exemples de cas d'usages ==
120 +
121 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
122 +
123 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
124 +**Situation​**
125 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
126 +**Relocalisation​**
127 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
128 +**Évènement + Mouvement​**
129 +)))
130 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 +Déplacement ponctuel sans formalité​
132 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
134 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 +❌ Trop lourd, non adapté​
136 +)))
137 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 +Correction d’emplacement​
139 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
141 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 +❌​
143 +)))
144 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
146 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 +✅ (sans historisation complexe)​
148 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 +❌​
150 +)))
151 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
153 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
155 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
157 +)))
158 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
160 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +❌ Non conforme pour traçabilité​
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
164 +)))
165 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 +Expositions permanentes​
167 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
171 +)))
172 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
174 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
178 +)))
179 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
181 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
185 +)))
186 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
188 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
192 +)))
193 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 +Chantier des collections / Post-récolement​
195 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
199 +)))
200 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 +Transfert entre sites / entre réserves​
202 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +❌ Risque de perte de traçabilité​
204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
206 +)))
207 +
208 += Re localiser des biens =
209 +
210 += Relocaliser des colis =
211 +
212 += Relocaliser des matériels =
213 +
214 +
215 +(((
216 +
217 +
218 +
219 +
220 +)))
221 +)))|(% style="width:300px" %)(((
222 +(% class="box" %)
223 +(((
3 3  **Sommaire**
4 4  
5 -{{toc/}}
226 +
227 +)))
6 6  
229 +(% class="box" %)
230 +(((
231 +**Aller plus loin **
232 +
233 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
234 +)))
235 +
236 +(% class="box" %)
237 +(((
238 +**Icônes principales**
239 +
7 7  
8 8  )))
242 +)))
9 9  
10 10  
11 11  
... ... @@ -12,6 +12,7 @@
12 12  
13 13  
14 14  
249 +
15 15  = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
16 16  
17 17  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
... ... @@ -89,5 +89,43 @@
89 89  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
90 90  
91 91  
327 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
92 92  
93 -
329 +
330 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
331 +
332 +* Relocalisation sur les biens
333 +* Relocalisation via les paniers
334 +* Relocalisation via les emplacements
335 +
336 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
337 +
338 +== Relocaliser des biens ==
339 +
340 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
341 +
342 +[[image:1748252901225-736.png]]
343 +
344 +[[image:1748252928447-170.png]]
345 +
346 +== Relocaliser via les paniers ==
347 +
348 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
349 +
350 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
351 +
352 +[[image:1748252775480-656.png]]
353 +
354 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
355 +
356 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
357 +
358 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
359 +
360 +[[image:1748253080318-157.png]]
361 +
362 +== Historique des relocalisations ==
363 +
364 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
365 +
366 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +208.4 KB
Contenu
1748252901225-736.png
Auteur
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1 +XWiki.DBA
Taille
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Auteur
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1 +XWiki.DBA
Taille
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1748253080318-157.png
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1 +XWiki.DBA
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