Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 5.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:53
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:14
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,11 +1,243 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
6 +
7 +)))
8 +
9 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
10 +
11 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
12 +
13 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
14 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
15 +
16 +Ces deux méthodes répondent à des besoins différents : l’une est **technique et rapide**, l’autre **structurée et métier**.
17 +
18 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
19 +
20 +=== Quand l’utiliser ? ===
21 +
22 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
23 +
24 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
25 +
26 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
27 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
28 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
29 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
30 +
31 +== Évènement + Mouvement : un outil de gestion métier ==
32 +
33 +=== Quand l’utiliser ? ===
34 +
35 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
36 +
37 +Il s’impose dans les cas suivants :
38 +
39 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
40 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
41 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
42 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
43 +
44 +== Récapitulatif ==
45 +
46 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
47 +**Critère​**
48 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
49 +**Relocalisation​**
50 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
51 +**Évènement (mouvement en régie)​**
52 +)))
53 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 +Objectif principal​
55 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
57 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
59 +)))
60 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 +Niveau de gestion​
62 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 +Simple, opérationnel (changement de place)​
64 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
66 +)))
67 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
68 +Niveau de détail​
69 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
70 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
71 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
73 +)))
74 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
75 +Planification​
76 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 +Non (action immédiate)​
78 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
80 +)))
81 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
82 +Suivi de l’historique​
83 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 +Historique des emplacements (table des récolements)​
85 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
87 +)))
88 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
89 +Impact sur l’emplacement du bien​
90 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
92 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
94 +)))
95 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
96 +Utilisé pour​
97 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
99 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
101 +)))
102 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
103 +Personnes concernées​
104 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
106 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
108 +)))
109 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
110 +Partage d’information​
111 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
113 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
115 +)))
116 +
117 +== Cas d'usages ==
118 +
119 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
120 +
121 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
122 +**Situation​**
123 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
124 +**Relocalisation​**
125 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
126 +**Évènement + Mouvement​**
127 +)))
128 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 +Déplacement ponctuel sans formalité​
130 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
132 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 +❌ Trop lourd, non adapté​
134 +)))
135 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 +Correction d’emplacement​
137 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
139 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 +❌​
141 +)))
142 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
144 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 +✅ (sans historisation complexe)​
146 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 +❌​
148 +)))
149 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
150 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
151 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
153 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
155 +)))
156 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
157 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
158 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 +❌ Non conforme pour traçabilité​
160 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
162 +)))
163 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
164 +Expositions permanentes​
165 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
167 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
169 +)))
170 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
172 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
174 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
176 +)))
177 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
179 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
181 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
183 +)))
184 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
186 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
188 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
190 +)))
191 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 +Chantier des collections / Post-récolement​
193 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
195 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
197 +)))
198 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 +Transfert entre sites / entre réserves​
200 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 +❌ Risque de perte de traçabilité​
202 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
204 +)))
205 +
206 += Re localiser des biens =
207 +
208 += Relocaliser des colis =
209 +
210 += Relocaliser des matériels =
211 +
212 +
213 +(((
214 +
215 +
216 +
217 +
218 +)))
219 +)))|(% style="width:300px" %)(((
220 +(% class="box" %)
221 +(((
3 3  **Sommaire**
4 4  
5 -{{toc/}}
224 +
225 +)))
6 6  
227 +(% class="box" %)
228 +(((
229 +**Aller plus loin **
230 +
231 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
232 +)))
233 +
234 +(% class="box" %)
235 +(((
236 +**Icônes principales**
237 +
7 7  
8 8  )))
240 +)))
9 9  
10 10  
11 11  
... ... @@ -12,6 +12,7 @@
12 12  
13 13  
14 14  
247 +
15 15  = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
16 16  
17 17  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
... ... @@ -89,5 +89,43 @@
89 89  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
90 90  
91 91  
325 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
92 92  
93 -
327 +
328 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
329 +
330 +* Relocalisation sur les biens
331 +* Relocalisation via les paniers
332 +* Relocalisation via les emplacements
333 +
334 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
335 +
336 +== Relocaliser des biens ==
337 +
338 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
339 +
340 +[[image:1748252901225-736.png]]
341 +
342 +[[image:1748252928447-170.png]]
343 +
344 +== Relocaliser via les paniers ==
345 +
346 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
347 +
348 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
349 +
350 +[[image:1748252775480-656.png]]
351 +
352 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
353 +
354 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
355 +
356 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
357 +
358 +[[image:1748253080318-157.png]]
359 +
360 +== Historique des relocalisations ==
361 +
362 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
363 +
364 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +208.4 KB
Contenu
1748252901225-736.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +158.7 KB
Contenu
1748252928447-170.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +190.0 KB
Contenu
1748253080318-157.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +212.0 KB
Contenu