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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 44.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 13:09
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À la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisations
1 +Gérer les relocalisation
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,403 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 -
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12 -
13 -Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14 -
15 -La relocalisation peut être effectuée :​
16 -
17 -* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 -* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 -** une recherche​
20 -** un panier​
21 -** un emplacement​
22 -* Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 -* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24 -
25 -== Caractéristiques principales ==
26 -
27 -* Action simple et rapide​
28 -* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 -* Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 -* Ne crée pas de document logistique​
31 -* Historisation automatique de chaque modification​
32 -
33 -== Avantages​ ==
34 -
35 -* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 -* Historique consultable à tout moment​
37 -* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 -* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39 -
40 ->(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
41 ->(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 ->(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 ->(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 ->(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 ->(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 ->(% class="small" %)Ajout rétrospectif
47 -
48 ->(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
49 ->(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 ->(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 ->(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
52 -
53 -(% class="box successmessage" %)
54 -(((
55 -Bonnes pratiques :
56 -
57 -* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 -* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 -* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 -)))
61 -
62 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
63 -
64 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
65 -
66 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
68 -
69 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
70 -
71 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
72 -
73 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
74 -
75 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 -**Critère​**
77 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
78 -**Relocalisation​**
79 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
80 -**Évènement (mouvement en régie)​**
81 -)))
82 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 -Objectif principal​
84 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
86 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
87 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
88 -)))
89 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 -Niveau de gestion​
91 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 -Simple, opérationnel (changement de place)​
93 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
95 -)))
96 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 -Niveau de détail​
98 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
100 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
102 -)))
103 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 -Planification​
105 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 -Non (action immédiate)​
107 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
109 -)))
110 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 -Suivi de l’historique​
112 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 -Historique des emplacements (table des récolements)​
114 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
116 -)))
117 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 -Impact sur l’emplacement du bien​
119 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
121 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
123 -)))
124 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 -Utilisé pour​
126 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
128 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
130 -)))
131 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 -Personnes concernées​
133 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
135 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
137 -)))
138 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 -Partage d’information​
140 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
142 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
144 -)))
145 -
146 -== Exemples d'usages ==
147 -
148 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
149 -
150 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 -**Situation​**
152 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
153 -**Relocalisation​**
154 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
155 -**Évènement + Mouvement​**
156 -)))
157 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 -Déplacement ponctuel sans formalité​
159 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
161 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 -❌ Trop lourd, non adapté​
163 -)))
164 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 -Correction d’emplacement​
166 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
168 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 -❌​
170 -)))
171 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
173 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 -✅ (sans historisation complexe)​
175 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 -❌​
177 -)))
178 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
180 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
182 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
184 -)))
185 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
187 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 -❌ Non conforme pour traçabilité​
189 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
191 -)))
192 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 -Expositions permanentes​
194 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
196 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
198 -)))
199 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
201 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
203 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
205 -)))
206 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
208 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
210 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
212 -)))
213 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
215 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
217 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
219 -)))
220 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 -Chantier des collections / Post-récolement​
222 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
224 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
226 -)))
227 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 -Transfert entre sites / entre réserves​
229 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 -❌ Risque de perte de traçabilité​
231 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
233 -)))
234 -
235 -= Re localiser des biens =
236 -
237 -== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
238 -
239 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
240 -
241 -== Relocaliser un bien en lot ==
242 -
243 -=== Depuis une recherche ===
244 -
245 -=== Depuis un panier ===
246 -
247 -=== Depuis un emplacement ===
248 -
249 -== Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
250 -
251 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
252 -
253 -= Relocaliser des colis =
254 -
255 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
256 -
257 -== Relocaliser un colis depuis sa notice ==
258 -
259 -== Relocaliser des colis en lot ==
260 -
261 -= Relocaliser des matériels =
262 -
263 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
264 -
265 -== Relocalisation un matériel depuis sa notice ==
266 -
267 -== Relocaliser des matériels en lot ==
268 -
269 -
270 -(((
271 -
272 -
273 -
274 -
275 -)))
276 -)))|(% style="width:300px" %)(((
277 -(% class="box" %)
278 -(((
279 -**Sommaire**
280 -
281 -
282 -
283 -)))
284 -
285 -(% class="box" %)
286 -(((
287 -**Aller plus loin **
288 -
289 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
290 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
291 -
292 -* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
293 -)))
294 -
295 -(% class="box" %)
296 -(((
297 -**Icônes principales**
298 -
299 -
300 -)))
301 -)))
302 -
303 -
304 -
305 -
306 -
307 -
308 -
309 -
310 -
311 -== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
312 -
313 -Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
314 -
315 -Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
316 -
317 -Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
318 -
319 -[[image:1722429463460-776.png]]
320 -
321 -La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
322 -
323 -[[image:1722429610220-518.png]]
324 -
325 -Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
326 -
327 -Cliquer sur suivant.
328 -
329 -[[image:1722429707035-848.png]]
330 -
331 -Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
332 -
333 -* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
334 -* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
335 -
336 -Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
337 -
338 -[[image:1722430014066-512.png]]
339 -
340 -Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
341 -
342 -Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
343 -
344 -[[image:1722430110755-684.png]]
345 -
346 -L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
347 -
348 -
349 -(% class="box infomessage" %)
350 -(((
351 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
352 -
353 -* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
354 -* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
355 -
356 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
357 -)))
358 -
359 -[[image:1722430794731-330.png]]
360 -
361 -Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
362 -
363 -
364 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
365 -
366 -
367 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
368 -
369 -* Relocalisation sur les biens
370 -* Relocalisation via les paniers
371 -* Relocalisation via les emplacements
372 -
373 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
374 -
375 -== Relocaliser des biens ==
376 -
377 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
378 -
379 -[[image:1748252901225-736.png]]
380 -
381 -[[image:1748252928447-170.png]]
382 -
383 -== Relocaliser via les paniers ==
384 -
385 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
386 -
387 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
388 -
389 -[[image:1748252775480-656.png]]
390 -
391 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
392 -
393 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
394 -
395 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
396 -
397 -[[image:1748253080318-157.png]]
398 -
399 -== Historique des relocalisations ==
400 -
401 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
402 -
403 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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