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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 4.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:53
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À la version 26.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,17 +1,277 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
6 +
7 +)))
8 +
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 +
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 +
13 +>(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
16 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
17 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
18 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
19 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
20 +
21 +>(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
22 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
23 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
24 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
25 +
26 +(% class="box successmessage" %)
27 +(((
28 +Bonnes pratiques :
29 +)))
30 +
31 +
32 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
33 +
34 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
35 +
36 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
37 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
38 +
39 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
40 +
41 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
42 +
43 +=== Quand l’utiliser ? ===
44 +
45 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
46 +
47 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
48 +
49 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
50 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
51 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
52 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
53 +
54 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
55 +
56 +=== Quand l’utiliser ? ===
57 +
58 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
59 +
60 +Il s’impose dans les cas suivants :
61 +
62 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
63 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
64 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
65 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
66 +
67 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
68 +
69 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
70 +
71 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
72 +**Critère​**
73 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
74 +**Relocalisation​**
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 +**Évènement (mouvement en régie)​**
77 +)))
78 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 +Objectif principal​
80 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
82 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
84 +)))
85 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 +Niveau de gestion​
87 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 +Simple, opérationnel (changement de place)​
89 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
91 +)))
92 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 +Niveau de détail​
94 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
96 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
98 +)))
99 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 +Planification​
101 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 +Non (action immédiate)​
103 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
105 +)))
106 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +Suivi de l’historique​
108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +Historique des emplacements (table des récolements)​
110 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
112 +)))
113 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Impact sur l’emplacement du bien​
115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
117 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
119 +)))
120 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +Utilisé pour​
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
124 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
126 +)))
127 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +Personnes concernées​
129 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
131 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
133 +)))
134 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 +Partage d’information​
136 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
138 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
140 +)))
141 +
142 +== Exemples de cas d'usages ==
143 +
144 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
145 +
146 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
147 +**Situation​**
148 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
149 +**Relocalisation​**
150 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 +**Évènement + Mouvement​**
152 +)))
153 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 +Déplacement ponctuel sans formalité​
155 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
157 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 +❌ Trop lourd, non adapté​
159 +)))
160 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +Correction d’emplacement​
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
164 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 +❌​
166 +)))
167 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +✅ (sans historisation complexe)​
171 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 +❌​
173 +)))
174 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
178 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
180 +)))
181 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +❌ Non conforme pour traçabilité​
185 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
187 +)))
188 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +Expositions permanentes​
190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
192 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
194 +)))
195 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
199 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
201 +)))
202 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
206 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
208 +)))
209 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
211 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
213 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
215 +)))
216 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +Chantier des collections / Post-récolement​
218 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
220 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
222 +)))
223 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 +Transfert entre sites / entre réserves​
225 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 +❌ Risque de perte de traçabilité​
227 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
229 +)))
230 +
231 += Re localiser des biens =
232 +
233 += Relocaliser des colis =
234 +
235 += Relocaliser des matériels =
236 +
237 +
238 +(((
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +)))
244 +)))|(% style="width:300px" %)(((
245 +(% class="box" %)
246 +(((
3 3  **Sommaire**
4 4  
5 -{{toc/}}
249 +
250 +)))
6 6  
252 +(% class="box" %)
253 +(((
254 +**Aller plus loin **
255 +
256 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
257 +)))
258 +
259 +(% class="box" %)
260 +(((
261 +**Icônes principales**
262 +
7 7  
8 8  )))
265 +)))
9 9  
10 10  
11 11  
12 12  
13 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence =
14 14  
271 +
272 +
273 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
274 +
15 15  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
16 16  
17 17  Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
... ... @@ -87,5 +87,43 @@
87 87  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
88 88  
89 89  
350 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
90 90  
91 -
352 +
353 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
354 +
355 +* Relocalisation sur les biens
356 +* Relocalisation via les paniers
357 +* Relocalisation via les emplacements
358 +
359 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
360 +
361 +== Relocaliser des biens ==
362 +
363 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
364 +
365 +[[image:1748252901225-736.png]]
366 +
367 +[[image:1748252928447-170.png]]
368 +
369 +== Relocaliser via les paniers ==
370 +
371 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
372 +
373 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
374 +
375 +[[image:1748252775480-656.png]]
376 +
377 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
378 +
379 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
380 +
381 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
382 +
383 +[[image:1748253080318-157.png]]
384 +
385 +== Historique des relocalisations ==
386 +
387 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
388 +
389 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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Contenu
1748252901225-736.png
Auteur
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1 +XWiki.DBA
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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1748253080318-157.png
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