Modifications pour le document Gérer les relocalisations

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Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -1,280 +1,13 @@
1	1	(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2	2
3		-|(% style="width:840px" %)(((
4		-(% class="box" %)
5		-(((
6		-
7		-)))
	3	+| |
8	8
9		-= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10	10
11		-La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12	12
13		-Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14	14
15		-La relocalisation peut être effectuée :​
16	16
17		-* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18		-* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19		-** une recherche​
20		-** un panier​
21		-** un emplacement​
22		-* Avec ou sans les colis et matériels associés​
23		-* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24	24
25		-== Caractéristiques principales ==
26	26
27		-* Action simple et rapide​
28		-* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29		-* Ne nécessite ni événement, ni planification​
30		-* Ne crée pas de document logistique​
31		-* Historisation automatique de chaque modification​
32		-
33		-== Avantages​ ==
34		-
35		-* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36		-* Historique consultable à tout moment​
37		-* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38		-* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39		-
40		->(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
41		->(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42		->(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43		->(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44		->(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45		->(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46		->(% class="small" %)Ajout rétrospectif
47		-
48		->(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
49		->(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50		->(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51		->(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
52		-
53		-(% class="box successmessage" %)
54		-(((
55		-Bonnes pratiques :
56		-
57		-* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58		-* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59		-* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60		-)))
61		-
62		-= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
63		-
64		-Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
65		-
66		-* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67		-* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
68		-
69		-Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
70		-
71		-== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
72		-
73		-Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
74		-
75		-|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76		-**Critère​**
77		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
78		-**Relocalisation​**
79		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
80		-**Évènement (mouvement en régie)​**
81		-)))
82		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83		-Objectif principal​
84		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85		-Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
86		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
87		-Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
88		-)))
89		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90		-Niveau de gestion​
91		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92		-Simple, opérationnel (changement de place)​
93		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94		-Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
95		-)))
96		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97		-Niveau de détail​
98		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99		-Basique (qui, quand, où, commentaire)​
100		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101		-Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
102		-)))
103		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104		-Planification​
105		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106		-Non (action immédiate)​
107		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108		-Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
109		-)))
110		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111		-Suivi de l’historique​
112		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113		-Historique des emplacements (table des récolements)​
114		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115		-Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
116		-)))
117		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118		-Impact sur l’emplacement du bien​
119		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120		-Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
121		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122		-Seule la localisation temporaire est mise à jour​
123		-)))
124		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125		-Utilisé pour​
126		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127		-Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
128		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129		-Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
130		-)))
131		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132		-Personnes concernées​
133		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134		-Gestionnaires de collection, régisseurs​
135		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136		-Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
137		-)))
138		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139		-Partage d’information​
140		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141		-Limité, peu visible dans les interfaces projets​
142		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143		-Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
144		-)))
145		-
146		-== Exemples d'usages ==
147		-
148		-Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
149		-
150		-|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151		-**Situation​**
152		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
153		-**Relocalisation​**
154		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
155		-**Évènement + Mouvement​**
156		-)))
157		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158		-Déplacement ponctuel sans formalité​
159		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160		-✅ Adaptée, simple, immédiate​
161		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162		-❌ Trop lourd, non adapté​
163		-)))
164		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165		-Correction d’emplacement​
166		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167		-✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
168		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169		-❌​
170		-)))
171		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172		-Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
173		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174		-✅ (sans historisation complexe)​
175		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176		-❌​
177		-)))
178		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179		-Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
180		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181		-❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
182		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183		-✅ Suivi via évènement + bordereaux​
184		-)))
185		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186		-Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
187		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188		-❌ Non conforme pour traçabilité​
189		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190		-✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
191		-)))
192		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193		-Expositions permanentes​
194		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195		-⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
196		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197		-✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
198		-)))
199		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200		-Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
201		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202		-❌ Non adapté à la gestion collaborative​
203		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204		-✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
205		-)))
206		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207		-Traitement de conservation / restauration / analyse​
208		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209		-❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
210		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211		-✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
212		-)))
213		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214		-Mise à disposition sur place (consultation interne)​
215		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216		-✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
217		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218		-✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
219		-)))
220		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221		-Chantier des collections / Post-récolement​
222		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223		-❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
224		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225		-✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
226		-)))
227		-|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228		-Transfert entre sites / entre réserves​
229		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230		-❌ Risque de perte de traçabilité​
231		-)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232		-✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
233		-)))
234		-
235		-= Re localiser des biens =
236		-
237		-= Relocaliser des colis =
238		-
239		-= Relocaliser des matériels =
240		-
241		-
242		-
243		-(((
244		-
245		-
246		-
247		-
248		-)))
249		-)))|(% style="width:300px" %)(((
250		-(% class="box" %)
251		-(((
252		-**Sommaire**
253		-
254		-
255		-)))
256		-
257		-(% class="box" %)
258		-(((
259		-**Aller plus loin **
260		-
261		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
262		-)))
263		-
264		-(% class="box" %)
265		-(((
266		-**Icônes principales**
267		-
268		-
269		-)))
270		-)))
271		-
272		-
273		-
274		-
275		-
276		-
277		-
278	278	= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
279	279
280	280	Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.