Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 31.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:45
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 5.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:53
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,298 +4,11 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 -
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12 -
13 -Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14 -
15 -La relocalisation peut être effectuée :​
16 -
17 -* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 -* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 -** une recherche​
20 -** un panier​
21 -** un emplacement​
22 -* Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 -* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24 -
25 -Caractéristiques principales :​
26 -
27 -* Action simple et rapide​
28 -* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 -* Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 -* Ne crée pas de document logistique​
31 -* Historisation automatique de chaque modification​
32 -
33 -Avantages​ :
34 -
35 -* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 -* Historique consultable à tout moment​
37 -* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 -* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39 -
40 ->(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
41 ->(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 ->(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 ->(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 ->(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 ->(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 ->(% class="small" %)Ajout rétrospectif
47 -
48 ->(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
49 ->(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 ->(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 ->(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
52 -
53 -(% class="box successmessage" %)
54 -(((
55 -Bonnes pratiques :
56 -
57 -* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 -* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 -* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 -)))
61 -
62 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
63 -
64 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
65 -
66 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
68 -
69 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
70 -
71 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
72 -
73 -=== Quand l’utiliser ? ===
74 -
75 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
76 -
77 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
78 -
79 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
80 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
81 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
82 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
83 -
84 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
85 -
86 -=== Quand l’utiliser ? ===
87 -
88 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
89 -
90 -Il s’impose dans les cas suivants :
91 -
92 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
93 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
94 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
95 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
96 -
97 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
98 -
99 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
100 -
101 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
102 -**Critère​**
103 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
104 -**Relocalisation​**
105 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
106 -**Évènement (mouvement en régie)​**
107 -)))
108 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 -Objectif principal​
110 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
112 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
114 -)))
115 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 -Niveau de gestion​
117 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 -Simple, opérationnel (changement de place)​
119 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
121 -)))
122 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 -Niveau de détail​
124 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
126 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
128 -)))
129 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 -Planification​
131 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 -Non (action immédiate)​
133 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
135 -)))
136 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 -Suivi de l’historique​
138 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 -Historique des emplacements (table des récolements)​
140 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
142 -)))
143 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 -Impact sur l’emplacement du bien​
145 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
146 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
147 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
148 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
149 -)))
150 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 -Utilisé pour​
152 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
153 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
154 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
155 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
156 -)))
157 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 -Personnes concernées​
159 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
161 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
163 -)))
164 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 -Partage d’information​
166 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
168 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
170 -)))
171 -
172 -== Exemples de cas d'usages ==
173 -
174 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
175 -
176 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
177 -**Situation​**
178 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
179 -**Relocalisation​**
180 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
181 -**Évènement + Mouvement​**
182 -)))
183 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 -Déplacement ponctuel sans formalité​
185 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
187 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 -❌ Trop lourd, non adapté​
189 -)))
190 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 -Correction d’emplacement​
192 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
194 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 -❌​
196 -)))
197 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
199 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 -✅ (sans historisation complexe)​
201 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 -❌​
203 -)))
204 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
206 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
208 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
210 -)))
211 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
213 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 -❌ Non conforme pour traçabilité​
215 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
217 -)))
218 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 -Expositions permanentes​
220 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
222 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
224 -)))
225 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
227 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
229 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
231 -)))
232 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
234 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
235 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
236 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
237 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
238 -)))
239 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
241 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
242 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
243 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
244 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
245 -)))
246 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
247 -Chantier des collections / Post-récolement​
248 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
249 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
250 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
252 -)))
253 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
254 -Transfert entre sites / entre réserves​
255 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
256 -❌ Risque de perte de traçabilité​
257 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
259 -)))
260 -
261 -= Re localiser des biens =
262 -
263 -= Relocaliser des colis =
264 -
265 -= Relocaliser des matériels =
266 -
267 -
268 -(((
269 -
270 -
271 -
272 -
273 -)))
274 -)))|(% style="width:300px" %)(((
275 -(% class="box" %)
276 -(((
277 277  **Sommaire**
278 278  
279 -
280 -)))
5 +{{toc/}}
281 281  
282 -(% class="box" %)
283 -(((
284 -**Aller plus loin **
285 -
286 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
287 -)))
288 -
289 -(% class="box" %)
290 -(((
291 -**Icônes principales**
292 -
293 293  
294 294  )))
295 -)))
296 296  
297 297  
298 298  
... ... @@ -299,7 +299,6 @@
299 299  
300 300  
301 301  
302 -
303 303  = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
304 304  
305 305  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
... ... @@ -377,43 +377,5 @@
377 377  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
378 378  
379 379  
380 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
381 381  
382 -
383 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
384 -
385 -* Relocalisation sur les biens
386 -* Relocalisation via les paniers
387 -* Relocalisation via les emplacements
388 -
389 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
390 -
391 -== Relocaliser des biens ==
392 -
393 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
394 -
395 -[[image:1748252901225-736.png]]
396 -
397 -[[image:1748252928447-170.png]]
398 -
399 -== Relocaliser via les paniers ==
400 -
401 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
402 -
403 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
404 -
405 -[[image:1748252775480-656.png]]
406 -
407 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
408 -
409 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
410 -
411 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
412 -
413 -[[image:1748253080318-157.png]]
414 -
415 -== Historique des relocalisations ==
416 -
417 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
418 -
419 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
93 +
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -208.4 KB
Contenu
1748252901225-736.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -158.7 KB
Contenu
1748252928447-170.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -190.0 KB
Contenu
1748253080318-157.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -212.0 KB
Contenu