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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 26.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:34
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À la version 5.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:53
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,268 +4,11 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 -
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 -
13 ->(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 ->(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 ->(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
16 ->(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
17 ->(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
18 ->(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
19 ->(% class="small" %)Ajout rétrospectif
20 -
21 ->(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
22 ->(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
23 ->(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
24 ->(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
25 -
26 -(% class="box successmessage" %)
27 -(((
28 -Bonnes pratiques :
29 -)))
30 -
31 -
32 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
33 -
34 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
35 -
36 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
37 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
38 -
39 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
40 -
41 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
42 -
43 -=== Quand l’utiliser ? ===
44 -
45 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
46 -
47 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
48 -
49 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
50 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
51 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
52 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
53 -
54 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
55 -
56 -=== Quand l’utiliser ? ===
57 -
58 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
59 -
60 -Il s’impose dans les cas suivants :
61 -
62 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
63 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
64 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
65 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
66 -
67 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
68 -
69 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
70 -
71 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
72 -**Critère​**
73 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
74 -**Relocalisation​**
75 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 -**Évènement (mouvement en régie)​**
77 -)))
78 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 -Objectif principal​
80 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
82 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
84 -)))
85 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 -Niveau de gestion​
87 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 -Simple, opérationnel (changement de place)​
89 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
91 -)))
92 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 -Niveau de détail​
94 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
96 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
98 -)))
99 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 -Planification​
101 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 -Non (action immédiate)​
103 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
105 -)))
106 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 -Suivi de l’historique​
108 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 -Historique des emplacements (table des récolements)​
110 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
112 -)))
113 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Impact sur l’emplacement du bien​
115 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
117 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
119 -)))
120 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 -Utilisé pour​
122 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
124 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
126 -)))
127 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 -Personnes concernées​
129 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
131 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
133 -)))
134 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 -Partage d’information​
136 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
138 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
140 -)))
141 -
142 -== Exemples de cas d'usages ==
143 -
144 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
145 -
146 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
147 -**Situation​**
148 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
149 -**Relocalisation​**
150 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 -**Évènement + Mouvement​**
152 -)))
153 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 -Déplacement ponctuel sans formalité​
155 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
157 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 -❌ Trop lourd, non adapté​
159 -)))
160 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 -Correction d’emplacement​
162 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
164 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 -❌​
166 -)))
167 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -✅ (sans historisation complexe)​
171 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 -❌​
173 -)))
174 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
176 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
178 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
180 -)))
181 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
183 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 -❌ Non conforme pour traçabilité​
185 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
187 -)))
188 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -Expositions permanentes​
190 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
192 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
194 -)))
195 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
197 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
199 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
201 -)))
202 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
204 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
206 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
208 -)))
209 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
211 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
213 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
215 -)))
216 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 -Chantier des collections / Post-récolement​
218 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
220 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
222 -)))
223 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 -Transfert entre sites / entre réserves​
225 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 -❌ Risque de perte de traçabilité​
227 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
229 -)))
230 -
231 -= Re localiser des biens =
232 -
233 -= Relocaliser des colis =
234 -
235 -= Relocaliser des matériels =
236 -
237 -
238 -(((
239 -
240 -
241 -
242 -
243 -)))
244 -)))|(% style="width:300px" %)(((
245 -(% class="box" %)
246 -(((
247 247  **Sommaire**
248 248  
249 -
250 -)))
5 +{{toc/}}
251 251  
252 -(% class="box" %)
253 -(((
254 -**Aller plus loin **
255 -
256 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
257 -)))
258 -
259 -(% class="box" %)
260 -(((
261 -**Icônes principales**
262 -
263 263  
264 264  )))
265 -)))
266 266  
267 267  
268 268  
... ... @@ -269,7 +269,6 @@
269 269  
270 270  
271 271  
272 -
273 273  = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
274 274  
275 275  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
... ... @@ -347,43 +347,5 @@
347 347  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
348 348  
349 349  
350 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
351 351  
352 -
353 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
354 -
355 -* Relocalisation sur les biens
356 -* Relocalisation via les paniers
357 -* Relocalisation via les emplacements
358 -
359 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
360 -
361 -== Relocaliser des biens ==
362 -
363 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
364 -
365 -[[image:1748252901225-736.png]]
366 -
367 -[[image:1748252928447-170.png]]
368 -
369 -== Relocaliser via les paniers ==
370 -
371 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
372 -
373 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
374 -
375 -[[image:1748252775480-656.png]]
376 -
377 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
378 -
379 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
380 -
381 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
382 -
383 -[[image:1748253080318-157.png]]
384 -
385 -== Historique des relocalisations ==
386 -
387 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
388 -
389 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
93 +
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
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Contenu
1748252901225-736.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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