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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 26.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:34
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À la version 48.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 13:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -8,9 +8,36 @@
8 8  
9 9  = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 10  
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12 12  
13 ->(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
13 +Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14 +
15 +La relocalisation peut être effectuée :​
16 +
17 +* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 +* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 +** une recherche​
20 +** un panier​
21 +** un emplacement​
22 +* Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 +* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24 +
25 +== Caractéristiques principales ==
26 +
27 +* Action simple et rapide​
28 +* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 +* Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 +* Ne crée pas de document logistique​
31 +* Historisation automatique de chaque modification​
32 +
33 +== Avantages​ ==
34 +
35 +* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 +* Historique consultable à tout moment​
37 +* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 +* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39 +
40 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
14 14  >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 15  >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
16 16  >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
... ... @@ -18,7 +18,7 @@
18 18  >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
19 19  >(% class="small" %)Ajout rétrospectif
20 20  
21 ->(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
48 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
22 22  >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
23 23  >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
24 24  >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
... ... @@ -26,9 +26,12 @@
26 26  (% class="box successmessage" %)
27 27  (((
28 28  Bonnes pratiques :
56 +
57 +* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
29 29  )))
30 30  
31 -
32 32  = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
33 33  
34 34  Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
... ... @@ -38,32 +38,6 @@
38 38  
39 39  Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
40 40  
41 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
42 -
43 -=== Quand l’utiliser ? ===
44 -
45 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
46 -
47 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
48 -
49 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
50 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
51 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
52 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
53 -
54 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
55 -
56 -=== Quand l’utiliser ? ===
57 -
58 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
59 -
60 -Il s’impose dans les cas suivants :
61 -
62 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
63 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
64 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
65 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
66 -
67 67  == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
68 68  
69 69  Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
... ... @@ -139,7 +139,7 @@
139 139  Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
140 140  )))
141 141  
142 -== Exemples de cas d'usages ==
146 +== Exemples d'usages ==
143 143  
144 144  Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
145 145  
... ... @@ -228,13 +228,66 @@
228 228  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
229 229  )))
230 230  
231 -= Re localiser des biens =
235 += Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels =
232 232  
233 -= Relocaliser des colis =
237 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
234 234  
235 -= Relocaliser des matériels =
239 +Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la cohérence logistique et documentaire entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.​
236 236  
241 +La fonctionnalité de relocalisation groupée permet ainsi de :​
237 237  
243 +* Gagner du temps en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;​
244 +* Préserver la cohérence des localisations entre les entités liées ;​
245 +* Limiter les erreurs de traçabilité ou les oublis de mise à jour ;​
246 +* Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation entre le bien et ses éléments connexes.​
247 +
248 +Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.
249 +
250 +== Re-localiser un bien ==
251 +
252 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
253 +
254 +
255 +== Re-localiser des biens en lot ==
256 +
257 +=== Depuis une recherche ===
258 +
259 +=== Depuis un panier ===
260 +
261 +=== Depuis un emplacement ===
262 +
263 +== Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
264 +
265 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
266 +
267 +Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont regroupées dans une table dédiée.
268 +
269 +Pour y accéder :
270 +
271 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
272 +1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Hist.relocalisation**.
273 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).
274 +
275 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser **~> **Hist. Relocalisation**//>>image:1754479122519-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 +
277 +
278 += Re-localiser des colis =
279 +
280 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
281 +
282 +== Re-localiser un colis depuis sa notice ==
283 +
284 +== Re-localiser des colis en lot ==
285 +
286 += Re-localiser des matériels =
287 +
288 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
289 +
290 +== Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
291 +
292 +== Re-localiser des matériels en lot ==
293 +
294 +
238 238  (((
239 239  
240 240  
... ... @@ -246,6 +246,7 @@
246 246  (((
247 247  **Sommaire**
248 248  
306 +
249 249  
250 250  )))
251 251  
... ... @@ -253,7 +253,11 @@
253 253  (((
254 254  **Aller plus loin **
255 255  
314 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
256 256  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
316 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
317 +
318 +* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
257 257  )))
258 258  
259 259  (% class="box" %)
... ... @@ -260,7 +260,11 @@
260 260  (((
261 261  **Icônes principales**
262 262  
325 +* [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
263 263  
327 +* [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence 
328 +
329 +* [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
264 264  )))
265 265  )))
266 266  
... ... @@ -270,30 +270,7 @@
270 270  
271 271  
272 272  
273 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
274 274  
275 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
276 -
277 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
278 -
279 -[[image:1722417575911-284.png]]
280 -
281 -[[image:1722418241660-648.png]]
282 -
283 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
284 -
285 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
286 -
287 -[[image:1722418460530-128.png]]
288 -
289 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
290 -
291 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
292 -
293 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
294 -
295 -[[image:1722418365150-666.png]]
296 -
297 297  == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
298 298  
299 299  Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
... ... @@ -382,8 +382,6 @@
382 382  
383 383  [[image:1748253080318-157.png]]
384 384  
385 -== Historique des relocalisations ==
428 +
386 386  
387 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
388 -
389 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
430 +
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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