Modifications pour le document Gérer les relocalisations

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -8,9 +8,36 @@
  = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
--La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
++La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
-->(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
++Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
++
++La relocalisation peut être effectuée :
++
++* Pour un bien unique, directement depuis sa notice
++* Pour plusieurs biens en même temps, via :
++** une recherche
++** un panier
++** un emplacement
++* Avec ou sans les colis et matériels associés
++* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
++
++== Caractéristiques principales ==
++
++* Action simple et rapide
++* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie
++* Ne nécessite ni événement, ni planification
++* Ne crée pas de document logistique
++* Historisation automatique de chaque modification
++
++== Avantages ==
++
++* Traitement rapide, sans surcharge administrative
++* Historique consultable à tout moment
++* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives
++* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
++
++>(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
  >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles
  >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants
  >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)
@@ -18,13 +18,20 @@
  >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)
  >(% class="small" %)Ajout rétrospectif
-->(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
-->
++>(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
  >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.
  >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice
  >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
++* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
++* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique
++* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
++)))
++
  = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
  Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
@@ -34,32 +34,6 @@
  Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
--== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
--
--=== Quand l’utiliser ? ===
--
--Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
--
--Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
--
--* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
--* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
--* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
--* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
--
--== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
--
--=== Quand l’utiliser ? ===
--
--Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
--
--Il s’impose dans les cas suivants :
--
--* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
--* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
--* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
--* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
--
  == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
  Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
@@ -135,7 +135,7 @@
  Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
  )))
--== Exemples de cas d'usages ==
++== Exemples d'usages ==
  Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
@@ -224,125 +224,191 @@
  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
  )))
--= Re localiser des biens =
++= Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels associés =
--= Relocaliser des colis =
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
--= Relocaliser des matériels =
++Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la **cohérence logistique et documentaire** entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.
++La fonctionnalité de **relocalisation groupée** permet ainsi de :
--(((
--
++* **Gagner du temps **en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;
++* **Préserver la cohérence des localisations** entre les entités liées ;
++* **Limiter les erreurs de traçabilité** ou les oublis de mise à jour ;
++* **Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation** entre le bien et ses éléments connexes.
++Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Sommaire**
--
--
++La relocalisation groupée est disponible **lorsque vous relocalisez un ou plusieurs biens** disposant de colis ou de matériels associés. Flora vous propose alors de déplacer simultanément les éléments liés.
  )))
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin **
++== Re-localiser depuis la notice d'un bien ==
--* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
--)))
++La relocalisation peut être effectuée **directement depuis la notice d’un bien, pour corriger un emplacement ou enregistrer un déplacement ponctuel.** Cette méthode rapide et historisée convient particulièrement aux mises à jour individuelles ne nécessitant pas de traitement logistique structuré.
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
++=== ** **Étapes à suivre ===
--
++1. Cliquez sur l’**icône Historiser/modifier l'emplacement** dans la barre d’outils de la notice du bien à relocaliser.
++1. Dans la fenêtre de relocalisation, **renseignez les nouvelles valeurs, **puis cliquez sur le bouton **Re-localiser**.
++1. Un message vous informe que des **éléments associés** (colis ou matériels) ont été détectés. Cliquez sur **Suivant** pour continuer.
++1. Dans la liste affichée, **sélectionnez les éléments à relocaliser** :
++1*. Cochez les colis et matériels à déplacer avec le bien,
++1*. Décochez ceux à conserver à leur emplacement actuel.
++1. Cliquez à nouveau sur **Suivant**.
++1. Un **écran de confirmation** récapitule le nombre de biens, colis et matériels concernés.
++Vérifiez le contenu, puis cliquez sur **Oui** pour valider.
++1. (((
++Une fois la relocalisation effectuée, retournez sur la notice du bien.
  )))
--)))
++[[//Bouton Historiser/modifier l'emplacement//>>image:1754480676825-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Renseignement du formulaire de relocalisation //>>image:1754480797559-844.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Message de détection des colis et matériels associés au bien//>>image:1754480824481-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
++[[//Sélection des colis et matériels à relocaliser avec le bien//>>image:1754480863326-279.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
--Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
++[[//Confirmation du traitement//>>image:1754480888203-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1722417575911-284.png]]
--[[image:1722418241660-648.png]]
++[[//Retour à la notice de bien//>>image:1754480986685-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
--L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
++=== Résultat attendu ===
--[[image:1722418460530-128.png]]
++* Le bien et les éléments cochés sont relocalisés simultanément.
++* L’historique de relocalisation est mis à jour automatiquement pour chaque entité.
++* Les éventuelles différences de localisation entre le bien et ses éléments sont **signalées visuellement** dans la notice :
++** // //[[image:1754478670451-230.png]]// Emplacement de référence différent//,
++** [[image:1754478731580-746.png]]// Localisation temporaire différente//.
--== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
++[[//Localisation, colis et matériels mis à jour dans la notice du bien//>>image:1754481012299-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
--Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
++== Re-localiser en lot ==
--[[image:1722418365150-666.png]]
++Flora permet également de **relocaliser plusieurs biens en une seule opération, depuis l’espace de travail Gérer.** Cette méthode est idéale pour les réorganisations à grande échelle, les corrections massives ou les déplacements internes sans logistique complexe, tout en assurant l’historisation de chaque bien.
--== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
++[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser**//>>image:1754481796588-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
++=== Depuis une recherche ===
--Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
++1. Depuis l’espace de travail **Gérer**, ouvrez le menu **Re-localiser**, puis cliquez sur **Re-localiser des biens**.
++1. **Effectuez une recherche :**
--Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
++* La fenêtre de recherche s’affiche automatiquement.
++* Renseigner vos critères (ex. : numéro d'inventaire, type de bien, état...) puis cliquer sur **Rechercher**.
--[[image:1722429463460-776.png]]
++1. **Sélectionnez les biens à relocaliser : **
--La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
++* Une fois la liste des résultats affichée, cocher les biens à relocaliser.
++* Vérifiez que la sélection est complète et cohérente.
--[[image:1722429610220-518.png]]
++1. **Renseignez les nouvelles valeurs** et cliquez sur** Re-localiser.**
++1. **Suivez le même processus que pour une relocalisation individuelle : **
--Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
++* Si des **colis** ou **matériels** sont liés à l’un des biens sélectionnés, une étape vous proposera de les relocaliser également.
--Cliquer sur suivant.
++1. **Validez la relocalisation : **
--[[image:1722429707035-848.png]]
++* Un écran récapitulatif s’affiche.
++* Vérifiez le nombre de biens et d’éléments concernés, puis cliquez sur **Oui** pour confirmer.
--Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
--* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
--* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
--Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
++=== Depuis un panier ===
--[[image:1722430014066-512.png]]
++=== Depuis un emplacement ===
--Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
++== Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
--Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
--[[image:1722430110755-684.png]]
++Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont enregistrées dans un sous-menu dédié.
--L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
++Pour y accéder :
++1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
++1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Hist.relocalisation**.
++1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).
--(% class="box infomessage" %)
++[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser **~> **Hist. Relocalisation**//>>image:1754479122519-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Re-localiser des colis =
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
++
++== Re-localiser un colis depuis sa notice ==
++
++== Re-localiser des colis en lot ==
++
++
++= Re-localiser des matériels =
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
++
++== Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
++
++== Re-localiser des matériels en lot ==
++
++
  (((
--Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :
++
--*    indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé    [[image:1722430473572-913.png]]
--*    indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
--Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.
++
  )))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
--[[image:1722430794731-330.png]]
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
++
++)))
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin **
++* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
++* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
++* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
++* Rechercher dans Flora
++
++* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
++)))
++
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++
++* [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
++
++* [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence
++
++* [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
++)))
++)))
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
  = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
@@ -378,8 +378,5 @@
  [[image:1748253080318-157.png]]
--== Historique des relocalisations ==
--Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
--
--[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
++

1754478640662-549.png

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