Modifications pour le document Gérer les relocalisations

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@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
++1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome

Contenu

@@ -1,263 +4,11 @@
--(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
--
--|(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--
--)))
--
--= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
--
--La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
--
-->(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
-->(% class="small" %)**Réorganisation** de réserves ou salles
-->(% class="small" %)**Corrections d’emplacements erronés ou manquants**
-->(% class="small" %)**Réorganisation interne** (sans logistique complexe)
-->(% class="small" %)**Préparation au récolement** (emplacement manquant ou obsolète)
-->(% class="small" %)**Déménagement** interne **non structuré** (pas besoin de planifier)
-->(% class="small" %)**Ajout rétrospectif**
--
-->(% class="small" %)Cas spécifiques :
-->(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.
-->(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice
-->(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.
--
--
--= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
--
--Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
--
--* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
--* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
--
--Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
--
--== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
--
--=== Quand l’utiliser ? ===
--
--Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
--
--Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
--
--* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
--* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
--* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
--* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
--
--== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
--
--=== Quand l’utiliser ? ===
--
--Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
--
--Il s’impose dans les cas suivants :
--
--* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
--* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
--* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
--* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
--
--== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
--
--Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
--
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Critère**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement (mouvement en régie)**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Objectif principal
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de gestion
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Simple, opérationnel (changement de place)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de détail
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Basique (qui, quand, où, commentaire)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Planification
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Non (action immédiate)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi de l’historique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des emplacements (table des récolements)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Impact sur l’emplacement du bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Seule la localisation temporaire est mise à jour
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Utilisé pour
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Personnes concernées
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gestionnaires de collection, régisseurs
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Partage d’information
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Limité, peu visible dans les interfaces projets
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
--)))
--
--== Exemples de cas d'usages ==
--
--Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
--
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Situation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement + Mouvement**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Déplacement ponctuel sans formalité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Adaptée, simple, immédiate
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Trop lourd, non adapté
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Correction d’emplacement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Recommandée pour gestion quotidienne
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ (sans historisation complexe)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi structuré et documenté d’un déplacement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Suivi via évènement + bordereaux
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Non conforme pour traçabilité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Expositions permanentes
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Si présence de logistique ou multiples objets
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Non adapté à la gestion collaborative
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Traitement de conservation / restauration / analyse
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mise à disposition sur place (consultation interne)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Chantier des collections / Post-récolement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transfert entre sites / entre réserves
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Risque de perte de traçabilité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
--)))
--
--= Re localiser des biens =
--
--= Relocaliser des colis =
--
--= Relocaliser des matériels =
--
--
--(((
--
--
--
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
  **Sommaire**
--
--)))
++{{toc/}}
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin **
--
--* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
--)))
--
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--
  )))
--)))
@@ -265,6 +265,7 @@
++
  = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
@@ -342,7 +342,7 @@
  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
--= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
++== Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer ==
  Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
@@ -353,7 +353,7 @@
  Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
--== Relocaliser des biens ==
++=== Relocaliser des biens ===
  Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
@@ -361,7 +361,7 @@
  [[image:1748252928447-170.png]]
--== Relocaliser via les paniers ==
++=== Relocaliser via les paniers ===
  Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
@@ -369,7 +369,7 @@
  [[image:1748252775480-656.png]]
--== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
++=== Relocaliser via la gestion des emplacements ===
  Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
@@ -377,7 +377,7 @@
  [[image:1748253080318-157.png]]
--== Historique des relocalisations ==
++=== Historique des relocalisations ===
  Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.

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