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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 22.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:32
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À la version 48.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 13:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -8,22 +8,57 @@
8 8  
9 9  = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 10  
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12 12  
13 ->(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 ->(% class="small" %)**Réorganisation** de réserves ou salles​
15 ->(% class="small" %)**Corrections d’emplacements erronés ou manquants​**
16 ->(% class="small" %)**Réorganisation interne** (sans logistique complexe)​
17 ->(% class="small" %)**Préparation au récolement** (emplacement manquant ou obsolète)​
18 ->(% class="small" %)**Déménagement** interne **non structuré** (pas besoin de planifier)​
19 ->(% class="small" %)**Ajout rétrospectif**
13 +Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
20 20  
21 ->(% class="small" %)Cas spécifiques :​
15 +La relocalisation peut être effectuée :​
16 +
17 +* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 +* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 +** une recherche​
20 +** un panier​
21 +** un emplacement​
22 +* Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 +* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24 +
25 +== Caractéristiques principales ==
26 +
27 +* Action simple et rapide​
28 +* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 +* Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 +* Ne crée pas de document logistique​
31 +* Historisation automatique de chaque modification​
32 +
33 +== Avantages​ ==
34 +
35 +* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 +* Historique consultable à tout moment​
37 +* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 +* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39 +
40 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
41 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
47 +
48 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
22 22  >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
23 23  >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
24 24  >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
25 25  
53 +(% class="box successmessage" %)
54 +(((
55 +Bonnes pratiques :
26 26  
57 +* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 +)))
61 +
27 27  = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
28 28  
29 29  Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
... ... @@ -33,32 +33,6 @@
33 33  
34 34  Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
35 35  
36 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
37 -
38 -=== Quand l’utiliser ? ===
39 -
40 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
41 -
42 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
43 -
44 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
45 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
46 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
47 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
48 -
49 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
50 -
51 -=== Quand l’utiliser ? ===
52 -
53 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
54 -
55 -Il s’impose dans les cas suivants :
56 -
57 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
58 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
59 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
60 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
61 -
62 62  == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
63 63  
64 64  Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
... ... @@ -134,7 +134,7 @@
134 134  Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
135 135  )))
136 136  
137 -== Exemples de cas d'usages ==
146 +== Exemples d'usages ==
138 138  
139 139  Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
140 140  
... ... @@ -223,13 +223,66 @@
223 223  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
224 224  )))
225 225  
226 -= Re localiser des biens =
235 += Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels =
227 227  
228 -= Relocaliser des colis =
237 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
229 229  
230 -= Relocaliser des matériels =
239 +Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la cohérence logistique et documentaire entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.​
231 231  
241 +La fonctionnalité de relocalisation groupée permet ainsi de :​
232 232  
243 +* Gagner du temps en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;​
244 +* Préserver la cohérence des localisations entre les entités liées ;​
245 +* Limiter les erreurs de traçabilité ou les oublis de mise à jour ;​
246 +* Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation entre le bien et ses éléments connexes.​
247 +
248 +Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.
249 +
250 +== Re-localiser un bien ==
251 +
252 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
253 +
254 +
255 +== Re-localiser des biens en lot ==
256 +
257 +=== Depuis une recherche ===
258 +
259 +=== Depuis un panier ===
260 +
261 +=== Depuis un emplacement ===
262 +
263 +== Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
264 +
265 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
266 +
267 +Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont regroupées dans une table dédiée.
268 +
269 +Pour y accéder :
270 +
271 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
272 +1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Hist.relocalisation**.
273 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).
274 +
275 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser **~> **Hist. Relocalisation**//>>image:1754479122519-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 +
277 +
278 += Re-localiser des colis =
279 +
280 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
281 +
282 +== Re-localiser un colis depuis sa notice ==
283 +
284 +== Re-localiser des colis en lot ==
285 +
286 += Re-localiser des matériels =
287 +
288 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
289 +
290 +== Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
291 +
292 +== Re-localiser des matériels en lot ==
293 +
294 +
233 233  (((
234 234  
235 235  
... ... @@ -241,6 +241,7 @@
241 241  (((
242 242  **Sommaire**
243 243  
306 +
244 244  
245 245  )))
246 246  
... ... @@ -248,7 +248,11 @@
248 248  (((
249 249  **Aller plus loin **
250 250  
314 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
251 251  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
316 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
317 +
318 +* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
252 252  )))
253 253  
254 254  (% class="box" %)
... ... @@ -255,7 +255,11 @@
255 255  (((
256 256  **Icônes principales**
257 257  
325 +* [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
258 258  
327 +* [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence 
328 +
329 +* [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
259 259  )))
260 260  )))
261 261  
... ... @@ -265,30 +265,7 @@
265 265  
266 266  
267 267  
268 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
269 269  
270 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
271 -
272 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
273 -
274 -[[image:1722417575911-284.png]]
275 -
276 -[[image:1722418241660-648.png]]
277 -
278 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
279 -
280 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
281 -
282 -[[image:1722418460530-128.png]]
283 -
284 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
285 -
286 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
287 -
288 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
289 -
290 -[[image:1722418365150-666.png]]
291 -
292 292  == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
293 293  
294 294  Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
... ... @@ -377,8 +377,6 @@
377 377  
378 378  [[image:1748253080318-157.png]]
379 379  
380 -== Historique des relocalisations ==
428 +
381 381  
382 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
383 -
384 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
430 +
1754478640662-549.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1 +XWiki.DBA
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