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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 22.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:32
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À la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisations
1 +Gérer les relocalisation
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,384 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 -
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 -
13 ->(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 ->(% class="small" %)**Réorganisation** de réserves ou salles​
15 ->(% class="small" %)**Corrections d’emplacements erronés ou manquants​**
16 ->(% class="small" %)**Réorganisation interne** (sans logistique complexe)​
17 ->(% class="small" %)**Préparation au récolement** (emplacement manquant ou obsolète)​
18 ->(% class="small" %)**Déménagement** interne **non structuré** (pas besoin de planifier)​
19 ->(% class="small" %)**Ajout rétrospectif**
20 -
21 ->(% class="small" %)Cas spécifiques :​
22 ->(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
23 ->(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
24 ->(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
25 -
26 -
27 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
28 -
29 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
30 -
31 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
32 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
33 -
34 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
35 -
36 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
37 -
38 -=== Quand l’utiliser ? ===
39 -
40 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
41 -
42 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
43 -
44 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
45 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
46 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
47 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
48 -
49 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
50 -
51 -=== Quand l’utiliser ? ===
52 -
53 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
54 -
55 -Il s’impose dans les cas suivants :
56 -
57 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
58 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
59 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
60 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
61 -
62 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
63 -
64 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
65 -
66 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
67 -**Critère​**
68 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
69 -**Relocalisation​**
70 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
71 -**Évènement (mouvement en régie)​**
72 -)))
73 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 -Objectif principal​
75 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
77 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
79 -)))
80 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 -Niveau de gestion​
82 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 -Simple, opérationnel (changement de place)​
84 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
86 -)))
87 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 -Niveau de détail​
89 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
91 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
93 -)))
94 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 -Planification​
96 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 -Non (action immédiate)​
98 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
100 -)))
101 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 -Suivi de l’historique​
103 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 -Historique des emplacements (table des récolements)​
105 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
107 -)))
108 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 -Impact sur l’emplacement du bien​
110 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
112 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
114 -)))
115 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 -Utilisé pour​
117 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
119 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
121 -)))
122 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 -Personnes concernées​
124 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
126 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
128 -)))
129 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 -Partage d’information​
131 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
133 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
135 -)))
136 -
137 -== Exemples de cas d'usages ==
138 -
139 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
140 -
141 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
142 -**Situation​**
143 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
144 -**Relocalisation​**
145 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
146 -**Évènement + Mouvement​**
147 -)))
148 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 -Déplacement ponctuel sans formalité​
150 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
152 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
153 -❌ Trop lourd, non adapté​
154 -)))
155 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 -Correction d’emplacement​
157 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
159 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 -❌​
161 -)))
162 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
164 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 -✅ (sans historisation complexe)​
166 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 -❌​
168 -)))
169 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
171 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
173 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
175 -)))
176 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
178 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 -❌ Non conforme pour traçabilité​
180 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
182 -)))
183 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 -Expositions permanentes​
185 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
187 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
189 -)))
190 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
192 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
194 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
196 -)))
197 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
199 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
201 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
203 -)))
204 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
206 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
208 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
210 -)))
211 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -Chantier des collections / Post-récolement​
213 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
215 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
217 -)))
218 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 -Transfert entre sites / entre réserves​
220 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 -❌ Risque de perte de traçabilité​
222 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
224 -)))
225 -
226 -= Re localiser des biens =
227 -
228 -= Relocaliser des colis =
229 -
230 -= Relocaliser des matériels =
231 -
232 -
233 -(((
234 -
235 -
236 -
237 -
238 -)))
239 -)))|(% style="width:300px" %)(((
240 -(% class="box" %)
241 -(((
242 -**Sommaire**
243 -
244 -
245 -)))
246 -
247 -(% class="box" %)
248 -(((
249 -**Aller plus loin **
250 -
251 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
252 -)))
253 -
254 -(% class="box" %)
255 -(((
256 -**Icônes principales**
257 -
258 -
259 -)))
260 -)))
261 -
262 -
263 -
264 -
265 -
266 -
267 -
268 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
269 -
270 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
271 -
272 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
273 -
274 -[[image:1722417575911-284.png]]
275 -
276 -[[image:1722418241660-648.png]]
277 -
278 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
279 -
280 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
281 -
282 -[[image:1722418460530-128.png]]
283 -
284 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
285 -
286 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
287 -
288 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
289 -
290 -[[image:1722418365150-666.png]]
291 -
292 -== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
293 -
294 -Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
295 -
296 -Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
297 -
298 -Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
299 -
300 -[[image:1722429463460-776.png]]
301 -
302 -La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
303 -
304 -[[image:1722429610220-518.png]]
305 -
306 -Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
307 -
308 -Cliquer sur suivant.
309 -
310 -[[image:1722429707035-848.png]]
311 -
312 -Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
313 -
314 -* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
315 -* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
316 -
317 -Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
318 -
319 -[[image:1722430014066-512.png]]
320 -
321 -Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
322 -
323 -Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
324 -
325 -[[image:1722430110755-684.png]]
326 -
327 -L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
328 -
329 -
330 -(% class="box infomessage" %)
331 -(((
332 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
333 -
334 -* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
335 -* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
336 -
337 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
338 -)))
339 -
340 -[[image:1722430794731-330.png]]
341 -
342 -Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
343 -
344 -
345 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
346 -
347 -
348 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
349 -
350 -* Relocalisation sur les biens
351 -* Relocalisation via les paniers
352 -* Relocalisation via les emplacements
353 -
354 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
355 -
356 -== Relocaliser des biens ==
357 -
358 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
359 -
360 -[[image:1748252901225-736.png]]
361 -
362 -[[image:1748252928447-170.png]]
363 -
364 -== Relocaliser via les paniers ==
365 -
366 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
367 -
368 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
369 -
370 -[[image:1748252775480-656.png]]
371 -
372 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
373 -
374 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
375 -
376 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
377 -
378 -[[image:1748253080318-157.png]]
379 -
380 -== Historique des relocalisations ==
381 -
382 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
383 -
384 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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