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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:31
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À la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisations
1 +Gérer les relocalisation
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,385 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 -
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 -
13 ->(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 ->(% class="small" %)**Réorganisation** de réserves ou salles​
15 ->(% class="small" %)**Corrections d’emplacements erronés ou manquants​**
16 ->(% class="small" %)**Réorganisation interne** (sans logistique complexe)​
17 ->(% class="small" %)**Préparation au récolement** (emplacement manquant ou obsolète)​
18 ->(% class="small" %)**Déménagement** interne **non structuré** (pas besoin de planifier)​
19 ->(% class="small" %)**Ajout rétrospectif**
20 -
21 ->(% class="small" %)Cas spécifiques :​
22 ->
23 -> (% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
24 -> (% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
25 -> (% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
26 -
27 -
28 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
29 -
30 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
31 -
32 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
33 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
34 -
35 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
36 -
37 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
38 -
39 -=== Quand l’utiliser ? ===
40 -
41 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
42 -
43 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
44 -
45 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
46 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
47 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
48 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
49 -
50 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
51 -
52 -=== Quand l’utiliser ? ===
53 -
54 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
55 -
56 -Il s’impose dans les cas suivants :
57 -
58 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
59 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
60 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
61 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
62 -
63 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
64 -
65 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
66 -
67 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
68 -**Critère​**
69 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
70 -**Relocalisation​**
71 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
72 -**Évènement (mouvement en régie)​**
73 -)))
74 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
75 -Objectif principal​
76 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
78 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
80 -)))
81 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
82 -Niveau de gestion​
83 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 -Simple, opérationnel (changement de place)​
85 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
87 -)))
88 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
89 -Niveau de détail​
90 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
92 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
94 -)))
95 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
96 -Planification​
97 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 -Non (action immédiate)​
99 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
101 -)))
102 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
103 -Suivi de l’historique​
104 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 -Historique des emplacements (table des récolements)​
106 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
108 -)))
109 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
110 -Impact sur l’emplacement du bien​
111 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
113 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
115 -)))
116 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
117 -Utilisé pour​
118 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
120 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
122 -)))
123 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
124 -Personnes concernées​
125 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
127 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
129 -)))
130 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 -Partage d’information​
132 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
134 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
136 -)))
137 -
138 -== Exemples de cas d'usages ==
139 -
140 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
141 -
142 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
143 -**Situation​**
144 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
145 -**Relocalisation​**
146 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
147 -**Évènement + Mouvement​**
148 -)))
149 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
150 -Déplacement ponctuel sans formalité​
151 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
153 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 -❌ Trop lourd, non adapté​
155 -)))
156 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
157 -Correction d’emplacement​
158 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
160 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 -❌​
162 -)))
163 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
164 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
165 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 -✅ (sans historisation complexe)​
167 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -❌​
169 -)))
170 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
172 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
174 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
176 -)))
177 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
179 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 -❌ Non conforme pour traçabilité​
181 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
183 -)))
184 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 -Expositions permanentes​
186 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
188 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
190 -)))
191 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
193 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
195 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
197 -)))
198 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
200 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
202 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
204 -)))
205 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
207 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
209 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
211 -)))
212 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 -Chantier des collections / Post-récolement​
214 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
216 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
218 -)))
219 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 -Transfert entre sites / entre réserves​
221 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 -❌ Risque de perte de traçabilité​
223 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
225 -)))
226 -
227 -= Re localiser des biens =
228 -
229 -= Relocaliser des colis =
230 -
231 -= Relocaliser des matériels =
232 -
233 -
234 -(((
235 -
236 -
237 -
238 -
239 -)))
240 -)))|(% style="width:300px" %)(((
241 -(% class="box" %)
242 -(((
243 -**Sommaire**
244 -
245 -
246 -)))
247 -
248 -(% class="box" %)
249 -(((
250 -**Aller plus loin **
251 -
252 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
253 -)))
254 -
255 -(% class="box" %)
256 -(((
257 -**Icônes principales**
258 -
259 -
260 -)))
261 -)))
262 -
263 -
264 -
265 -
266 -
267 -
268 -
269 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
270 -
271 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
272 -
273 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
274 -
275 -[[image:1722417575911-284.png]]
276 -
277 -[[image:1722418241660-648.png]]
278 -
279 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
280 -
281 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
282 -
283 -[[image:1722418460530-128.png]]
284 -
285 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
286 -
287 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
288 -
289 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
290 -
291 -[[image:1722418365150-666.png]]
292 -
293 -== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
294 -
295 -Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
296 -
297 -Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
298 -
299 -Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
300 -
301 -[[image:1722429463460-776.png]]
302 -
303 -La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
304 -
305 -[[image:1722429610220-518.png]]
306 -
307 -Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
308 -
309 -Cliquer sur suivant.
310 -
311 -[[image:1722429707035-848.png]]
312 -
313 -Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
314 -
315 -* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
316 -* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
317 -
318 -Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
319 -
320 -[[image:1722430014066-512.png]]
321 -
322 -Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
323 -
324 -Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
325 -
326 -[[image:1722430110755-684.png]]
327 -
328 -L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
329 -
330 -
331 -(% class="box infomessage" %)
332 -(((
333 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
334 -
335 -* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
336 -* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
337 -
338 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
339 -)))
340 -
341 -[[image:1722430794731-330.png]]
342 -
343 -Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
344 -
345 -
346 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
347 -
348 -
349 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
350 -
351 -* Relocalisation sur les biens
352 -* Relocalisation via les paniers
353 -* Relocalisation via les emplacements
354 -
355 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
356 -
357 -== Relocaliser des biens ==
358 -
359 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
360 -
361 -[[image:1748252901225-736.png]]
362 -
363 -[[image:1748252928447-170.png]]
364 -
365 -== Relocaliser via les paniers ==
366 -
367 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
368 -
369 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
370 -
371 -[[image:1748252775480-656.png]]
372 -
373 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
374 -
375 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
376 -
377 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
378 -
379 -[[image:1748253080318-157.png]]
380 -
381 -== Historique des relocalisations ==
382 -
383 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
384 -
385 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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