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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 20.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:29
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À la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisations
1 +Gérer les relocalisation
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,380 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 -
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 -
13 ->(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 ->(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 ->(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
16 ->(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
17 ->(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
18 ->(% class="small" %)Première localisation des biens à leur arrivée au musée​
19 ->(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
20 ->(% class="small" %)Ajout rétrospectif
21 -
22 -
23 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
24 -
25 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
26 -
27 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
28 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
29 -
30 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
31 -
32 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
33 -
34 -=== Quand l’utiliser ? ===
35 -
36 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
37 -
38 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
39 -
40 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
41 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
42 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
43 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
44 -
45 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
46 -
47 -=== Quand l’utiliser ? ===
48 -
49 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
50 -
51 -Il s’impose dans les cas suivants :
52 -
53 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
54 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
55 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
56 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
57 -
58 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
59 -
60 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
61 -
62 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
63 -**Critère​**
64 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
65 -**Relocalisation​**
66 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
67 -**Évènement (mouvement en régie)​**
68 -)))
69 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
70 -Objectif principal​
71 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
73 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
75 -)))
76 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 -Niveau de gestion​
78 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 -Simple, opérationnel (changement de place)​
80 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
82 -)))
83 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 -Niveau de détail​
85 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
87 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
89 -)))
90 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 -Planification​
92 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 -Non (action immédiate)​
94 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
96 -)))
97 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 -Suivi de l’historique​
99 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 -Historique des emplacements (table des récolements)​
101 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
103 -)))
104 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 -Impact sur l’emplacement du bien​
106 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
108 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
110 -)))
111 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 -Utilisé pour​
113 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
115 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
117 -)))
118 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 -Personnes concernées​
120 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
122 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
124 -)))
125 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 -Partage d’information​
127 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
129 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
131 -)))
132 -
133 -== Exemples de cas d'usages ==
134 -
135 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
136 -
137 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
138 -**Situation​**
139 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
140 -**Relocalisation​**
141 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
142 -**Évènement + Mouvement​**
143 -)))
144 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 -Déplacement ponctuel sans formalité​
146 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
148 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 -❌ Trop lourd, non adapté​
150 -)))
151 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 -Correction d’emplacement​
153 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
155 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 -❌​
157 -)))
158 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
160 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 -✅ (sans historisation complexe)​
162 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 -❌​
164 -)))
165 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
167 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
171 -)))
172 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
174 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 -❌ Non conforme pour traçabilité​
176 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
178 -)))
179 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 -Expositions permanentes​
181 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
183 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
185 -)))
186 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
188 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
190 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
192 -)))
193 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
195 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
197 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
199 -)))
200 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
202 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
204 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
206 -)))
207 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 -Chantier des collections / Post-récolement​
209 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
211 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
213 -)))
214 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 -Transfert entre sites / entre réserves​
216 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 -❌ Risque de perte de traçabilité​
218 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
220 -)))
221 -
222 -= Re localiser des biens =
223 -
224 -= Relocaliser des colis =
225 -
226 -= Relocaliser des matériels =
227 -
228 -
229 -(((
230 -
231 -
232 -
233 -
234 -)))
235 -)))|(% style="width:300px" %)(((
236 -(% class="box" %)
237 -(((
238 -**Sommaire**
239 -
240 -
241 -)))
242 -
243 -(% class="box" %)
244 -(((
245 -**Aller plus loin **
246 -
247 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
248 -)))
249 -
250 -(% class="box" %)
251 -(((
252 -**Icônes principales**
253 -
254 -
255 -)))
256 -)))
257 -
258 -
259 -
260 -
261 -
262 -
263 -
264 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
265 -
266 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
267 -
268 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
269 -
270 -[[image:1722417575911-284.png]]
271 -
272 -[[image:1722418241660-648.png]]
273 -
274 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
275 -
276 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
277 -
278 -[[image:1722418460530-128.png]]
279 -
280 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
281 -
282 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
283 -
284 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
285 -
286 -[[image:1722418365150-666.png]]
287 -
288 -== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
289 -
290 -Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
291 -
292 -Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
293 -
294 -Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
295 -
296 -[[image:1722429463460-776.png]]
297 -
298 -La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
299 -
300 -[[image:1722429610220-518.png]]
301 -
302 -Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
303 -
304 -Cliquer sur suivant.
305 -
306 -[[image:1722429707035-848.png]]
307 -
308 -Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
309 -
310 -* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
311 -* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
312 -
313 -Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
314 -
315 -[[image:1722430014066-512.png]]
316 -
317 -Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
318 -
319 -Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
320 -
321 -[[image:1722430110755-684.png]]
322 -
323 -L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
324 -
325 -
326 -(% class="box infomessage" %)
327 -(((
328 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
329 -
330 -* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
331 -* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
332 -
333 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
334 -)))
335 -
336 -[[image:1722430794731-330.png]]
337 -
338 -Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
339 -
340 -
341 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
342 -
343 -
344 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
345 -
346 -* Relocalisation sur les biens
347 -* Relocalisation via les paniers
348 -* Relocalisation via les emplacements
349 -
350 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
351 -
352 -== Relocaliser des biens ==
353 -
354 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
355 -
356 -[[image:1748252901225-736.png]]
357 -
358 -[[image:1748252928447-170.png]]
359 -
360 -== Relocaliser via les paniers ==
361 -
362 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
363 -
364 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
365 -
366 -[[image:1748252775480-656.png]]
367 -
368 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
369 -
370 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
371 -
372 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
373 -
374 -[[image:1748253080318-157.png]]
375 -
376 -== Historique des relocalisations ==
377 -
378 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
379 -
380 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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