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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:51
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À la version 27.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,8 +1,279 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
1 1  
7 +)))
2 2  
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
3 3  
4 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence =
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
5 5  
13 +>(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
16 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
17 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
18 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
19 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
20 +
21 +>(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
22 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
23 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
24 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
25 +
26 +(% class="box successmessage" %)
27 +(((
28 +Bonnes pratiques :
29 +
30 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
31 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
32 +)))
33 +
34 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
35 +
36 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
37 +
38 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
39 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
40 +
41 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
42 +
43 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
44 +
45 +=== Quand l’utiliser ? ===
46 +
47 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
48 +
49 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
50 +
51 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
52 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
53 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
54 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
55 +
56 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
57 +
58 +=== Quand l’utiliser ? ===
59 +
60 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
61 +
62 +Il s’impose dans les cas suivants :
63 +
64 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
65 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
66 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
67 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
68 +
69 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
70 +
71 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
72 +
73 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
74 +**Critère​**
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 +**Relocalisation​**
77 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
78 +**Évènement (mouvement en régie)​**
79 +)))
80 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 +Objectif principal​
82 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
84 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
86 +)))
87 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 +Niveau de gestion​
89 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 +Simple, opérationnel (changement de place)​
91 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
93 +)))
94 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 +Niveau de détail​
96 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
98 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
100 +)))
101 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 +Planification​
103 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 +Non (action immédiate)​
105 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
107 +)))
108 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +Suivi de l’historique​
110 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 +Historique des emplacements (table des récolements)​
112 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
114 +)))
115 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Impact sur l’emplacement du bien​
117 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
119 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
121 +)))
122 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +Utilisé pour​
124 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
126 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
128 +)))
129 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +Personnes concernées​
131 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
133 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
135 +)))
136 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 +Partage d’information​
138 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
140 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
142 +)))
143 +
144 +== Exemples de cas d'usages ==
145 +
146 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
147 +
148 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
149 +**Situation​**
150 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 +**Relocalisation​**
152 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
153 +**Évènement + Mouvement​**
154 +)))
155 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 +Déplacement ponctuel sans formalité​
157 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
159 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 +❌ Trop lourd, non adapté​
161 +)))
162 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +Correction d’emplacement​
164 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
166 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 +❌​
168 +)))
169 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
171 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 +✅ (sans historisation complexe)​
173 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 +❌​
175 +)))
176 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
178 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
180 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
182 +)))
183 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
185 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 +❌ Non conforme pour traçabilité​
187 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
189 +)))
190 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +Expositions permanentes​
192 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
194 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
196 +)))
197 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
199 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
201 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
203 +)))
204 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
206 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
208 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
210 +)))
211 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
213 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
215 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
217 +)))
218 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +Chantier des collections / Post-récolement​
220 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
222 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
224 +)))
225 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 +Transfert entre sites / entre réserves​
227 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 +❌ Risque de perte de traçabilité​
229 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
231 +)))
232 +
233 += Re localiser des biens =
234 +
235 += Relocaliser des colis =
236 +
237 += Relocaliser des matériels =
238 +
239 +
240 +(((
241 +
242 +
243 +
244 +
245 +)))
246 +)))|(% style="width:300px" %)(((
247 +(% class="box" %)
248 +(((
249 +**Sommaire**
250 +
251 +
252 +)))
253 +
254 +(% class="box" %)
255 +(((
256 +**Aller plus loin **
257 +
258 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
259 +)))
260 +
261 +(% class="box" %)
262 +(((
263 +**Icônes principales**
264 +
265 +
266 +)))
267 +)))
268 +
269 +
270 +
271 +
272 +
273 +
274 +
275 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
276 +
6 6  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
7 7  
8 8  Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
... ... @@ -62,23 +62,15 @@
62 62  
63 63  L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
64 64  
65 -(% class="box" %)
336 +
337 +(% class="box infomessage" %)
66 66  (((
67 67  Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
68 -)))
69 69  
70 -* (% class="box" %)
71 -(((
72 - indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
73 -)))
74 -* (% class="box" %)
75 -(((
76 - indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
77 -)))
341 +* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
342 +* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
78 78  
79 -(% class="box" %)
80 -(((
81 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                                                                                                                                                 
344 +Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
82 82  )))
83 83  
84 84  [[image:1722430794731-330.png]]
... ... @@ -86,5 +86,43 @@
86 86  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
87 87  
88 88  
352 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
89 89  
90 -
354 +
355 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
356 +
357 +* Relocalisation sur les biens
358 +* Relocalisation via les paniers
359 +* Relocalisation via les emplacements
360 +
361 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
362 +
363 +== Relocaliser des biens ==
364 +
365 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
366 +
367 +[[image:1748252901225-736.png]]
368 +
369 +[[image:1748252928447-170.png]]
370 +
371 +== Relocaliser via les paniers ==
372 +
373 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
374 +
375 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
376 +
377 +[[image:1748252775480-656.png]]
378 +
379 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
380 +
381 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
382 +
383 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
384 +
385 +[[image:1748253080318-157.png]]
386 +
387 +== Historique des relocalisations ==
388 +
389 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
390 +
391 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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Contenu
1748252901225-736.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1748252928447-170.png
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1 +XWiki.DBA
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1748253080318-157.png
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