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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 19.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:29
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À la version 46.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 13:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -8,55 +8,66 @@
8 8  
9 9  = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 10  
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12 12  
13 ->(% class="small" %)Cas d'usages courants :
14 -> (% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 ->
16 -> (% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
17 ->
18 -> (% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
19 -> (% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
20 -> (% class="small" %)Première localisation des biens à leur arrivée au musée​
21 -> (% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
22 -> (% class="small" %)Ajout rétrospectif
13 +Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
23 23  
15 +La relocalisation peut être effectuée :​
24 24  
25 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
17 +* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 +* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 +** une recherche​
20 +** un panier​
21 +** un emplacement​
22 +* Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 +* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
26 26  
27 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
25 +== Caractéristiques principales ==
28 28  
29 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
30 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
27 +* Action simple et rapide​
28 +* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 +* Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 +* Ne crée pas de document logistique​
31 +* Historisation automatique de chaque modification​
31 31  
32 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
33 +== Avantages​ ==
33 33  
34 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
35 +* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 +* Historique consultable à tout moment​
37 +* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 +* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
35 35  
36 -=== Quand l’utiliser ? ===
40 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
41 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
37 37  
38 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
48 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
49 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
39 39  
40 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
53 +(% class="box successmessage" %)
54 +(((
55 +Bonnes pratiques :
41 41  
42 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
43 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
44 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
45 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
57 +* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 +)))
46 46  
47 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
62 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
48 48  
49 -=== Quand l’utiliser ? ===
64 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
50 50  
51 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
66 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
52 52  
53 -Il s’impose dans les cas suivants :
69 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
54 54  
55 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
56 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
57 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
58 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
59 -
60 60  == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
61 61  
62 62  Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
... ... @@ -132,7 +132,7 @@
132 132  Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
133 133  )))
134 134  
135 -== Exemples de cas d'usages ==
146 +== Exemples d'usages ==
136 136  
137 137  Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
138 138  
... ... @@ -221,13 +221,49 @@
221 221  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
222 222  )))
223 223  
224 -= Re localiser des biens =
235 += Re-localiser des biens =
225 225  
226 -= Relocaliser des colis =
237 +== Re-localiser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
227 227  
228 -= Relocaliser des matériels =
239 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
229 229  
241 +== Re-localiser un bien en lot ==
230 230  
243 +=== Depuis une recherche ===
244 +
245 +=== Depuis un panier ===
246 +
247 +=== Depuis un emplacement ===
248 +
249 +== Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
250 +
251 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
252 +
253 +Toutes les relocalisation de biens effectuées dans Flora sont regroupées dans une table dédiée.
254 +
255 +Pour y accéder :
256 +
257 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
258 +1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Constats d’état**.
259 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
260 +
261 += Re-localiser des colis =
262 +
263 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
264 +
265 +== Re-localiser un colis depuis sa notice ==
266 +
267 +== Re-localiser des colis en lot ==
268 +
269 += Re-localiser des matériels =
270 +
271 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
272 +
273 +== Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
274 +
275 +== Re-localiser des matériels en lot ==
276 +
277 +
231 231  (((
232 232  
233 233  
... ... @@ -239,6 +239,7 @@
239 239  (((
240 240  **Sommaire**
241 241  
289 +
242 242  
243 243  )))
244 244  
... ... @@ -246,7 +246,11 @@
246 246  (((
247 247  **Aller plus loin **
248 248  
297 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
249 249  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
299 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
300 +
301 +* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
250 250  )))
251 251  
252 252  (% class="box" %)
... ... @@ -253,7 +253,11 @@
253 253  (((
254 254  **Icônes principales**
255 255  
308 +* [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
256 256  
310 +* [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence 
311 +
312 +* [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
257 257  )))
258 258  )))
259 259  
... ... @@ -263,30 +263,7 @@
263 263  
264 264  
265 265  
266 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
267 267  
268 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
269 -
270 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
271 -
272 -[[image:1722417575911-284.png]]
273 -
274 -[[image:1722418241660-648.png]]
275 -
276 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
277 -
278 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
279 -
280 -[[image:1722418460530-128.png]]
281 -
282 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
283 -
284 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
285 -
286 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
287 -
288 -[[image:1722418365150-666.png]]
289 -
290 290  == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
291 291  
292 292  Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
1754478640662-549.png
Auteur
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