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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 19.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:29
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À la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisations
1 +Gérer les relocalisation
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,382 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 -
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 -
13 ->(% class="small" %)Cas d'usages courants :
14 -> (% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 ->
16 -> (% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
17 ->
18 -> (% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
19 -> (% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
20 -> (% class="small" %)Première localisation des biens à leur arrivée au musée​
21 -> (% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
22 -> (% class="small" %)Ajout rétrospectif
23 -
24 -
25 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
26 -
27 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
28 -
29 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
30 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
31 -
32 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
33 -
34 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
35 -
36 -=== Quand l’utiliser ? ===
37 -
38 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
39 -
40 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
41 -
42 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
43 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
44 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
45 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
46 -
47 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
48 -
49 -=== Quand l’utiliser ? ===
50 -
51 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
52 -
53 -Il s’impose dans les cas suivants :
54 -
55 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
56 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
57 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
58 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
59 -
60 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
61 -
62 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
63 -
64 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
65 -**Critère​**
66 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
67 -**Relocalisation​**
68 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
69 -**Évènement (mouvement en régie)​**
70 -)))
71 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 -Objectif principal​
73 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
75 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
77 -)))
78 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 -Niveau de gestion​
80 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 -Simple, opérationnel (changement de place)​
82 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
84 -)))
85 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 -Niveau de détail​
87 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
89 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
91 -)))
92 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 -Planification​
94 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 -Non (action immédiate)​
96 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
98 -)))
99 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 -Suivi de l’historique​
101 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 -Historique des emplacements (table des récolements)​
103 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
105 -)))
106 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 -Impact sur l’emplacement du bien​
108 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
110 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
112 -)))
113 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Utilisé pour​
115 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
117 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
119 -)))
120 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 -Personnes concernées​
122 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
124 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
126 -)))
127 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 -Partage d’information​
129 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
131 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
133 -)))
134 -
135 -== Exemples de cas d'usages ==
136 -
137 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
138 -
139 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
140 -**Situation​**
141 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
142 -**Relocalisation​**
143 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
144 -**Évènement + Mouvement​**
145 -)))
146 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 -Déplacement ponctuel sans formalité​
148 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
150 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 -❌ Trop lourd, non adapté​
152 -)))
153 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 -Correction d’emplacement​
155 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
157 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 -❌​
159 -)))
160 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
162 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 -✅ (sans historisation complexe)​
164 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 -❌​
166 -)))
167 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
171 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
173 -)))
174 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
176 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 -❌ Non conforme pour traçabilité​
178 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
180 -)))
181 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 -Expositions permanentes​
183 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
185 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
187 -)))
188 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
190 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
192 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
194 -)))
195 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
197 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
199 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
201 -)))
202 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
204 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
206 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
208 -)))
209 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 -Chantier des collections / Post-récolement​
211 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
213 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
215 -)))
216 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 -Transfert entre sites / entre réserves​
218 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 -❌ Risque de perte de traçabilité​
220 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
222 -)))
223 -
224 -= Re localiser des biens =
225 -
226 -= Relocaliser des colis =
227 -
228 -= Relocaliser des matériels =
229 -
230 -
231 -(((
232 -
233 -
234 -
235 -
236 -)))
237 -)))|(% style="width:300px" %)(((
238 -(% class="box" %)
239 -(((
240 -**Sommaire**
241 -
242 -
243 -)))
244 -
245 -(% class="box" %)
246 -(((
247 -**Aller plus loin **
248 -
249 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
250 -)))
251 -
252 -(% class="box" %)
253 -(((
254 -**Icônes principales**
255 -
256 -
257 -)))
258 -)))
259 -
260 -
261 -
262 -
263 -
264 -
265 -
266 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
267 -
268 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
269 -
270 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
271 -
272 -[[image:1722417575911-284.png]]
273 -
274 -[[image:1722418241660-648.png]]
275 -
276 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
277 -
278 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
279 -
280 -[[image:1722418460530-128.png]]
281 -
282 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
283 -
284 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
285 -
286 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
287 -
288 -[[image:1722418365150-666.png]]
289 -
290 -== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
291 -
292 -Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
293 -
294 -Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
295 -
296 -Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
297 -
298 -[[image:1722429463460-776.png]]
299 -
300 -La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
301 -
302 -[[image:1722429610220-518.png]]
303 -
304 -Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
305 -
306 -Cliquer sur suivant.
307 -
308 -[[image:1722429707035-848.png]]
309 -
310 -Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
311 -
312 -* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
313 -* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
314 -
315 -Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
316 -
317 -[[image:1722430014066-512.png]]
318 -
319 -Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
320 -
321 -Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
322 -
323 -[[image:1722430110755-684.png]]
324 -
325 -L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
326 -
327 -
328 -(% class="box infomessage" %)
329 -(((
330 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
331 -
332 -* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
333 -* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
334 -
335 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
336 -)))
337 -
338 -[[image:1722430794731-330.png]]
339 -
340 -Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
341 -
342 -
343 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
344 -
345 -
346 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
347 -
348 -* Relocalisation sur les biens
349 -* Relocalisation via les paniers
350 -* Relocalisation via les emplacements
351 -
352 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
353 -
354 -== Relocaliser des biens ==
355 -
356 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
357 -
358 -[[image:1748252901225-736.png]]
359 -
360 -[[image:1748252928447-170.png]]
361 -
362 -== Relocaliser via les paniers ==
363 -
364 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
365 -
366 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
367 -
368 -[[image:1748252775480-656.png]]
369 -
370 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
371 -
372 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
373 -
374 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
375 -
376 -[[image:1748253080318-157.png]]
377 -
378 -== Historique des relocalisations ==
379 -
380 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
381 -
382 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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