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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:27
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À la version 48.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 13:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -6,54 +6,68 @@
6 6  
7 7  )))
8 8  
9 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 10  
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12 12  
13 ->(% class="small" %)Cas d'usages courants :
14 -> (% class="small" %)Réorganisation interne des **réserves**, **salles**, ou espaces de conservation ;
15 -> (% class="small" %)**Correction** d’un emplacement mal saisi ou manquant ;
16 -> (% class="small" %)**Déménagement interne** sans logistique complexe ni planification ;
17 -> (% class="small" %)**Ajout rétrospectif** d’une localisation initiale pour un bien arrivé au musée ;
18 -> (% class="small" %)**Préparation à une campagne de récolement** (positionner des biens non localisés ou mal localisés) ;
19 -> (% class="small" %)**Relocalisation après radiation**, pour assurer la traçabilité finale (ex. : //Détruit//, //Cédé//, //Restitué//…).
13 +Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
20 20  
15 +La relocalisation peut être effectuée :​
21 21  
22 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
17 +* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 +* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 +** une recherche​
20 +** un panier​
21 +** un emplacement​
22 +* Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 +* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
23 23  
24 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
25 +== Caractéristiques principales ==
25 25  
26 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
27 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
27 +* Action simple et rapide​
28 +* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 +* Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 +* Ne crée pas de document logistique​
31 +* Historisation automatique de chaque modification​
28 28  
29 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
33 +== Avantages​ ==
30 30  
31 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
35 +* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 +* Historique consultable à tout moment​
37 +* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 +* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
32 32  
33 -=== Quand l’utiliser ? ===
40 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
41 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
34 34  
35 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
48 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
49 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
36 36  
37 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
53 +(% class="box successmessage" %)
54 +(((
55 +Bonnes pratiques :
38 38  
39 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
40 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
41 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
42 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
57 +* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 +)))
43 43  
44 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
62 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
45 45  
46 -=== Quand l’utiliser ? ===
64 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
47 47  
48 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
66 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
49 49  
50 -Il s’impose dans les cas suivants :
69 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
51 51  
52 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
53 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
54 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
55 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
56 -
57 57  == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
58 58  
59 59  Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
... ... @@ -129,7 +129,7 @@
129 129  Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
130 130  )))
131 131  
132 -== Exemples de cas d'usages ==
146 +== Exemples d'usages ==
133 133  
134 134  Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
135 135  
... ... @@ -218,13 +218,66 @@
218 218  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
219 219  )))
220 220  
221 -= Re localiser des biens =
235 += Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels =
222 222  
223 -= Relocaliser des colis =
237 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
224 224  
225 -= Relocaliser des matériels =
239 +Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la cohérence logistique et documentaire entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.​
226 226  
241 +La fonctionnalité de relocalisation groupée permet ainsi de :​
227 227  
243 +* Gagner du temps en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;​
244 +* Préserver la cohérence des localisations entre les entités liées ;​
245 +* Limiter les erreurs de traçabilité ou les oublis de mise à jour ;​
246 +* Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation entre le bien et ses éléments connexes.​
247 +
248 +Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.
249 +
250 +== Re-localiser un bien ==
251 +
252 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
253 +
254 +
255 +== Re-localiser des biens en lot ==
256 +
257 +=== Depuis une recherche ===
258 +
259 +=== Depuis un panier ===
260 +
261 +=== Depuis un emplacement ===
262 +
263 +== Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
264 +
265 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
266 +
267 +Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont regroupées dans une table dédiée.
268 +
269 +Pour y accéder :
270 +
271 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
272 +1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Hist.relocalisation**.
273 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).
274 +
275 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser **~> **Hist. Relocalisation**//>>image:1754479122519-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 +
277 +
278 += Re-localiser des colis =
279 +
280 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
281 +
282 +== Re-localiser un colis depuis sa notice ==
283 +
284 +== Re-localiser des colis en lot ==
285 +
286 += Re-localiser des matériels =
287 +
288 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
289 +
290 +== Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
291 +
292 +== Re-localiser des matériels en lot ==
293 +
294 +
228 228  (((
229 229  
230 230  
... ... @@ -236,6 +236,7 @@
236 236  (((
237 237  **Sommaire**
238 238  
306 +
239 239  
240 240  )))
241 241  
... ... @@ -243,7 +243,11 @@
243 243  (((
244 244  **Aller plus loin **
245 245  
314 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
246 246  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
316 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
317 +
318 +* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
247 247  )))
248 248  
249 249  (% class="box" %)
... ... @@ -250,7 +250,11 @@
250 250  (((
251 251  **Icônes principales**
252 252  
325 +* [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
253 253  
327 +* [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence 
328 +
329 +* [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
254 254  )))
255 255  )))
256 256  
... ... @@ -260,30 +260,7 @@
260 260  
261 261  
262 262  
263 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
264 264  
265 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
266 -
267 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
268 -
269 -[[image:1722417575911-284.png]]
270 -
271 -[[image:1722418241660-648.png]]
272 -
273 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
274 -
275 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
276 -
277 -[[image:1722418460530-128.png]]
278 -
279 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
280 -
281 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
282 -
283 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
284 -
285 -[[image:1722418365150-666.png]]
286 -
287 287  == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
288 288  
289 289  Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
... ... @@ -372,8 +372,6 @@
372 372  
373 373  [[image:1748253080318-157.png]]
374 374  
375 -== Historique des relocalisations ==
428 +
376 376  
377 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
378 -
379 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
430 +
1754478640662-549.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1 +5.1 KB
Contenu
1754478670451-230.png
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1 +XWiki.DBA
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1 +XWiki.DBA
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Auteur
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1 +XWiki.DBA
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