Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:27
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisations
1 +Gérer les relocalisation
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,379 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 -
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 -
13 ->(% class="small" %)Cas d'usages courants :
14 -> (% class="small" %)Réorganisation interne des **réserves**, **salles**, ou espaces de conservation ;
15 -> (% class="small" %)**Correction** d’un emplacement mal saisi ou manquant ;
16 -> (% class="small" %)**Déménagement interne** sans logistique complexe ni planification ;
17 -> (% class="small" %)**Ajout rétrospectif** d’une localisation initiale pour un bien arrivé au musée ;
18 -> (% class="small" %)**Préparation à une campagne de récolement** (positionner des biens non localisés ou mal localisés) ;
19 -> (% class="small" %)**Relocalisation après radiation**, pour assurer la traçabilité finale (ex. : //Détruit//, //Cédé//, //Restitué//…).
20 -
21 -
22 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
23 -
24 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
25 -
26 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
27 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
28 -
29 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
30 -
31 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
32 -
33 -=== Quand l’utiliser ? ===
34 -
35 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
36 -
37 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
38 -
39 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
40 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
41 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
42 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
43 -
44 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
45 -
46 -=== Quand l’utiliser ? ===
47 -
48 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
49 -
50 -Il s’impose dans les cas suivants :
51 -
52 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
53 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
54 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
55 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
56 -
57 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
58 -
59 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
60 -
61 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
62 -**Critère​**
63 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
64 -**Relocalisation​**
65 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
66 -**Évènement (mouvement en régie)​**
67 -)))
68 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 -Objectif principal​
70 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
71 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
72 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
73 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
74 -)))
75 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 -Niveau de gestion​
77 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 -Simple, opérationnel (changement de place)​
79 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
81 -)))
82 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 -Niveau de détail​
84 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
86 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
87 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
88 -)))
89 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 -Planification​
91 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 -Non (action immédiate)​
93 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
95 -)))
96 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 -Suivi de l’historique​
98 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 -Historique des emplacements (table des récolements)​
100 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
102 -)))
103 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 -Impact sur l’emplacement du bien​
105 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
107 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
109 -)))
110 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 -Utilisé pour​
112 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
114 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
116 -)))
117 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 -Personnes concernées​
119 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
121 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
123 -)))
124 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 -Partage d’information​
126 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
128 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
130 -)))
131 -
132 -== Exemples de cas d'usages ==
133 -
134 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
135 -
136 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
137 -**Situation​**
138 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
139 -**Relocalisation​**
140 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
141 -**Évènement + Mouvement​**
142 -)))
143 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 -Déplacement ponctuel sans formalité​
145 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
146 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
147 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
148 -❌ Trop lourd, non adapté​
149 -)))
150 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 -Correction d’emplacement​
152 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
153 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
154 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
155 -❌​
156 -)))
157 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
159 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 -✅ (sans historisation complexe)​
161 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 -❌​
163 -)))
164 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
166 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
168 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
170 -)))
171 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
173 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 -❌ Non conforme pour traçabilité​
175 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
177 -)))
178 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 -Expositions permanentes​
180 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
182 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
184 -)))
185 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
187 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
189 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
191 -)))
192 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
194 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
196 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
198 -)))
199 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
201 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
203 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
205 -)))
206 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 -Chantier des collections / Post-récolement​
208 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
210 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
212 -)))
213 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 -Transfert entre sites / entre réserves​
215 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 -❌ Risque de perte de traçabilité​
217 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
219 -)))
220 -
221 -= Re localiser des biens =
222 -
223 -= Relocaliser des colis =
224 -
225 -= Relocaliser des matériels =
226 -
227 -
228 -(((
229 -
230 -
231 -
232 -
233 -)))
234 -)))|(% style="width:300px" %)(((
235 -(% class="box" %)
236 -(((
237 -**Sommaire**
238 -
239 -
240 -)))
241 -
242 -(% class="box" %)
243 -(((
244 -**Aller plus loin **
245 -
246 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
247 -)))
248 -
249 -(% class="box" %)
250 -(((
251 -**Icônes principales**
252 -
253 -
254 -)))
255 -)))
256 -
257 -
258 -
259 -
260 -
261 -
262 -
263 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
264 -
265 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
266 -
267 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
268 -
269 -[[image:1722417575911-284.png]]
270 -
271 -[[image:1722418241660-648.png]]
272 -
273 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
274 -
275 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
276 -
277 -[[image:1722418460530-128.png]]
278 -
279 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
280 -
281 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
282 -
283 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
284 -
285 -[[image:1722418365150-666.png]]
286 -
287 -== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
288 -
289 -Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
290 -
291 -Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
292 -
293 -Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
294 -
295 -[[image:1722429463460-776.png]]
296 -
297 -La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
298 -
299 -[[image:1722429610220-518.png]]
300 -
301 -Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
302 -
303 -Cliquer sur suivant.
304 -
305 -[[image:1722429707035-848.png]]
306 -
307 -Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
308 -
309 -* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
310 -* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
311 -
312 -Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
313 -
314 -[[image:1722430014066-512.png]]
315 -
316 -Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
317 -
318 -Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
319 -
320 -[[image:1722430110755-684.png]]
321 -
322 -L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
323 -
324 -
325 -(% class="box infomessage" %)
326 -(((
327 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
328 -
329 -* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
330 -* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
331 -
332 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
333 -)))
334 -
335 -[[image:1722430794731-330.png]]
336 -
337 -Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
338 -
339 -
340 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
341 -
342 -
343 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
344 -
345 -* Relocalisation sur les biens
346 -* Relocalisation via les paniers
347 -* Relocalisation via les emplacements
348 -
349 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
350 -
351 -== Relocaliser des biens ==
352 -
353 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
354 -
355 -[[image:1748252901225-736.png]]
356 -
357 -[[image:1748252928447-170.png]]
358 -
359 -== Relocaliser via les paniers ==
360 -
361 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
362 -
363 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
364 -
365 -[[image:1748252775480-656.png]]
366 -
367 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
368 -
369 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
370 -
371 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
372 -
373 -[[image:1748253080318-157.png]]
374 -
375 -== Historique des relocalisations ==
376 -
377 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
378 -
379 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
1722417575911-284.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -292.7 KB
Contenu
1722418241660-648.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -259.9 KB
Contenu
1722418365150-666.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -224.0 KB
Contenu
1722418460530-128.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -103.8 KB
Contenu
1722429463460-776.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -274.4 KB
Contenu
1722429610220-518.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -210.6 KB
Contenu
1722429707035-848.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -22.9 KB
Contenu
1722429934179-926.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -863 bytes
Contenu
1722429944145-245.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -347 bytes
Contenu
1722430014066-512.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -69.1 KB
Contenu
1722430110755-684.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -16.9 KB
Contenu
1722430473572-913.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -770 bytes
Contenu
1722430550854-967.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -817 bytes
Contenu
1722430794731-330.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -130.7 KB
Contenu
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -208.4 KB
Contenu
1748252901225-736.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -158.7 KB
Contenu
1748252928447-170.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -190.0 KB
Contenu
1748253080318-157.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -212.0 KB
Contenu