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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 15.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:17
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À la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisations
1 +Gérer les relocalisation
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,364 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
10 -
11 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
12 -
13 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
14 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
15 -
16 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
17 -
18 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
19 -
20 -=== Quand l’utiliser ? ===
21 -
22 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
23 -
24 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
25 -
26 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
27 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
28 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
29 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
30 -
31 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
32 -
33 -=== Quand l’utiliser ? ===
34 -
35 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
36 -
37 -Il s’impose dans les cas suivants :
38 -
39 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
40 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
41 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
42 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
43 -
44 -== Récapitulatif ==
45 -
46 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
47 -**Critère​**
48 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
49 -**Relocalisation​**
50 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
51 -**Évènement (mouvement en régie)​**
52 -)))
53 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 -Objectif principal​
55 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
57 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
59 -)))
60 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 -Niveau de gestion​
62 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 -Simple, opérationnel (changement de place)​
64 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
66 -)))
67 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
68 -Niveau de détail​
69 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
70 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
71 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
73 -)))
74 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
75 -Planification​
76 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 -Non (action immédiate)​
78 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
80 -)))
81 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
82 -Suivi de l’historique​
83 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 -Historique des emplacements (table des récolements)​
85 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
87 -)))
88 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
89 -Impact sur l’emplacement du bien​
90 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
92 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
94 -)))
95 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
96 -Utilisé pour​
97 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
99 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
101 -)))
102 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
103 -Personnes concernées​
104 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
106 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
108 -)))
109 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
110 -Partage d’information​
111 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
113 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
115 -)))
116 -
117 -== Cas d'usages ==
118 -
119 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
120 -
121 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
122 -**Situation​**
123 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
124 -**Relocalisation​**
125 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
126 -**Évènement + Mouvement​**
127 -)))
128 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 -Déplacement ponctuel sans formalité​
130 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
132 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 -❌ Trop lourd, non adapté​
134 -)))
135 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 -Correction d’emplacement​
137 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
139 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 -❌​
141 -)))
142 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
144 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 -✅ (sans historisation complexe)​
146 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 -❌​
148 -)))
149 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
150 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
151 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
153 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
155 -)))
156 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
157 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
158 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 -❌ Non conforme pour traçabilité​
160 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
162 -)))
163 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
164 -Expositions permanentes​
165 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
167 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
169 -)))
170 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
172 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
174 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
176 -)))
177 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
179 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
181 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
183 -)))
184 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
186 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
188 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
190 -)))
191 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 -Chantier des collections / Post-récolement​
193 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
195 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
197 -)))
198 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 -Transfert entre sites / entre réserves​
200 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -❌ Risque de perte de traçabilité​
202 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
204 -)))
205 -
206 -= Re localiser des biens =
207 -
208 -= Relocaliser des colis =
209 -
210 -= Relocaliser des matériels =
211 -
212 -
213 -(((
214 -
215 -
216 -
217 -
218 -)))
219 -)))|(% style="width:300px" %)(((
220 -(% class="box" %)
221 -(((
222 -**Sommaire**
223 -
224 -
225 -)))
226 -
227 -(% class="box" %)
228 -(((
229 -**Aller plus loin **
230 -
231 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
232 -)))
233 -
234 -(% class="box" %)
235 -(((
236 -**Icônes principales**
237 -
238 -
239 -)))
240 -)))
241 -
242 -
243 -
244 -
245 -
246 -
247 -
248 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
249 -
250 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
251 -
252 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
253 -
254 -[[image:1722417575911-284.png]]
255 -
256 -[[image:1722418241660-648.png]]
257 -
258 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
259 -
260 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
261 -
262 -[[image:1722418460530-128.png]]
263 -
264 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
265 -
266 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
267 -
268 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
269 -
270 -[[image:1722418365150-666.png]]
271 -
272 -== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
273 -
274 -Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
275 -
276 -Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
277 -
278 -Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
279 -
280 -[[image:1722429463460-776.png]]
281 -
282 -La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
283 -
284 -[[image:1722429610220-518.png]]
285 -
286 -Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
287 -
288 -Cliquer sur suivant.
289 -
290 -[[image:1722429707035-848.png]]
291 -
292 -Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
293 -
294 -* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
295 -* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
296 -
297 -Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
298 -
299 -[[image:1722430014066-512.png]]
300 -
301 -Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
302 -
303 -Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
304 -
305 -[[image:1722430110755-684.png]]
306 -
307 -L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
308 -
309 -
310 -(% class="box infomessage" %)
311 -(((
312 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
313 -
314 -* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
315 -* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
316 -
317 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
318 -)))
319 -
320 -[[image:1722430794731-330.png]]
321 -
322 -Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
323 -
324 -
325 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
326 -
327 -
328 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
329 -
330 -* Relocalisation sur les biens
331 -* Relocalisation via les paniers
332 -* Relocalisation via les emplacements
333 -
334 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
335 -
336 -== Relocaliser des biens ==
337 -
338 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
339 -
340 -[[image:1748252901225-736.png]]
341 -
342 -[[image:1748252928447-170.png]]
343 -
344 -== Relocaliser via les paniers ==
345 -
346 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
347 -
348 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
349 -
350 -[[image:1748252775480-656.png]]
351 -
352 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
353 -
354 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
355 -
356 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
357 -
358 -[[image:1748253080318-157.png]]
359 -
360 -== Historique des relocalisations ==
361 -
362 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
363 -
364 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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