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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:14
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À la version 7.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,250 +4,21 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 -)))
3 +**Sommaire**
8 8  
9 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
5 +{{toc/}}
10 10  
11 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
12 -
13 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
14 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
15 -
16 -Ces deux méthodes répondent à des besoins différents : l’une est **technique et rapide**, l’autre **structurée et métier**.
17 -
18 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
19 -
20 -=== Quand l’utiliser ? ===
21 -
22 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
23 -
24 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
25 -
26 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
27 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
28 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
29 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
30 -
31 -== Évènement + Mouvement : un outil de gestion métier ==
32 -
33 -=== Quand l’utiliser ? ===
34 -
35 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
36 -
37 -Il s’impose dans les cas suivants :
38 -
39 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
40 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
41 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
42 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
43 -
44 -== Récapitulatif ==
45 -
46 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
47 -**Critère​**
48 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
49 -**Relocalisation​**
50 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
51 -**Évènement (mouvement en régie)​**
52 -)))
53 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 -Objectif principal​
55 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
57 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
59 -)))
60 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 -Niveau de gestion​
62 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 -Simple, opérationnel (changement de place)​
64 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
66 -)))
67 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
68 -Niveau de détail​
69 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
70 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
71 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
73 -)))
74 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
75 -Planification​
76 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 -Non (action immédiate)​
78 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
80 -)))
81 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
82 -Suivi de l’historique​
83 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 -Historique des emplacements (table des récolements)​
85 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
87 -)))
88 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
89 -Impact sur l’emplacement du bien​
90 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
92 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
94 -)))
95 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
96 -Utilisé pour​
97 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
99 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
101 -)))
102 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
103 -Personnes concernées​
104 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
106 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
108 -)))
109 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
110 -Partage d’information​
111 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
113 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
115 -)))
116 -
117 -== Cas d'usages ==
118 -
119 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
120 -
121 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
122 -**Situation​**
123 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
124 -**Relocalisation​**
125 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
126 -**Évènement + Mouvement​**
127 -)))
128 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 -Déplacement ponctuel sans formalité​
130 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
132 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 -❌ Trop lourd, non adapté​
134 -)))
135 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 -Correction d’emplacement​
137 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
139 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 -❌​
141 -)))
142 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
144 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 -✅ (sans historisation complexe)​
146 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 -❌​
148 -)))
149 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
150 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
151 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
153 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
155 -)))
156 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
157 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
158 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 -❌ Non conforme pour traçabilité​
160 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
162 -)))
163 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
164 -Expositions permanentes​
165 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
167 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
169 -)))
170 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
172 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
174 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
176 -)))
177 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
179 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
181 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
183 -)))
184 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
186 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
188 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
190 -)))
191 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 -Chantier des collections / Post-récolement​
193 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
195 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
197 -)))
198 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 -Transfert entre sites / entre réserves​
200 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -❌ Risque de perte de traçabilité​
202 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
204 -)))
205 -
206 -= Re localiser des biens =
207 -
208 -= Relocaliser des colis =
209 -
210 -= Relocaliser des matériels =
211 -
212 -
213 -(((
214 214  
215 -
216 -
217 -
218 218  )))
219 -)))|(% style="width:300px" %)(((
220 -(% class="box" %)
221 -(((
222 -**Sommaire**
223 223  
224 -
225 -)))
226 226  
227 -(% class="box" %)
228 -(((
229 -**Aller plus loin **
230 230  
231 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
232 -)))
233 233  
234 -(% class="box" %)
235 -(((
236 -**Icônes principales**
237 237  
238 -
239 -)))
240 -)))
241 241  
242 242  
243 243  
244 244  
245 245  
246 -
247 -
248 248  = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
249 249  
250 250  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.