Modifications pour le document Gérer les relocalisations
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Résumé
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Détails
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- Contenu
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... ... @@ -6,43 +6,72 @@ 6 6 7 7 ))) 8 8 9 -= Relocalisationvs.Évènement : Quand utiliserl’unou l’autre? =9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? = 10 10 11 - DansFlora, deuxoutils permettentdegérer ledéplacement desbiens:11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. 12 12 13 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot, 14 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie. 13 +Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique. 15 15 16 - Cesdeux méthodesrépondent à des besoinsdifférents: l’uneest **technique etrapide**, l’autre**structuréeet métier**.15 +La relocalisation peut être effectuée : 17 17 18 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide == 17 +* Pour un bien unique, directement depuis sa notice 18 +* Pour plusieurs biens en même temps, via : 19 +** une recherche 20 +** un panier 21 +** un emplacement 22 +* Avec ou sans les colis et matériels associés 23 +* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné ») 19 19 20 -== =Quand l’utiliser?===25 +== Caractéristiques principales == 21 21 22 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**. 27 +* Action simple et rapide 28 +* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie 29 +* Ne nécessite ni événement, ni planification 30 +* Ne crée pas de document logistique 31 +* Historisation automatique de chaque modification 23 23 24 - Elleest particulièrementadaptéeauxsituationssuivantes :33 +== Avantages == 25 25 26 -* Correction oumiseà jourd’un **emplacementmalrenseigné**,27 -* **Retourenréserve**aprèsun évènementnon documenté,28 -* **Radiation**oumiseà jourinitialed’unbien,29 -* **Déplacementinterne**sanstiersniformalisation.35 +* Traitement rapide, sans surcharge administrative 36 +* Historique consultable à tout moment 37 +* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives 38 +* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés 30 30 31 -== Évènement + Mouvement : un outil de gestion métier == 40 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :** 41 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles 42 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants 43 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe) 44 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète) 45 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier) 46 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif 32 32 33 -=== Quand l’utiliser ? === 48 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :** 49 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète. 50 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice 51 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps. 34 34 35 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**. 53 +(% class="box successmessage" %) 54 +((( 55 +Bonnes pratiques : 36 36 37 -Il s’impose dans les cas suivants : 57 +* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements. 58 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique 59 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence 60 +))) 38 38 39 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe, 40 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…), 41 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**, 42 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc. 62 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? = 43 43 44 - ==Récapitulatif==64 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens : 45 45 66 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot, 67 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie. 68 + 69 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**. 70 + 71 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison == 72 + 73 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien. 74 + 46 46 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 47 47 **Critère** 48 48 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( ... ... @@ -114,7 +114,7 @@ 114 114 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation 115 115 ))) 116 116 117 -== Cas d'usages ==146 +== Exemples d'usages == 118 118 119 119 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés. 120 120 ... ... @@ -203,144 +203,218 @@ 203 203 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique 204 204 ))) 205 205 206 -= Re localiser des biens =235 += Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels associés = 207 207 208 - =Relocaliserdescolis=237 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49** 209 209 210 - =Relocaliser des matériels=239 +Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la **cohérence logistique et documentaire** entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés. 211 211 241 +La fonctionnalité de **relocalisation groupée** permet ainsi de : 212 212 213 -((( 214 - 243 +* **Gagner du temps **en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ; 244 +* **Préserver la cohérence des localisations** entre les entités liées ; 245 +* **Limiter les erreurs de traçabilité** ou les oublis de mise à jour ; 246 +* **Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation** entre le bien et ses éléments connexes. 215 215 248 +Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition. 216 216 217 - 218 -))) 219 -)))|(% style="width:300px" %)((( 220 -(% class="box" %) 250 +(% class="box infomessage" %) 221 221 ((( 222 -**Sommaire** 223 - 224 - 252 +La relocalisation groupée est disponible **lorsque vous relocalisez un ou plusieurs biens** disposant de colis ou de matériels associés. Flora vous propose alors de déplacer simultanément les éléments liés. 225 225 ))) 226 226 227 -(% class="box" %) 228 -((( 229 -**Aller plus loin ** 255 +== Re-localiser depuis la notice d'un bien == 230 230 231 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]] 257 +La relocalisation peut être effectuée **directement depuis la notice d’un bien, pour corriger un emplacement ou enregistrer un déplacement ponctuel.** Cette méthode rapide et historisée convient particulièrement aux mises à jour individuelles ne nécessitant pas de traitement logistique structuré. 258 + 259 +=== ** **Étapes à suivre === 260 + 261 +1. Cliquez sur l’**icône Historiser/modifier l'emplacement** dans la barre d’outils de la notice du bien à relocaliser. 262 +1. Dans la fenêtre de relocalisation, **renseignez les nouvelles valeurs, **puis cliquez sur le bouton **Re-localiser**. 263 +1. Un message vous informe que des **éléments associés** (colis ou matériels) ont été détectés. Cliquez sur **Suivant** pour continuer. 264 +1. Dans la liste affichée, **sélectionnez les éléments à relocaliser** : 265 +1*. Cochez les colis et matériels à déplacer avec le bien, 266 +1*. Décochez ceux à conserver à leur emplacement actuel. 267 +1. Cliquez à nouveau sur **Suivant**. 268 +1. Un **écran de confirmation** récapitule le nombre de biens, colis et matériels concernés. 269 +Vérifiez le contenu, puis cliquez sur **Oui** pour valider. 270 +1. ((( 271 +Une fois la relocalisation effectuée, retournez sur la notice du bien. 232 232 ))) 233 233 234 -(% class="box" %) 235 -((( 236 -**Icônes principales** 274 +[[//Bouton Historiser/modifier l'emplacement//>>image:1754480676825-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 237 237 238 - 276 + 277 +[[//Renseignement du formulaire de relocalisation //>>image:1754480797559-844.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 278 + 279 + 280 +[[//Détection des colis et des matériels associés au bien//>>image:1754480824481-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 281 + 282 + 283 +[[//Sélection des colis et des matériels à relocaliser avec le bien//>>image:1754480863326-279.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 284 + 285 + 286 +[[//Confirmation du traitement//>>image:1754480888203-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 287 + 288 + 289 +[[//Retour à la notice de bien//>>image:1754480986685-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 290 + 291 + 292 +=== Résultat attendu === 293 + 294 +* Le bien et les éléments cochés sont relocalisés simultanément. 295 +* L’historique de relocalisation est mis à jour automatiquement pour chaque entité. 296 +* Les éventuelles différences de localisation entre le bien et ses éléments sont **signalées visuellement** dans la notice : 297 +** // //[[image:1754478670451-230.png]]// Emplacement de référence différent//, 298 +** [[image:1754478731580-746.png]]// Localisation temporaire différente//. 299 + 300 +[[//Localisation, colis et matériels mis à jour dans la notice du bien//>>image:1754481012299-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 301 + 302 + 303 +== Re-localiser en lot == 304 + 305 +Flora permet également de **relocaliser plusieurs biens en une seule opération, depuis l’espace de travail Gérer.** Cette méthode est idéale pour les réorganisations à grande échelle, les corrections massives ou les déplacements internes sans logistique complexe, tout en assurant l’historisation de chaque bien. 306 + 307 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser**//>>image:1754481796588-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 308 + 309 +=== Depuis une recherche === 310 + 311 +1. ((( 312 +**Accéder au module** 313 + 314 +* Depuis l’espace de travail **Gérer**, ouvrez le menu **Re-localiser**, 315 +* Cliquez sur **Re-localiser des biens**. 239 239 ))) 317 +1. ((( 318 +**Effectuer une recherche** 319 + 320 +* La fenêtre de recherche s’affiche automatiquement. 321 +* Renseignez vos critères (ex. : numéro d'inventaire, type de bien, état...). 322 +* Cliquez sur **Rechercher**. 240 240 ))) 324 +1. ((( 325 +**Sélectionner les biens à relocaliser** 241 241 327 +* Une fois la liste des résultats affichée, **cochez les biens** à relocaliser. 328 +* Vérifiez que la sélection est **complète et cohérente**. 329 +))) 330 +1. **Renseignez les nouvelles valeurs **et cliquez sur** Re-localiser** 331 +1. **Gérer les éléments associés (colis et matériels)** 332 +1*. Si des **colis ou matériels** sont liés à un ou plusieurs biens sélectionnés, une étape vous proposera de les relocaliser également 333 +1*. Sélectionnez les éléments à relocaliser avec les biens, puis cliquez sur **Suivant**. 334 +1. **Valider la relocalisatio**n 335 +1*. Un **écran récapitulatif** s’affiche. 336 +1*. Vérifiez le nombre de biens et d’éléments concernés. 337 +1*. Cliquez sur **Oui** pour confirmer. 242 242 339 +[[//Recherche des biens à relocaliser//>>image:1748252901225-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 243 243 244 244 342 +[[//Sélection de biens à relocaliser et renseignement du formulaire de relocalisation//>>image:1754482993898-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 245 245 246 246 345 +[[//Détection des colis et des matériels associés aux bien//s>>image:1754483407481-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 247 247 248 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien = 249 249 250 - Pourla relocalisation deplusieursbiens,ilestconseillé d'utiliserle[[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permetde relocaliser plusieurs biens enmêmetemps, sur unrésultat derecherche,viales paniers ou vialesemplacements.348 +[[//Sélection des colis et des matériels à relocaliser avec les bien//s>>image:1754483412041-193.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 251 251 252 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien : 253 253 254 -[[image:17 22417575911-284.png]]351 +[[//Confirmation du traitement//>>image:1754483417879-401.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 255 255 256 -[[image:1722418241660-648.png]] 257 257 258 - Si le nom de lapersonneconnectéen'apparaitpaspardéfautdans le champLocalisé par,c'estquele lienentre lanotice Utilisateur etla noticePersonne n'est pas établi([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])354 +[[//Localisation, colis et matériels mis à jour dans la notice du bien//>>image:1754483692291-666.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 259 259 260 - L'affichagedel'historique des localisationsest optimisé dans la noticedu bien :356 +=== Depuis un panier === 261 261 262 -[[image:1722418460530-128.png]] 263 263 264 -== Casparticulier : modifier la localisationdelanoticeparent ==359 +=== Depuis un emplacement === 265 265 266 - Dansl'exempleci-dessous,unemodification unitaire de la localisationd'unenotice parent est effectuée.361 +== Où retrouver les notices de relocalisation ? == 267 267 268 - Attention:celane modifiera pasla localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants,il est conseillé de passer par lemenu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes lesnoticesen même temps.363 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.57** 269 269 270 - [[image:1722418365150-666.png]]365 +Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont enregistrées dans un sous-menu dédié. 271 271 272 - == Relocaliserunbien, ses colis et ses matérielsassociés ==367 +Pour y accéder : 273 273 274 -Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés. 369 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 370 +1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Hist.relocalisation**. 371 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte). 275 275 276 - Pourcela,sepositionnersurla noticed'unbienpossédantdescolisetmatérielsliés.373 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser **~> **Hist. Relocalisation**//>>image:1754479122519-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 277 277 278 -Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation : 279 279 280 - [[image:1722429463460-776.png]]376 += Re-localiser des colis = 281 281 282 - Laméthode de relocalisationresteinchangée. Remplirlesdonnées à modifieret cliquersur Re-localiser.378 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49** 283 283 284 - [[image:1722429610220-518.png]]380 +== Re-localiser un colis depuis sa notice == 285 285 286 - Lorsquel'on clique surRe-localiser,un messageconcernantles colis etmatériels associés au bien apparait.382 +== Re-localiser des colis en lot == 287 287 288 -Cliquer sur suivant. 289 289 290 - [[image:1722429707035-848.png]]385 += Re-localiser des matériels = 291 291 292 - Unefenêtre de sélectionapparaît.Il est possiblede :387 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49** 293 293 294 -* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]] 295 -* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]] 389 +== Re-localiser un matériel depuis sa notice == 296 296 297 - Unefoislasélectioneffectuée, cliquersursuivant.391 +== Re-localiser des matériels en lot == 298 298 299 -[[image:1722430014066-512.png]] 300 300 301 -Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés. 394 +((( 395 + 302 302 303 -Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation. 304 304 305 -[[image:1722430110755-684.png]] 398 + 399 +))) 400 +)))|(% style="width:300px" %)((( 401 +(% class="box" %) 402 +((( 403 +**Sommaire** 306 306 307 -L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit : 405 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 406 +))) 308 308 309 - 310 -(% class="box infomessage" %) 408 +(% class="box" %) 311 311 ((( 312 - Lorsqu'un colis ou un matérieln'estpaslocalisé aumême endroit que le bien, deux icônesindiquerontles informationssuivantes :410 +**Aller plus loin ** 313 313 314 -* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]] 315 -* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]] 412 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]] 413 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]] 414 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]] 415 +* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]] 416 + 417 +* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]] 418 +))) 316 316 317 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice. 420 +(% class="box" %) 421 +((( 422 +**Icônes principales** 423 + 424 +* [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser 425 + 426 +* [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence 427 + 428 +* [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire 318 318 ))) 430 +))) 319 319 320 -[[image:1722430794731-330.png]] 321 321 322 -Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation. 323 323 324 324 325 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer = 326 326 327 327 328 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora : 329 329 330 -* Relocalisation sur les biens 331 -* Relocalisation via les paniers 332 -* Relocalisation via les emplacements 333 333 334 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation. 335 335 336 -== Relocaliser des biens == 337 337 338 - Dansce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.441 + 339 339 340 - [[image:1748252901225-736.png]]443 + 341 341 342 -[[image:1748252928447-170.png]] 343 343 446 + 344 344 == Relocaliser via les paniers == 345 345 346 346 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer. ... ... @@ -357,8 +357,5 @@ 357 357 358 358 [[image:1748253080318-157.png]] 359 359 360 -== Historique des relocalisations == 361 361 362 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens. 363 - 364 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]] 464 +
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