Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07

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modifié par Doriane Bautista
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 10:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,58 +1,168 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Les relocalisations permettent de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien, d’un colis ou d’un matériel **dans Flora, tout en assurant la traçabilité des déplacements internes non planifiés.
7 +
8 +Dans Flora, il est possible de relocaliser :
9 +
10 +* un bien, seul ou avec ses éléments associés (colis, matériels),
11 +* un colis indépendamment d’un bien,
12 +* un matériel scénographique indépendamment d’un bien.
13 +
14 +Elles peuvent être **réalisées de** **manière individuelle** depuis la notice concernée,** ou** **en lot** à partir d’une recherche, d’un panier ou d’un emplacement.
7 7  )))
8 8  
9 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
17 += À quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 10  
11 -Dans Flora, deux outils permettent de rer leplacement des biens :
19 +La relocalisation permet de **mettre à jour lemplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12 12  
13 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
14 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
21 +Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
15 15  
16 -Ces deux méthodes répondent à des besoins différents : l’une est **technique et rapide**, l’autre **structurée et métier**.
23 +La relocalisation peut être effectuée :​
17 17  
18 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
25 +* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
26 +* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
27 +** une recherche​
28 +** un panier​
29 +** un emplacement​
30 +* Avec ou sans les colis et matériels associés​
31 +* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
19 19  
20 -=== Quand l’utiliser ? ===
33 +== Caractéristiques principales ==
21 21  
22 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
35 +* Action simple et rapide​
36 +* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
37 +* Ne nécessite ni événement, ni planification​
38 +* Ne crée pas de document logistique​
39 +* Historisation automatique de chaque modification​
23 23  
24 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
41 +== Avantages ==
25 25  
26 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
27 -* **Retour en serve** après un évènement non documenté,
28 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
29 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
43 +* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
44 +* Historique consultable à tout moment
45 +* Idéal pour des organisations internes ou corrections massives​
46 +* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
30 30  
31 -== Évènement + Mouvement : un outil de gestion métier ==
48 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
49 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
50 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
51 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
52 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
53 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
54 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
32 32  
33 -=== Quand l’utiliser ? ===
56 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
57 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
58 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
59 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
34 34  
35 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
61 +(% class="box successmessage" %)
62 +(((
63 +Bonnes pratiques :
36 36  
37 -Il s’impose dans les cas suivants :
65 +* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
66 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
67 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
68 +)))
38 38  
39 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
40 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
41 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
42 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
70 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
43 43  
72 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
44 44  
74 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
75 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
45 45  
46 -== Cas d'usages ==
77 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
47 47  
79 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
80 +
81 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
82 +
83 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
84 +**Critère​**
85 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
86 +**Relocalisation​**
87 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
88 +**Évènement (mouvement en régie)​**
89 +)))
48 48  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
49 -Situation​
91 +Objectif principal
50 50  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
51 -Relocalisation​
93 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
52 52  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
53 -Évènement + Mouvement​
95 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
54 54  )))
55 55  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 +Niveau de gestion​
99 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 +Simple, opérationnel (changement de place)​
101 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
103 +)))
104 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 +Niveau de détail​
106 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
110 +)))
111 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 +Planification​
113 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Non (action immédiate)​
115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
117 +)))
118 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 +Suivi de l’historique​
120 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +Historique des emplacements (table des récolements)​
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
124 +)))
125 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 +Impact sur l’emplacement du bien​
127 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
129 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
131 +)))
132 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 +Utilisé pour​
134 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
136 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
138 +)))
139 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 +Personnes concernées​
141 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
143 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
145 +)))
146 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 +Partage d’information​
148 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
150 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
152 +)))
153 +
154 +== Exemples d'usages ==
155 +
156 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
157 +
158 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
159 +**Situation​**
160 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
161 +**Relocalisation​**
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
163 +**Évènement + Mouvement​**
164 +)))
165 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 56  Déplacement ponctuel sans formalité​
57 57  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 58  ✅ Adaptée, simple, immédiate​
... ... @@ -130,20 +130,8 @@
130 130  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
131 131  )))
132 132  
133 -
134 -
135 -= Re localiser des biens =
136 -
137 -= Relocaliser des colis =
138 -
139 -= Relocaliser des matériels =
140 -
141 -
142 142  (((
143 143  
144 -
145 -
146 -
147 147  )))
148 148  )))|(% style="width:300px" %)(((
149 149  (% class="box" %)
... ... @@ -150,7 +150,7 @@
150 150  (((
151 151  **Sommaire**
152 152  
153 -
251 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
154 154  )))
155 155  
156 156  (% class="box" %)
... ... @@ -157,7 +157,15 @@
157 157  (((
158 158  **Aller plus loin **
159 159  
258 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
160 160  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
260 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
261 +* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
262 +* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
263 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
264 +* [[Créer et gérer les matériels et les colis associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome]]
265 +
266 +* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
161 161  )))
162 162  
163 163  (% class="box" %)
... ... @@ -164,130 +164,12 @@
164 164  (((
165 165  **Icônes principales**
166 166  
273 +* [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
167 167  
275 +* [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence 
276 +
277 +* [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
168 168  )))
169 169  )))
170 170  
171 -
172 -
173 -
174 -
175 -
176 -
177 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
178 -
179 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
180 -
181 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
182 -
183 -[[image:1722417575911-284.png]]
184 -
185 -[[image:1722418241660-648.png]]
186 -
187 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
188 -
189 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
190 -
191 -[[image:1722418460530-128.png]]
192 -
193 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
194 -
195 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
196 -
197 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
198 -
199 -[[image:1722418365150-666.png]]
200 -
201 -== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
202 -
203 -Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
204 -
205 -Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
206 -
207 -Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
208 -
209 -[[image:1722429463460-776.png]]
210 -
211 -La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
212 -
213 -[[image:1722429610220-518.png]]
214 -
215 -Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
216 -
217 -Cliquer sur suivant.
218 -
219 -[[image:1722429707035-848.png]]
220 -
221 -Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
222 -
223 -* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
224 -* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
225 -
226 -Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
227 -
228 -[[image:1722430014066-512.png]]
229 -
230 -Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
231 -
232 -Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
233 -
234 -[[image:1722430110755-684.png]]
235 -
236 -L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
237 -
238 -
239 -(% class="box infomessage" %)
240 -(((
241 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
242 -
243 -* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
244 -* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
245 -
246 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
247 -)))
248 -
249 -[[image:1722430794731-330.png]]
250 -
251 -Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
252 -
253 -
254 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
255 -
256 -
257 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
258 -
259 -* Relocalisation sur les biens
260 -* Relocalisation via les paniers
261 -* Relocalisation via les emplacements
262 -
263 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
264 -
265 -== Relocaliser des biens ==
266 -
267 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
268 -
269 -[[image:1748252901225-736.png]]
270 -
271 -[[image:1748252928447-170.png]]
272 -
273 -== Relocaliser via les paniers ==
274 -
275 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
276 -
277 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
278 -
279 -[[image:1748252775480-656.png]]
280 -
281 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
282 -
283 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
284 -
285 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
286 -
287 -[[image:1748253080318-157.png]]
288 -
289 -== Historique des relocalisations ==
290 -
291 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
292 -
293 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
281 +
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