Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 13.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:10
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisations
1 +Gérer les relocalisation
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,293 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
10 -
11 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
12 -
13 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
14 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
15 -
16 -Ces deux méthodes répondent à des besoins différents : l’une est **technique et rapide**, l’autre **structurée et métier**.
17 -
18 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
19 -
20 -=== Quand l’utiliser ? ===
21 -
22 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
23 -
24 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
25 -
26 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
27 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
28 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
29 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
30 -
31 -== Évènement + Mouvement : un outil de gestion métier ==
32 -
33 -=== Quand l’utiliser ? ===
34 -
35 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
36 -
37 -Il s’impose dans les cas suivants :
38 -
39 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
40 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
41 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
42 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
43 -
44 -
45 -
46 -== Cas d'usages ==
47 -
48 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
49 -Situation​
50 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
51 -Relocalisation​
52 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
53 -Évènement + Mouvement​
54 -)))
55 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 -Déplacement ponctuel sans formalité​
57 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
59 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
60 -❌ Trop lourd, non adapté​
61 -)))
62 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 -Correction d’emplacement​
64 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
66 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 -❌​
68 -)))
69 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
70 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
71 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 -✅ (sans historisation complexe)​
73 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 -❌​
75 -)))
76 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
78 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
80 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
82 -)))
83 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
85 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 -❌ Non conforme pour traçabilité​
87 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
89 -)))
90 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 -Expositions permanentes​
92 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
94 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
96 -)))
97 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
99 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
101 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
103 -)))
104 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
106 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
108 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
110 -)))
111 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
113 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
115 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
117 -)))
118 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 -Chantier des collections / Post-récolement​
120 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
122 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
124 -)))
125 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 -Transfert entre sites / entre réserves​
127 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 -❌ Risque de perte de traçabilité​
129 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
131 -)))
132 -
133 -
134 -
135 -= Re localiser des biens =
136 -
137 -= Relocaliser des colis =
138 -
139 -= Relocaliser des matériels =
140 -
141 -
142 -(((
143 -
144 -
145 -
146 -
147 -)))
148 -)))|(% style="width:300px" %)(((
149 -(% class="box" %)
150 -(((
151 -**Sommaire**
152 -
153 -
154 -)))
155 -
156 -(% class="box" %)
157 -(((
158 -**Aller plus loin **
159 -
160 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
161 -)))
162 -
163 -(% class="box" %)
164 -(((
165 -**Icônes principales**
166 -
167 -
168 -)))
169 -)))
170 -
171 -
172 -
173 -
174 -
175 -
176 -
177 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
178 -
179 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
180 -
181 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
182 -
183 -[[image:1722417575911-284.png]]
184 -
185 -[[image:1722418241660-648.png]]
186 -
187 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
188 -
189 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
190 -
191 -[[image:1722418460530-128.png]]
192 -
193 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
194 -
195 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
196 -
197 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
198 -
199 -[[image:1722418365150-666.png]]
200 -
201 -== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
202 -
203 -Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
204 -
205 -Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
206 -
207 -Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
208 -
209 -[[image:1722429463460-776.png]]
210 -
211 -La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
212 -
213 -[[image:1722429610220-518.png]]
214 -
215 -Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
216 -
217 -Cliquer sur suivant.
218 -
219 -[[image:1722429707035-848.png]]
220 -
221 -Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
222 -
223 -* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
224 -* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
225 -
226 -Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
227 -
228 -[[image:1722430014066-512.png]]
229 -
230 -Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
231 -
232 -Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
233 -
234 -[[image:1722430110755-684.png]]
235 -
236 -L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
237 -
238 -
239 -(% class="box infomessage" %)
240 -(((
241 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
242 -
243 -* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
244 -* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
245 -
246 -Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
247 -)))
248 -
249 -[[image:1722430794731-330.png]]
250 -
251 -Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
252 -
253 -
254 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
255 -
256 -
257 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
258 -
259 -* Relocalisation sur les biens
260 -* Relocalisation via les paniers
261 -* Relocalisation via les emplacements
262 -
263 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
264 -
265 -== Relocaliser des biens ==
266 -
267 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
268 -
269 -[[image:1748252901225-736.png]]
270 -
271 -[[image:1748252928447-170.png]]
272 -
273 -== Relocaliser via les paniers ==
274 -
275 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
276 -
277 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
278 -
279 -[[image:1748252775480-656.png]]
280 -
281 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
282 -
283 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
284 -
285 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
286 -
287 -[[image:1748253080318-157.png]]
288 -
289 -== Historique des relocalisations ==
290 -
291 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
292 -
293 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
1722417575911-284.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -292.7 KB
Contenu
1722418241660-648.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -259.9 KB
Contenu
1722418365150-666.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -224.0 KB
Contenu
1722418460530-128.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -103.8 KB
Contenu
1722429463460-776.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -274.4 KB
Contenu
1722429610220-518.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -210.6 KB
Contenu
1722429707035-848.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -22.9 KB
Contenu
1722429934179-926.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -863 bytes
Contenu
1722429944145-245.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -347 bytes
Contenu
1722430014066-512.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -69.1 KB
Contenu
1722430110755-684.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -16.9 KB
Contenu
1722430473572-913.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -770 bytes
Contenu
1722430550854-967.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -817 bytes
Contenu
1722430794731-330.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -130.7 KB
Contenu
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -208.4 KB
Contenu
1748252901225-736.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -158.7 KB
Contenu
1748252928447-170.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -190.0 KB
Contenu
1748253080318-157.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -212.0 KB
Contenu