Modifications pour le document Gérer les relocalisations

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,6 +1,5 @@
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.49 et ultérieures **
--(((
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -15,11 +15,12 @@
  Elles peuvent être **réalisées de** **manière individuelle** depuis la notice concernée,** ou** **en lot** à partir d’une recherche, d’un panier ou d’un emplacement.
  )))
--(((
--= À quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
++= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
--La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora et d’enregistrer automatiquement l’**historique complet** de ses localisations. Elle est conçue pour gérer des **déplacements internes, immédiats et ponctuels**, sans tiers impliqués ni formalisation logistique. Simple et rapide à exécuter, elle s’utilise aussi bien pour des **déplacements réels** que pour des **corrections d’emplacement**. Elle ne nécessite **ni événement**, **ni planification**, ne génère **aucun document logistique**, et garantit une historisation** systématique** de chaque changement.
++La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
++Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
++
  La relocalisation peut être effectuée :
  * Pour un bien unique, directement depuis sa notice
@@ -28,25 +28,218 @@
  ** un panier
  ** un emplacement
  * Avec ou sans les colis et matériels associés
++* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
--Les relocalisations offrent plusieurs avantages :
++== Caractéristiques principales ==
--* Elles permettent un **traitement rapide**, sans surcharge administrative, tout en rendant l’**historique des emplacements consultable à tout moment**.
--* Elles sont particulièrement adaptées aux **réorganisations internes** ou aux **corrections massives d’emplacements **ainsi qu’à l’**ajout rétrospectif de localisations manquantes ou incohérentes**.
--* Enfin, elles sont pleinement **compatibles avec les campagnes de récolement**, puisqu’un bien doit être correctement localisé pour pouvoir être récolé.
++* Action simple et rapide
++* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie
++* Ne nécessite ni événement, ni planification
++* Ne crée pas de document logistique
++* Historisation automatique de chaque modification
--(% class="box warningmessage" %)
++== Avantages ==
++
++* Traitement rapide, sans surcharge administrative
++* Historique consultable à tout moment
++* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives
++* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
++
++>(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
++>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles
++>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants
++>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)
++>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)
++>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)
++>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
++
++>(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
++>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.
++>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice
++>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.
++
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Attention : **
++Bonnes pratiques :
  * L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
  * **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique
--* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence (% class="small" %)Cas d'usage :(%%)
--(% class="small" %)**Cas d'usage :Réorganisation de réserves ou de salles : **(% style="background-color:transparent" %)**déplacement interne de plusieurs biens lors d’un réaménagement.**
++* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
  )))
-->(% class="small" %)Cas d'usage :
++= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
++Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
++
++* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
++* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
++
++Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
++
++== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
++
++Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Critère**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement (mouvement en régie)**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Objectif principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de gestion
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Simple, opérationnel (changement de place)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de détail
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Basique (qui, quand, où, commentaire)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planification
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Non (action immédiate)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi de l’historique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des emplacements (table des récolements)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Impact sur l’emplacement du bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Seule la localisation temporaire est mise à jour
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Utilisé pour
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnes concernées
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gestionnaires de collection, régisseurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Partage d’information
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Limité, peu visible dans les interfaces projets
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
++)))
++
++== Exemples d'usages ==
++
++Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Situation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement + Mouvement**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Déplacement ponctuel sans formalité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Adaptée, simple, immédiate
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Trop lourd, non adapté
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Correction d’emplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandée pour gestion quotidienne
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ (sans historisation complexe)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi structuré et documenté d’un déplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Suivi via évènement + bordereaux
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non conforme pour traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Expositions permanentes
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si présence de logistique ou multiples objets
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non adapté à la gestion collaborative
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traitement de conservation / restauration / analyse
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à disposition sur place (consultation interne)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Chantier des collections / Post-récolement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transfert entre sites / entre réserves
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Risque de perte de traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
++)))
++
  = Re-localiser des biens seuls ou avec leurs éléments associés (colis et matériels) =
  Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la **cohérence logistique et documentaire** entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.
@@ -310,37 +310,15 @@
  |**Relocalisé le**|Date d’exécution de la relocalisation. Renseignée automatiquement, mais peut être modifiée si besoin.
  |**Relocalisé par**|Nom de l’utilisateur ayant effectué l’action. Renseigné automatiquement, modifiable si besoin.
-->(% class="small" %)Un objet initialement présenté dans **le bureau de l’adjoint au maire** est déplacé dans **le bureau du maire**.
++>(% class="small" %)Ex. Un objet initialement présenté dans le bureau de l'adjoint au maire est déplacé dans le bureau du maire. Le lieu de dépôt l'utilisateur ainsi que la fonction de l'utilisateur doivent être mis à jour.
  [[//Relocaliser un objet déposé dans le bureau du maire//>>image:1754575814623-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Cas particulier : Relocaliser un bien à une date antérieure ==
++== Cas particulier : effectuer une relocalisation antidatée ==
--La relocalisation antidatée permet d’**enregistrer dans Flora un changement d’emplacement survenu dans le passé**, même lointain.
++**à compléter DBA.**
--Elle est particulièrement utile dans le cadre :
--
--* d’un **retard de saisie** (déplacement récent non enregistré à temps),
--* d’une **reconstruction d’historique** à partir d’archives ou de **dossiers d’œuvres**, dans le cadre d’un travail de reprise, d’informatisation ou d’inventaire rétrospectif.
--
--=== Étapes à suivre ===
--
--1. Ouvrir le **formulaire de relocalisation** (depuis une notice, une recherche, un panier ou un emplacement).
--1. Compléter les champs habituels (//emplacement de référence, localisation temporaire, etc.//).
--1. Dans le champ **Relocalisé le**, saisir la **date réelle du déplacement**, même si elle est **antérieure de plusieurs mois ou années**.
--1. Valider la relocalisation.
--1. La relocalisation est archivée dans l'historique des localisations, sur la notice du bien.
--
--[[//Relocalisation antidatée//>>image:1756109441247-844.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Relocalisation antidatée inscrite dans l'historique des localisations//>>image:1756109563516-856.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Notice de bien : historique des localisations//>>image:1756109870382-390.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  == Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
@@ -410,22 +410,6 @@
  [[//Localisation mise à jour dans toutes les notices de colis//>>image:1754486225342-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Relocalisation des colis à l'issue d'un mouvement ==
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.54 et ultérieures**
--
--Les **colis liés à un mouvement** sont **automatiquement relocalisés** lors de l'exécution du mouvement.
--
--Ce mécanisme permet de **mettre à jour leur localisation temporaire** en cohérence avec celle du bien, assurant un **suivi logistique fiable et actualisé**.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Dès que le lien est effectué avec le mouvement**, celui-ci est également **archivé dans la notice du colis**, garantissant une traçabilité complète.
--)))
--
--[[//Mouvements liés au colis//>>image:1756126765247-599.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Re-localiser des matériels =
  (% class="wikigeneratedid" %)
@@ -482,22 +482,8 @@
  [[//Localisation mise à jour dans toutes les notices de matériels//>>image:1754486201740-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Relocalisation des matériels à l'issue d'un mouvement ==
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.54 et ultérieures**
--
--Les **matériels liés à un mouvement** sont **automatiquement relocalisés** lors de l'exécution du mouvement.
--
--Ce mécanisme permet de **mettre à jour leur localisation temporaire** en cohérence avec celle du bien, assurant un **suivi logistique fiable et actualisé**.
--
--[[//Localisation temporaire mise à jour dans la notice du matériel//>>image:1756113147189-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--
  )))
--)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -510,15 +510,15 @@
  (((
  **Aller plus loin **
--* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20%C3%A9v%C3%A8nements/#HRelocalisationvs.C9vE8nement:Quandutiliserl2019unoul2019autre3F||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
--* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
--* [[Rechercher dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
--* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Créer et gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
++* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
++* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
++* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
++* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
++* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
++* [[Créer et gérer les matériels et les colis associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome]]
--* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
@@ -534,4 +534,3 @@
  )))
--)))

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