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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 103.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:03
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À la version 71.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 16:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,4 +1,4 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.49 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
... ... @@ -14,7 +14,7 @@
14 14  Elles peuvent être **réalisées de** **manière individuelle** depuis la notice concernée,** ou** **en lot** à partir d’une recherche, d’un panier ou d’un emplacement.
15 15  )))
16 16  
17 -= À quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
17 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
18 18  
19 19  La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
20 20  
... ... @@ -67,8 +67,183 @@
67 67  * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
68 68  )))
69 69  
70 -= Re-localiser des biens seuls ou avec leurs éléments associés (colis et matériels) =
70 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
71 71  
72 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
73 +
74 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
75 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
76 +
77 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
78 +
79 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
80 +
81 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
82 +
83 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
84 +**Critère​**
85 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
86 +**Relocalisation​**
87 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
88 +**Évènement (mouvement en régie)​**
89 +)))
90 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 +Objectif principal​
92 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
94 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
96 +)))
97 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 +Niveau de gestion​
99 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 +Simple, opérationnel (changement de place)​
101 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
103 +)))
104 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 +Niveau de détail​
106 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
110 +)))
111 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 +Planification​
113 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Non (action immédiate)​
115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
117 +)))
118 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 +Suivi de l’historique​
120 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +Historique des emplacements (table des récolements)​
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
124 +)))
125 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 +Impact sur l’emplacement du bien​
127 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
129 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
131 +)))
132 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 +Utilisé pour​
134 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
136 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
138 +)))
139 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 +Personnes concernées​
141 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
143 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
145 +)))
146 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 +Partage d’information​
148 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
150 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
152 +)))
153 +
154 +== Exemples d'usages ==
155 +
156 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
157 +
158 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
159 +**Situation​**
160 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
161 +**Relocalisation​**
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
163 +**Évènement + Mouvement​**
164 +)))
165 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 +Déplacement ponctuel sans formalité​
167 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +❌ Trop lourd, non adapté​
171 +)))
172 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 +Correction d’emplacement​
174 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 +❌​
178 +)))
179 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
181 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +✅ (sans historisation complexe)​
183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +❌​
185 +)))
186 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
188 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
192 +)))
193 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
195 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +❌ Non conforme pour traçabilité​
197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
199 +)))
200 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 +Expositions permanentes​
202 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
206 +)))
207 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
209 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
211 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
213 +)))
214 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
216 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
218 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
220 +)))
221 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
223 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
225 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
227 +)))
228 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 +Chantier des collections / Post-récolement​
230 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
232 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
234 +)))
235 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 +Transfert entre sites / entre réserves​
237 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 +❌ Risque de perte de traçabilité​
239 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
241 +)))
242 +
243 += Re-localiser des biens seuls ou avec leurs éléments associées (colis et matériels) =
244 +
245 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
246 +
72 72  Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la **cohérence logistique et documentaire** entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.​
73 73  
74 74  La fonctionnalité de **relocalisation groupée** permet ainsi de :​
... ... @@ -82,7 +82,7 @@
82 82  
83 83  (% class="box infomessage" %)
84 84  (((
85 -La relocalisation groupée est disponible **lorsque vous relocalisez un ou plusieurs biens** disposant de colis ou de matériels associés. Flora vous propose alors de déplacer simultanément les éléments liés
260 +La relocalisation groupée est disponible **lorsque vous relocalisez un ou plusieurs biens** disposant de colis ou de matériels associés. Flora vous propose alors de déplacer simultanément les éléments liés.
86 86  )))
87 87  
88 88  == Re-localiser depuis la notice d'un bien ==
... ... @@ -245,122 +245,14 @@
245 245  
246 246  === Depuis un emplacement ===
247 247  
248 -1. (((
249 -**Accéder au module**
250 250  
251 -* Depuis l’espace de travail **Gérer**, ouvrez le menu **Re-localiser**.
252 -* Cliquez sur **Gérer les emplacements**.
253 -* La table d’autorité **Emplacement** s’ouvre.
254 -)))
255 -1. (((
256 -**Sélectionner un emplacement source**
257 -
258 -* Recherchez l’**emplacement **dont les biens doivent être déplacés.
259 -* Cliquez sur la ligne de l’emplacement souhaité.
260 -)))
261 -1. (((
262 -**Choisir le type de relocalisation**
263 -
264 -* Deux options s’affichent :
265 -• Relocaliser les biens liés **à ce niveau uniquement**,
266 -• Relocaliser les biens liés **à ce niveau et ses sous-niveaux**.
267 -* Cliquez sur **Re-localiser** dans la barre d’outils.
268 -)))
269 -1. (((
270 -**Valider la sélection des biens**
271 -
272 -* Une liste des biens concernés s’affiche.
273 -* Cochez les biens à relocaliser.
274 -* Vérifiez la cohérence de la sélection.
275 -)))
276 -1. (((
277 -**Renseignez les nouvelles valeurs **et cliquez **sur Re-localiser**
278 -)))
279 -1. (((
280 -**Gérer les éléments associés (colis et matériels)**
281 -
282 -* Si certains biens sélectionnés sont liés à des colis ou matériels, une étape vous proposera de les relocaliser également.
283 -* Sélectionnez les éléments à inclure, puis cliquez sur **Suivant**.
284 -)))
285 -1. (((
286 -**Valider la relocalisation**
287 -
288 -* Un écran récapitulatif affiche le nombre de biens, colis et matériels concernés.
289 -* Cliquez sur **Oui** pour confirmer l’opération.
290 -)))
291 -
292 292  (% id="cke_bm_311508S" style="display:none" %)
293 293  
294 -[[ >>image:1754548413057-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 +[[image:1748253080318-157.png]]
295 295  
296 296  
297 -[[Légende>>image:1754548459463-398.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 298  
299 299  
300 -[[Légende>>image:1754548556183-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 -
302 -
303 -
304 -[[Légende>>image:1754548590470-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 -
306 -
307 -[[Légende>>image:1754548610437-981.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 -
309 -
310 -
311 -[[Légende>>image:1754548715668-623.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 -
313 -
314 -== Comment remplir le formulaire de relocalisation ? ==
315 -
316 -Le formulaire permet de définir les nouvelles valeurs qui seront appliquées à **tous les biens sélectionnés**.
317 -Les champs suivants sont disponibles :
318 -
319 -(% class="box successmessage" %)
320 -(((
321 -Tous les champs renseignés dans ce formulaire seront appliqués **à l’ensemble des biens sélectionnés**. Veillez à leur cohérence avant validation.
322 -)))
323 -
324 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Description
325 -|**Nouvel emplacement de référence**|Permet de modifier **l'emplacement permanent du bien** (lieu de conservation pérenne lorsqu'il n'est pas manipulé, prêté ou en dépôt).
326 -|**Nouvelle localisation temporaire**|Permet de modifier l'endroit où se trouve physiquement le bien à un instant donné, de manière temporaire.
327 -|**Nouvel utilisateur **//(facultatif)//|Nouvelle personne (physique ou morale) auprès de qui le bien est déposé.
328 -|**Nouvelle fonction **//(facultatif)//|Nouvelle fonction de la personne (physique ou morale).
329 -|**Commentaire** //(facultatif)//|Zone libre pour justifier ou contextualiser la relocalisation.
330 -|**Relocalisé le**|Date d’exécution de la relocalisation. Renseignée automatiquement, mais peut être modifiée si besoin.
331 -|**Relocalisé par**|Nom de l’utilisateur ayant effectué l’action. Renseigné automatiquement, modifiable si besoin.
332 -
333 ->(% class="small" %)Un objet initialement présenté dans **le bureau de l’adjoint au maire** est déplacé dans **le bureau du maire**.
334 -
335 -[[//Relocaliser un objet déposé dans le bureau du maire//>>image:1754575814623-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336 -
337 -
338 -== Cas particulier : Relocaliser un bien à une date antérieure ==
339 -
340 -La relocalisation antidatée permet d’**enregistrer dans Flora un changement d’emplacement survenu dans le passé**, même lointain.
341 -
342 -Elle est particulièrement utile dans le cadre :
343 -
344 -* d’un **retard de saisie** (déplacement récent non enregistré à temps),
345 -* d’une **reconstruction d’historique** à partir d’archives ou de **dossiers d’œuvres**, dans le cadre d’un travail de reprise, d’informatisation ou d’inventaire rétrospectif.
346 -
347 -=== Étapes à suivre ===
348 -
349 -1. Ouvrir le **formulaire de relocalisation** (depuis une notice, une recherche, un panier ou un emplacement).
350 -1. Compléter les champs habituels (//emplacement de référence, localisation temporaire, etc.//).
351 -1. Dans le champ **Relocalisé le**, saisir la **date réelle du déplacement**, même si elle est **antérieure de plusieurs mois ou années**.
352 -1. Valider la relocalisation.
353 -1. La relocalisation est archivée dans l'historique des localisations, sur la notice du bien.
354 -
355 -[[//Relocalisation antidatée//>>image:1756109441247-844.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356 -
357 -
358 -[[//Relocalisation antidatée inscrite dans l'historique des localisations//>>image:1756109563516-856.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359 -
360 -
361 -[[//Notice de bien : historique des localisations//>>image:1756109870382-390.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 -
363 -
364 364  == Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
365 365  
366 366  (% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
... ... @@ -378,6 +378,8 @@
378 378  
379 379  = Re-localiser des colis =
380 380  
448 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
449 +
381 381  Flora permet de relocaliser un colis indépendamment d’un bien. Cette opération peut s’effectuer depuis la notice du colis ou en lot via les paniers.
382 382  
383 383  == Re-localiser depuis la notice d'un colis ==
... ... @@ -430,22 +430,10 @@
430 430  [[//Localisation mise à jour dans toutes les notices de colis//>>image:1754486225342-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 431  
432 432  
433 -== Relocalisation des colis à l'issue d'un mouvement ==
434 -
435 -Les **colis liés à un mouvement** sont **automatiquement relocalisés** lors de l'exécution du mouvement.
436 -
437 -Ce mécanisme permet de **mettre à jour leur localisation temporaire** en cohérence avec celle du bien, assurant un **suivi logistique fiable et actualisé**.
438 -
439 -(% class="box infomessage" %)
440 -(((
441 -**Dès que le lien est effectué avec le mouvement**, celui-ci est également **archivé dans la notice du colis**, garantissant une traçabilité complète.
442 -)))
443 -
444 -[[//Mouvements liés au colis//>>image:1756126765247-599.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 -
446 -
447 447  = Re-localiser des matériels =
448 448  
504 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
505 +
449 449  (% class="wikigeneratedid" %)
450 450  Flora permet de relocaliser un matériel scénographique indépendamment d’un bien. Cette opération peut s’effectuer depuis la notice du matériel ou en lot via les paniers.
451 451  
... ... @@ -500,15 +500,6 @@
500 500  [[//Localisation mise à jour dans toutes les notices de matériels//>>image:1754486201740-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501 501  
502 502  
503 -== Relocalisation des matériels à l'issue d'un mouvement ==
504 -
505 -Les **matériels liés à un mouvement** sont **automatiquement relocalisés** lors de l'exécution du mouvement.
506 -
507 -Ce mécanisme permet de **mettre à jour leur localisation temporaire** en cohérence avec celle du bien, assurant un **suivi logistique fiable et actualisé**.
508 -
509 -[[//Localisation temporaire mise à jour dans la notice du matériel//>>image:1756113147189-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
510 -
511 -
512 512  
513 513  )))
514 514  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -516,7 +516,7 @@
516 516  (((
517 517  **Sommaire**
518 518  
519 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
567 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
520 520  )))
521 521  
522 522  (% class="box" %)
... ... @@ -523,15 +523,13 @@
523 523  (((
524 524  **Aller plus loin **
525 525  
526 -* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
527 -* [[Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20%C3%A9v%C3%A8nements/#HRelocalisationvs.C9vE8nement:Quandutiliserl2019unoul2019autre3F||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
528 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
529 -* [[Rechercher dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers||target="_blank"]]
530 -* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
531 -* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
532 -* [[Créer et gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
574 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
575 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
576 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
577 +* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
578 +* [[Créer et gérer les matériels et les colis associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome]]
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534 -* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome||target="_blank"]]
580 +* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
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