Modifications pour le document Gérer les relocalisations
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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les relocalisation 1 +Gérer les relocalisations - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - 1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,0 +1,419 @@ 1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** 2 + 3 +|(% style="width:840px" %)((( 4 +(% class="box" %) 5 +((( 6 + 7 +))) 8 + 9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? = 10 + 11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. 12 + 13 +Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique. 14 + 15 +La relocalisation peut être effectuée : 16 + 17 +* Pour un bien unique, directement depuis sa notice 18 +* Pour plusieurs biens en même temps, via : 19 +** une recherche 20 +** un panier 21 +** un emplacement 22 +* Avec ou sans les colis et matériels associés 23 +* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné ») 24 + 25 +Caractéristiques principales : 26 + 27 +* Action simple et rapide 28 +* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie 29 +* Ne nécessite ni événement, ni planification 30 +* Ne crée pas de document logistique 31 +* Historisation automatique de chaque modification 32 + 33 +Avantages : 34 + 35 +* Traitement rapide, sans surcharge administrative 36 +* Historique consultable à tout moment 37 +* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives 38 +* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés 39 + 40 +>(% class="small" %)**Cas d'usages courants :** 41 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles 42 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants 43 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe) 44 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète) 45 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier) 46 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif 47 + 48 +>(% class="small" %)**Cas spécifiques :** 49 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète. 50 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice 51 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps. 52 + 53 +(% class="box successmessage" %) 54 +((( 55 +Bonnes pratiques : 56 + 57 +* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements. 58 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique 59 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence 60 +))) 61 + 62 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? = 63 + 64 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens : 65 + 66 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot, 67 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie. 68 + 69 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**. 70 + 71 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide == 72 + 73 +=== Quand l’utiliser ? === 74 + 75 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**. 76 + 77 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes : 78 + 79 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**, 80 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté, 81 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien, 82 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation. 83 + 84 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée == 85 + 86 +=== Quand l’utiliser ? === 87 + 88 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**. 89 + 90 +Il s’impose dans les cas suivants : 91 + 92 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe, 93 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…), 94 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**, 95 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc. 96 + 97 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison == 98 + 99 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien. 100 + 101 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 102 +**Critère** 103 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 104 +**Relocalisation** 105 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 106 +**Évènement (mouvement en régie)** 107 +))) 108 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 109 +Objectif principal 110 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 111 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien 112 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 113 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier 114 +))) 115 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 116 +Niveau de gestion 117 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 118 +Simple, opérationnel (changement de place) 119 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 120 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation) 121 +))) 122 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 123 +Niveau de détail 124 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 125 +Basique (qui, quand, où, commentaire) 126 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 127 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc. 128 +))) 129 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 130 +Planification 131 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 132 +Non (action immédiate) 133 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 134 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires 135 +))) 136 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 137 +Suivi de l’historique 138 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 139 +Historique des emplacements (table des récolements) 140 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 141 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.) 142 +))) 143 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 144 +Impact sur l’emplacement du bien 145 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 146 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré 147 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 148 +Seule la localisation temporaire est mise à jour 149 +))) 150 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 151 +Utilisé pour 152 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 153 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation... 154 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 155 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés 156 +))) 157 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 158 +Personnes concernées 159 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 160 +Gestionnaires de collection, régisseurs 161 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 162 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo 163 +))) 164 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 165 +Partage d’information 166 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 167 +Limité, peu visible dans les interfaces projets 168 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 169 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation 170 +))) 171 + 172 +== Exemples de cas d'usages == 173 + 174 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés. 175 + 176 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 177 +**Situation** 178 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 179 +**Relocalisation** 180 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 181 +**Évènement + Mouvement** 182 +))) 183 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 184 +Déplacement ponctuel sans formalité 185 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 186 +✅ Adaptée, simple, immédiate 187 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 188 +❌ Trop lourd, non adapté 189 +))) 190 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 191 +Correction d’emplacement 192 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 193 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne 194 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 195 +❌ 196 +))) 197 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 198 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi 199 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 200 +✅ (sans historisation complexe) 201 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 202 +❌ 203 +))) 204 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 205 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement 206 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 207 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée 208 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 209 +✅ Suivi via évènement + bordereaux 210 +))) 211 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 212 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire 213 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 214 +❌ Non conforme pour traçabilité 215 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 216 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes 217 +))) 218 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 219 +Expositions permanentes 220 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 221 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé) 222 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 223 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets 224 +))) 225 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 226 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs 227 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 228 +❌ Non adapté à la gestion collaborative 229 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 230 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement 231 +))) 232 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 233 +Traitement de conservation / restauration / analyse 234 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 235 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique 236 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 237 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements 238 +))) 239 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 240 +Mise à disposition sur place (consultation interne) 241 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 242 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique 243 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 244 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés 245 +))) 246 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 247 +Chantier des collections / Post-récolement 248 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 249 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations 250 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 251 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies 252 +))) 253 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 254 +Transfert entre sites / entre réserves 255 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 256 +❌ Risque de perte de traçabilité 257 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 258 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique 259 +))) 260 + 261 += Re localiser des biens = 262 + 263 += Relocaliser des colis = 264 + 265 += Relocaliser des matériels = 266 + 267 + 268 +((( 269 + 270 + 271 + 272 + 273 +))) 274 +)))|(% style="width:300px" %)((( 275 +(% class="box" %) 276 +((( 277 +**Sommaire** 278 + 279 + 280 +))) 281 + 282 +(% class="box" %) 283 +((( 284 +**Aller plus loin ** 285 + 286 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]] 287 +))) 288 + 289 +(% class="box" %) 290 +((( 291 +**Icônes principales** 292 + 293 + 294 +))) 295 +))) 296 + 297 + 298 + 299 + 300 + 301 + 302 + 303 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien = 304 + 305 +Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements. 306 + 307 +Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien : 308 + 309 +[[image:1722417575911-284.png]] 310 + 311 +[[image:1722418241660-648.png]] 312 + 313 +Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]]) 314 + 315 +L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien : 316 + 317 +[[image:1722418460530-128.png]] 318 + 319 +== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent == 320 + 321 +Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée. 322 + 323 +Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps. 324 + 325 +[[image:1722418365150-666.png]] 326 + 327 +== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés == 328 + 329 +Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés. 330 + 331 +Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés. 332 + 333 +Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation : 334 + 335 +[[image:1722429463460-776.png]] 336 + 337 +La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser. 338 + 339 +[[image:1722429610220-518.png]] 340 + 341 +Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait. 342 + 343 +Cliquer sur suivant. 344 + 345 +[[image:1722429707035-848.png]] 346 + 347 +Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de : 348 + 349 +* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]] 350 +* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]] 351 + 352 +Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant. 353 + 354 +[[image:1722430014066-512.png]] 355 + 356 +Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés. 357 + 358 +Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation. 359 + 360 +[[image:1722430110755-684.png]] 361 + 362 +L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit : 363 + 364 + 365 +(% class="box infomessage" %) 366 +((( 367 +Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 368 + 369 +* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]] 370 +* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]] 371 + 372 +Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice. 373 +))) 374 + 375 +[[image:1722430794731-330.png]] 376 + 377 +Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation. 378 + 379 + 380 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer = 381 + 382 + 383 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora : 384 + 385 +* Relocalisation sur les biens 386 +* Relocalisation via les paniers 387 +* Relocalisation via les emplacements 388 + 389 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation. 390 + 391 +== Relocaliser des biens == 392 + 393 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche. 394 + 395 +[[image:1748252901225-736.png]] 396 + 397 +[[image:1748252928447-170.png]] 398 + 399 +== Relocaliser via les paniers == 400 + 401 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer. 402 + 403 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser. 404 + 405 +[[image:1748252775480-656.png]] 406 + 407 +== Relocaliser via la gestion des emplacements == 408 + 409 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.). 410 + 411 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus. 412 + 413 +[[image:1748253080318-157.png]] 414 + 415 +== Historique des relocalisations == 416 + 417 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens. 418 + 419 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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