Modifications pour le document Gérer les relocalisations
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les relocalisation 1 +Gérer les relocalisations - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - 1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,0 +1,389 @@ 1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** 2 + 3 +|(% style="width:840px" %)((( 4 +(% class="box" %) 5 +((( 6 + 7 +))) 8 + 9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? = 10 + 11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique. 12 + 13 +>(% class="small" %)**Cas d'usages courants :** 14 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles 15 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants 16 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe) 17 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète) 18 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier) 19 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif 20 + 21 +>(% class="small" %)**Cas spécifiques :** 22 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète. 23 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice 24 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps. 25 + 26 +(% class="box successmessage" %) 27 +((( 28 +Bonnes pratiques : 29 +))) 30 + 31 + 32 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? = 33 + 34 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens : 35 + 36 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot, 37 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie. 38 + 39 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**. 40 + 41 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide == 42 + 43 +=== Quand l’utiliser ? === 44 + 45 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**. 46 + 47 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes : 48 + 49 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**, 50 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté, 51 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien, 52 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation. 53 + 54 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée == 55 + 56 +=== Quand l’utiliser ? === 57 + 58 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**. 59 + 60 +Il s’impose dans les cas suivants : 61 + 62 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe, 63 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…), 64 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**, 65 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc. 66 + 67 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison == 68 + 69 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien. 70 + 71 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 72 +**Critère** 73 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 74 +**Relocalisation** 75 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 76 +**Évènement (mouvement en régie)** 77 +))) 78 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 79 +Objectif principal 80 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 81 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien 82 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 83 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier 84 +))) 85 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 86 +Niveau de gestion 87 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 88 +Simple, opérationnel (changement de place) 89 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 90 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation) 91 +))) 92 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 93 +Niveau de détail 94 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 95 +Basique (qui, quand, où, commentaire) 96 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 97 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc. 98 +))) 99 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 100 +Planification 101 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 102 +Non (action immédiate) 103 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 104 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires 105 +))) 106 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 107 +Suivi de l’historique 108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 109 +Historique des emplacements (table des récolements) 110 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 111 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.) 112 +))) 113 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 114 +Impact sur l’emplacement du bien 115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 116 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré 117 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 118 +Seule la localisation temporaire est mise à jour 119 +))) 120 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 121 +Utilisé pour 122 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 123 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation... 124 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 125 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés 126 +))) 127 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 128 +Personnes concernées 129 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 130 +Gestionnaires de collection, régisseurs 131 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 132 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo 133 +))) 134 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 135 +Partage d’information 136 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 137 +Limité, peu visible dans les interfaces projets 138 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 139 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation 140 +))) 141 + 142 +== Exemples de cas d'usages == 143 + 144 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés. 145 + 146 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 147 +**Situation** 148 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 149 +**Relocalisation** 150 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 151 +**Évènement + Mouvement** 152 +))) 153 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 154 +Déplacement ponctuel sans formalité 155 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 156 +✅ Adaptée, simple, immédiate 157 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 158 +❌ Trop lourd, non adapté 159 +))) 160 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 161 +Correction d’emplacement 162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 163 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne 164 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 165 +❌ 166 +))) 167 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 168 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi 169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 170 +✅ (sans historisation complexe) 171 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 172 +❌ 173 +))) 174 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 175 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement 176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 177 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée 178 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 179 +✅ Suivi via évènement + bordereaux 180 +))) 181 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 182 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire 183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 184 +❌ Non conforme pour traçabilité 185 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 186 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes 187 +))) 188 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 189 +Expositions permanentes 190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 191 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé) 192 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 193 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets 194 +))) 195 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 196 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs 197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 198 +❌ Non adapté à la gestion collaborative 199 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 200 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement 201 +))) 202 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 203 +Traitement de conservation / restauration / analyse 204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 205 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique 206 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 207 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements 208 +))) 209 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 210 +Mise à disposition sur place (consultation interne) 211 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 212 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique 213 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 214 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés 215 +))) 216 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 217 +Chantier des collections / Post-récolement 218 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 219 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations 220 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 221 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies 222 +))) 223 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 224 +Transfert entre sites / entre réserves 225 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 226 +❌ Risque de perte de traçabilité 227 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 228 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique 229 +))) 230 + 231 += Re localiser des biens = 232 + 233 += Relocaliser des colis = 234 + 235 += Relocaliser des matériels = 236 + 237 + 238 +((( 239 + 240 + 241 + 242 + 243 +))) 244 +)))|(% style="width:300px" %)((( 245 +(% class="box" %) 246 +((( 247 +**Sommaire** 248 + 249 + 250 +))) 251 + 252 +(% class="box" %) 253 +((( 254 +**Aller plus loin ** 255 + 256 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]] 257 +))) 258 + 259 +(% class="box" %) 260 +((( 261 +**Icônes principales** 262 + 263 + 264 +))) 265 +))) 266 + 267 + 268 + 269 + 270 + 271 + 272 + 273 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien = 274 + 275 +Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements. 276 + 277 +Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien : 278 + 279 +[[image:1722417575911-284.png]] 280 + 281 +[[image:1722418241660-648.png]] 282 + 283 +Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]]) 284 + 285 +L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien : 286 + 287 +[[image:1722418460530-128.png]] 288 + 289 +== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent == 290 + 291 +Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée. 292 + 293 +Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps. 294 + 295 +[[image:1722418365150-666.png]] 296 + 297 +== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés == 298 + 299 +Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés. 300 + 301 +Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés. 302 + 303 +Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation : 304 + 305 +[[image:1722429463460-776.png]] 306 + 307 +La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser. 308 + 309 +[[image:1722429610220-518.png]] 310 + 311 +Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait. 312 + 313 +Cliquer sur suivant. 314 + 315 +[[image:1722429707035-848.png]] 316 + 317 +Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de : 318 + 319 +* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]] 320 +* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]] 321 + 322 +Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant. 323 + 324 +[[image:1722430014066-512.png]] 325 + 326 +Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés. 327 + 328 +Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation. 329 + 330 +[[image:1722430110755-684.png]] 331 + 332 +L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit : 333 + 334 + 335 +(% class="box infomessage" %) 336 +((( 337 +Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 338 + 339 +* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]] 340 +* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]] 341 + 342 +Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice. 343 +))) 344 + 345 +[[image:1722430794731-330.png]] 346 + 347 +Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation. 348 + 349 + 350 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer = 351 + 352 + 353 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora : 354 + 355 +* Relocalisation sur les biens 356 +* Relocalisation via les paniers 357 +* Relocalisation via les emplacements 358 + 359 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation. 360 + 361 +== Relocaliser des biens == 362 + 363 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche. 364 + 365 +[[image:1748252901225-736.png]] 366 + 367 +[[image:1748252928447-170.png]] 368 + 369 +== Relocaliser via les paniers == 370 + 371 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer. 372 + 373 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser. 374 + 375 +[[image:1748252775480-656.png]] 376 + 377 +== Relocaliser via la gestion des emplacements == 378 + 379 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.). 380 + 381 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus. 382 + 383 +[[image:1748253080318-157.png]] 384 + 385 +== Historique des relocalisations == 386 + 387 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens. 388 + 389 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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