Modifications pour le document Gérer les relocalisations

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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisation
1 +Gérer les relocalisations
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,389 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
8 +
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 +
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 +
13 +>(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
16 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
17 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
18 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
19 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
20 +
21 +>(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
22 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
23 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
24 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
25 +
26 +(% class="box successmessage" %)
27 +(((
28 +Bonnes pratiques :
29 +)))
30 +
31 +
32 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
33 +
34 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
35 +
36 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
37 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
38 +
39 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
40 +
41 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
42 +
43 +=== Quand l’utiliser ? ===
44 +
45 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
46 +
47 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
48 +
49 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
50 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
51 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
52 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
53 +
54 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
55 +
56 +=== Quand l’utiliser ? ===
57 +
58 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
59 +
60 +Il s’impose dans les cas suivants :
61 +
62 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
63 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
64 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
65 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
66 +
67 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
68 +
69 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
70 +
71 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
72 +**Critère​**
73 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
74 +**Relocalisation​**
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 +**Évènement (mouvement en régie)​**
77 +)))
78 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 +Objectif principal​
80 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
82 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
84 +)))
85 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 +Niveau de gestion​
87 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 +Simple, opérationnel (changement de place)​
89 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
91 +)))
92 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 +Niveau de détail​
94 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
96 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
98 +)))
99 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 +Planification​
101 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 +Non (action immédiate)​
103 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
105 +)))
106 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +Suivi de l’historique​
108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +Historique des emplacements (table des récolements)​
110 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
112 +)))
113 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Impact sur l’emplacement du bien​
115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
117 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
119 +)))
120 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +Utilisé pour​
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
124 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
126 +)))
127 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +Personnes concernées​
129 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
131 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
133 +)))
134 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 +Partage d’information​
136 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
138 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
140 +)))
141 +
142 +== Exemples de cas d'usages ==
143 +
144 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
145 +
146 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
147 +**Situation​**
148 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
149 +**Relocalisation​**
150 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 +**Évènement + Mouvement​**
152 +)))
153 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 +Déplacement ponctuel sans formalité​
155 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
157 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 +❌ Trop lourd, non adapté​
159 +)))
160 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +Correction d’emplacement​
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
164 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 +❌​
166 +)))
167 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +✅ (sans historisation complexe)​
171 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 +❌​
173 +)))
174 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
178 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
180 +)))
181 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +❌ Non conforme pour traçabilité​
185 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
187 +)))
188 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +Expositions permanentes​
190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
192 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
194 +)))
195 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
199 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
201 +)))
202 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
206 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
208 +)))
209 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
211 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
213 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
215 +)))
216 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +Chantier des collections / Post-récolement​
218 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
220 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
222 +)))
223 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 +Transfert entre sites / entre réserves​
225 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 +❌ Risque de perte de traçabilité​
227 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
229 +)))
230 +
231 += Re localiser des biens =
232 +
233 += Relocaliser des colis =
234 +
235 += Relocaliser des matériels =
236 +
237 +
238 +(((
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +)))
244 +)))|(% style="width:300px" %)(((
245 +(% class="box" %)
246 +(((
247 +**Sommaire**
248 +
249 +
250 +)))
251 +
252 +(% class="box" %)
253 +(((
254 +**Aller plus loin **
255 +
256 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
257 +)))
258 +
259 +(% class="box" %)
260 +(((
261 +**Icônes principales**
262 +
263 +
264 +)))
265 +)))
266 +
267 +
268 +
269 +
270 +
271 +
272 +
273 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
274 +
275 +Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
276 +
277 +Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
278 +
279 +[[image:1722417575911-284.png]]
280 +
281 +[[image:1722418241660-648.png]]
282 +
283 +Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
284 +
285 +L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
286 +
287 +[[image:1722418460530-128.png]]
288 +
289 +== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
290 +
291 +Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
292 +
293 +Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
294 +
295 +[[image:1722418365150-666.png]]
296 +
297 +== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
298 +
299 +Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
300 +
301 +Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
302 +
303 +Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
304 +
305 +[[image:1722429463460-776.png]]
306 +
307 +La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
308 +
309 +[[image:1722429610220-518.png]]
310 +
311 +Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
312 +
313 +Cliquer sur suivant.
314 +
315 +[[image:1722429707035-848.png]]
316 +
317 +Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
318 +
319 +* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
320 +* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
321 +
322 +Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
323 +
324 +[[image:1722430014066-512.png]]
325 +
326 +Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
327 +
328 +Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
329 +
330 +[[image:1722430110755-684.png]]
331 +
332 +L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
333 +
334 +
335 +(% class="box infomessage" %)
336 +(((
337 +Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
338 +
339 +* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
340 +* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
341 +
342 +Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
343 +)))
344 +
345 +[[image:1722430794731-330.png]]
346 +
347 +Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
348 +
349 +
350 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
351 +
352 +
353 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
354 +
355 +* Relocalisation sur les biens
356 +* Relocalisation via les paniers
357 +* Relocalisation via les emplacements
358 +
359 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
360 +
361 +== Relocaliser des biens ==
362 +
363 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
364 +
365 +[[image:1748252901225-736.png]]
366 +
367 +[[image:1748252928447-170.png]]
368 +
369 +== Relocaliser via les paniers ==
370 +
371 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
372 +
373 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
374 +
375 +[[image:1748252775480-656.png]]
376 +
377 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
378 +
379 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
380 +
381 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
382 +
383 +[[image:1748253080318-157.png]]
384 +
385 +== Historique des relocalisations ==
386 +
387 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
388 +
389 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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