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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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À la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:31
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisation
1 +Gérer les relocalisations
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,385 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
8 +
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 +
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 +
13 +>(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 +>(% class="small" %)**Réorganisation** de réserves ou salles​
15 +>(% class="small" %)**Corrections d’emplacements erronés ou manquants​**
16 +>(% class="small" %)**Réorganisation interne** (sans logistique complexe)​
17 +>(% class="small" %)**Préparation au récolement** (emplacement manquant ou obsolète)​
18 +>(% class="small" %)**Déménagement** interne **non structuré** (pas besoin de planifier)​
19 +>(% class="small" %)**Ajout rétrospectif**
20 +
21 +>(% class="small" %)Cas spécifiques :​
22 +>
23 +> (% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
24 +> (% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
25 +> (% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
26 +
27 +
28 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
29 +
30 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
31 +
32 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
33 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
34 +
35 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
36 +
37 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
38 +
39 +=== Quand l’utiliser ? ===
40 +
41 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
42 +
43 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
44 +
45 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
46 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
47 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
48 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
49 +
50 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
51 +
52 +=== Quand l’utiliser ? ===
53 +
54 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
55 +
56 +Il s’impose dans les cas suivants :
57 +
58 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
59 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
60 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
61 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
62 +
63 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
64 +
65 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
66 +
67 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
68 +**Critère​**
69 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
70 +**Relocalisation​**
71 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
72 +**Évènement (mouvement en régie)​**
73 +)))
74 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
75 +Objectif principal​
76 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
78 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
80 +)))
81 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
82 +Niveau de gestion​
83 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 +Simple, opérationnel (changement de place)​
85 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
87 +)))
88 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
89 +Niveau de détail​
90 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
92 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
94 +)))
95 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
96 +Planification​
97 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 +Non (action immédiate)​
99 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
101 +)))
102 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
103 +Suivi de l’historique​
104 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 +Historique des emplacements (table des récolements)​
106 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
108 +)))
109 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
110 +Impact sur l’emplacement du bien​
111 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
113 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
115 +)))
116 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
117 +Utilisé pour​
118 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
120 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
122 +)))
123 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
124 +Personnes concernées​
125 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
127 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
129 +)))
130 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 +Partage d’information​
132 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
134 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
136 +)))
137 +
138 +== Exemples de cas d'usages ==
139 +
140 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
141 +
142 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
143 +**Situation​**
144 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
145 +**Relocalisation​**
146 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
147 +**Évènement + Mouvement​**
148 +)))
149 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
150 +Déplacement ponctuel sans formalité​
151 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
153 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 +❌ Trop lourd, non adapté​
155 +)))
156 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
157 +Correction d’emplacement​
158 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
160 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +❌​
162 +)))
163 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
164 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
165 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 +✅ (sans historisation complexe)​
167 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +❌​
169 +)))
170 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
172 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
174 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
176 +)))
177 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
179 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 +❌ Non conforme pour traçabilité​
181 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
183 +)))
184 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 +Expositions permanentes​
186 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
188 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
190 +)))
191 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
193 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
195 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
197 +)))
198 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
200 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
202 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
204 +)))
205 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
207 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
209 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
211 +)))
212 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 +Chantier des collections / Post-récolement​
214 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
216 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
218 +)))
219 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 +Transfert entre sites / entre réserves​
221 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 +❌ Risque de perte de traçabilité​
223 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
225 +)))
226 +
227 += Re localiser des biens =
228 +
229 += Relocaliser des colis =
230 +
231 += Relocaliser des matériels =
232 +
233 +
234 +(((
235 +
236 +
237 +
238 +
239 +)))
240 +)))|(% style="width:300px" %)(((
241 +(% class="box" %)
242 +(((
243 +**Sommaire**
244 +
245 +
246 +)))
247 +
248 +(% class="box" %)
249 +(((
250 +**Aller plus loin **
251 +
252 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
253 +)))
254 +
255 +(% class="box" %)
256 +(((
257 +**Icônes principales**
258 +
259 +
260 +)))
261 +)))
262 +
263 +
264 +
265 +
266 +
267 +
268 +
269 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
270 +
271 +Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
272 +
273 +Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
274 +
275 +[[image:1722417575911-284.png]]
276 +
277 +[[image:1722418241660-648.png]]
278 +
279 +Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
280 +
281 +L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
282 +
283 +[[image:1722418460530-128.png]]
284 +
285 +== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
286 +
287 +Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
288 +
289 +Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
290 +
291 +[[image:1722418365150-666.png]]
292 +
293 +== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
294 +
295 +Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
296 +
297 +Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
298 +
299 +Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
300 +
301 +[[image:1722429463460-776.png]]
302 +
303 +La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
304 +
305 +[[image:1722429610220-518.png]]
306 +
307 +Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
308 +
309 +Cliquer sur suivant.
310 +
311 +[[image:1722429707035-848.png]]
312 +
313 +Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
314 +
315 +* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
316 +* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
317 +
318 +Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
319 +
320 +[[image:1722430014066-512.png]]
321 +
322 +Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
323 +
324 +Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
325 +
326 +[[image:1722430110755-684.png]]
327 +
328 +L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
329 +
330 +
331 +(% class="box infomessage" %)
332 +(((
333 +Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
334 +
335 +* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
336 +* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
337 +
338 +Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
339 +)))
340 +
341 +[[image:1722430794731-330.png]]
342 +
343 +Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
344 +
345 +
346 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
347 +
348 +
349 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
350 +
351 +* Relocalisation sur les biens
352 +* Relocalisation via les paniers
353 +* Relocalisation via les emplacements
354 +
355 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
356 +
357 +== Relocaliser des biens ==
358 +
359 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
360 +
361 +[[image:1748252901225-736.png]]
362 +
363 +[[image:1748252928447-170.png]]
364 +
365 +== Relocaliser via les paniers ==
366 +
367 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
368 +
369 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
370 +
371 +[[image:1748252775480-656.png]]
372 +
373 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
374 +
375 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
376 +
377 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
378 +
379 +[[image:1748253080318-157.png]]
380 +
381 +== Historique des relocalisations ==
382 +
383 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
384 +
385 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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