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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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À la version 20.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisation
1 +Gérer les relocalisations
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,380 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
8 +
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 +
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 +
13 +>(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
16 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
17 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
18 +>(% class="small" %)Première localisation des biens à leur arrivée au musée​
19 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
20 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
21 +
22 +
23 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
24 +
25 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
26 +
27 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
28 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
29 +
30 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
31 +
32 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
33 +
34 +=== Quand l’utiliser ? ===
35 +
36 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
37 +
38 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
39 +
40 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
41 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
42 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
43 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
44 +
45 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
46 +
47 +=== Quand l’utiliser ? ===
48 +
49 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
50 +
51 +Il s’impose dans les cas suivants :
52 +
53 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
54 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
55 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
56 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
57 +
58 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
59 +
60 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
61 +
62 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
63 +**Critère​**
64 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
65 +**Relocalisation​**
66 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
67 +**Évènement (mouvement en régie)​**
68 +)))
69 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
70 +Objectif principal​
71 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
73 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
75 +)))
76 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 +Niveau de gestion​
78 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 +Simple, opérationnel (changement de place)​
80 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
82 +)))
83 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 +Niveau de détail​
85 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
87 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
89 +)))
90 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 +Planification​
92 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 +Non (action immédiate)​
94 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
96 +)))
97 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 +Suivi de l’historique​
99 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 +Historique des emplacements (table des récolements)​
101 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
103 +)))
104 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 +Impact sur l’emplacement du bien​
106 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
110 +)))
111 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 +Utilisé pour​
113 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
117 +)))
118 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 +Personnes concernées​
120 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
124 +)))
125 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 +Partage d’information​
127 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
129 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
131 +)))
132 +
133 +== Exemples de cas d'usages ==
134 +
135 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
136 +
137 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
138 +**Situation​**
139 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
140 +**Relocalisation​**
141 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
142 +**Évènement + Mouvement​**
143 +)))
144 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 +Déplacement ponctuel sans formalité​
146 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
148 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 +❌ Trop lourd, non adapté​
150 +)))
151 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 +Correction d’emplacement​
153 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
155 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 +❌​
157 +)))
158 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
160 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +✅ (sans historisation complexe)​
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +❌​
164 +)))
165 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
167 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
171 +)))
172 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
174 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 +❌ Non conforme pour traçabilité​
176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
178 +)))
179 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 +Expositions permanentes​
181 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
185 +)))
186 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
188 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
192 +)))
193 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
195 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
199 +)))
200 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
202 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
206 +)))
207 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 +Chantier des collections / Post-récolement​
209 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
211 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
213 +)))
214 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 +Transfert entre sites / entre réserves​
216 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +❌ Risque de perte de traçabilité​
218 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
220 +)))
221 +
222 += Re localiser des biens =
223 +
224 += Relocaliser des colis =
225 +
226 += Relocaliser des matériels =
227 +
228 +
229 +(((
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +)))
235 +)))|(% style="width:300px" %)(((
236 +(% class="box" %)
237 +(((
238 +**Sommaire**
239 +
240 +
241 +)))
242 +
243 +(% class="box" %)
244 +(((
245 +**Aller plus loin **
246 +
247 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
248 +)))
249 +
250 +(% class="box" %)
251 +(((
252 +**Icônes principales**
253 +
254 +
255 +)))
256 +)))
257 +
258 +
259 +
260 +
261 +
262 +
263 +
264 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
265 +
266 +Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
267 +
268 +Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
269 +
270 +[[image:1722417575911-284.png]]
271 +
272 +[[image:1722418241660-648.png]]
273 +
274 +Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
275 +
276 +L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
277 +
278 +[[image:1722418460530-128.png]]
279 +
280 +== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
281 +
282 +Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
283 +
284 +Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
285 +
286 +[[image:1722418365150-666.png]]
287 +
288 +== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
289 +
290 +Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
291 +
292 +Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
293 +
294 +Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
295 +
296 +[[image:1722429463460-776.png]]
297 +
298 +La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
299 +
300 +[[image:1722429610220-518.png]]
301 +
302 +Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
303 +
304 +Cliquer sur suivant.
305 +
306 +[[image:1722429707035-848.png]]
307 +
308 +Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
309 +
310 +* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
311 +* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
312 +
313 +Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
314 +
315 +[[image:1722430014066-512.png]]
316 +
317 +Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
318 +
319 +Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
320 +
321 +[[image:1722430110755-684.png]]
322 +
323 +L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
324 +
325 +
326 +(% class="box infomessage" %)
327 +(((
328 +Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
329 +
330 +* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
331 +* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
332 +
333 +Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
334 +)))
335 +
336 +[[image:1722430794731-330.png]]
337 +
338 +Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
339 +
340 +
341 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
342 +
343 +
344 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
345 +
346 +* Relocalisation sur les biens
347 +* Relocalisation via les paniers
348 +* Relocalisation via les emplacements
349 +
350 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
351 +
352 +== Relocaliser des biens ==
353 +
354 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
355 +
356 +[[image:1748252901225-736.png]]
357 +
358 +[[image:1748252928447-170.png]]
359 +
360 +== Relocaliser via les paniers ==
361 +
362 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
363 +
364 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
365 +
366 +[[image:1748252775480-656.png]]
367 +
368 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
369 +
370 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
371 +
372 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
373 +
374 +[[image:1748253080318-157.png]]
375 +
376 +== Historique des relocalisations ==
377 +
378 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
379 +
380 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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