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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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À la version 19.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisation
1 +Gérer les relocalisations
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,382 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
8 +
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 +
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 +
13 +>(% class="small" %)Cas d'usages courants :
14 +> (% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 +>
16 +> (% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
17 +>
18 +> (% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
19 +> (% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
20 +> (% class="small" %)Première localisation des biens à leur arrivée au musée​
21 +> (% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
22 +> (% class="small" %)Ajout rétrospectif
23 +
24 +
25 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
26 +
27 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
28 +
29 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
30 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
31 +
32 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
33 +
34 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
35 +
36 +=== Quand l’utiliser ? ===
37 +
38 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
39 +
40 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
41 +
42 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
43 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
44 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
45 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
46 +
47 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
48 +
49 +=== Quand l’utiliser ? ===
50 +
51 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
52 +
53 +Il s’impose dans les cas suivants :
54 +
55 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
56 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
57 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
58 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
59 +
60 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
61 +
62 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
63 +
64 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
65 +**Critère​**
66 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
67 +**Relocalisation​**
68 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
69 +**Évènement (mouvement en régie)​**
70 +)))
71 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 +Objectif principal​
73 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
77 +)))
78 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 +Niveau de gestion​
80 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 +Simple, opérationnel (changement de place)​
82 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
84 +)))
85 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 +Niveau de détail​
87 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
89 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
91 +)))
92 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 +Planification​
94 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 +Non (action immédiate)​
96 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
98 +)))
99 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 +Suivi de l’historique​
101 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 +Historique des emplacements (table des récolements)​
103 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
105 +)))
106 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +Impact sur l’emplacement du bien​
108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
110 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
112 +)))
113 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Utilisé pour​
115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
117 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
119 +)))
120 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +Personnes concernées​
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
124 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
126 +)))
127 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +Partage d’information​
129 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
131 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
133 +)))
134 +
135 +== Exemples de cas d'usages ==
136 +
137 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
138 +
139 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
140 +**Situation​**
141 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
142 +**Relocalisation​**
143 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
144 +**Évènement + Mouvement​**
145 +)))
146 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 +Déplacement ponctuel sans formalité​
148 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
150 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 +❌ Trop lourd, non adapté​
152 +)))
153 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 +Correction d’emplacement​
155 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
157 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 +❌​
159 +)))
160 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +✅ (sans historisation complexe)​
164 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 +❌​
166 +)))
167 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
171 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
173 +)))
174 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 +❌ Non conforme pour traçabilité​
178 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
180 +)))
181 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +Expositions permanentes​
183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
185 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
187 +)))
188 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
192 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
194 +)))
195 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
199 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
201 +)))
202 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
206 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
208 +)))
209 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +Chantier des collections / Post-récolement​
211 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
213 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
215 +)))
216 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +Transfert entre sites / entre réserves​
218 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +❌ Risque de perte de traçabilité​
220 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
222 +)))
223 +
224 += Re localiser des biens =
225 +
226 += Relocaliser des colis =
227 +
228 += Relocaliser des matériels =
229 +
230 +
231 +(((
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +)))
237 +)))|(% style="width:300px" %)(((
238 +(% class="box" %)
239 +(((
240 +**Sommaire**
241 +
242 +
243 +)))
244 +
245 +(% class="box" %)
246 +(((
247 +**Aller plus loin **
248 +
249 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
250 +)))
251 +
252 +(% class="box" %)
253 +(((
254 +**Icônes principales**
255 +
256 +
257 +)))
258 +)))
259 +
260 +
261 +
262 +
263 +
264 +
265 +
266 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
267 +
268 +Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
269 +
270 +Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
271 +
272 +[[image:1722417575911-284.png]]
273 +
274 +[[image:1722418241660-648.png]]
275 +
276 +Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
277 +
278 +L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
279 +
280 +[[image:1722418460530-128.png]]
281 +
282 +== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
283 +
284 +Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
285 +
286 +Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
287 +
288 +[[image:1722418365150-666.png]]
289 +
290 +== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
291 +
292 +Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
293 +
294 +Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
295 +
296 +Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
297 +
298 +[[image:1722429463460-776.png]]
299 +
300 +La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
301 +
302 +[[image:1722429610220-518.png]]
303 +
304 +Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
305 +
306 +Cliquer sur suivant.
307 +
308 +[[image:1722429707035-848.png]]
309 +
310 +Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
311 +
312 +* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
313 +* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
314 +
315 +Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
316 +
317 +[[image:1722430014066-512.png]]
318 +
319 +Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
320 +
321 +Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
322 +
323 +[[image:1722430110755-684.png]]
324 +
325 +L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
326 +
327 +
328 +(% class="box infomessage" %)
329 +(((
330 +Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
331 +
332 +* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
333 +* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
334 +
335 +Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
336 +)))
337 +
338 +[[image:1722430794731-330.png]]
339 +
340 +Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
341 +
342 +
343 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
344 +
345 +
346 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
347 +
348 +* Relocalisation sur les biens
349 +* Relocalisation via les paniers
350 +* Relocalisation via les emplacements
351 +
352 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
353 +
354 +== Relocaliser des biens ==
355 +
356 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
357 +
358 +[[image:1748252901225-736.png]]
359 +
360 +[[image:1748252928447-170.png]]
361 +
362 +== Relocaliser via les paniers ==
363 +
364 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
365 +
366 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
367 +
368 +[[image:1748252775480-656.png]]
369 +
370 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
371 +
372 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
373 +
374 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
375 +
376 +[[image:1748253080318-157.png]]
377 +
378 +== Historique des relocalisations ==
379 +
380 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
381 +
382 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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