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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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À la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisation
1 +Gérer les relocalisations
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,379 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
8 +
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 +
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien** dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 +
13 +>(% class="small" %)Cas d'usages courants :
14 +> (% class="small" %)Réorganisation interne des **réserves**, **salles**, ou espaces de conservation ;
15 +> (% class="small" %)**Correction** d’un emplacement mal saisi ou manquant ;
16 +> (% class="small" %)**Déménagement interne** sans logistique complexe ni planification ;
17 +> (% class="small" %)**Ajout rétrospectif** d’une localisation initiale pour un bien arrivé au musée ;
18 +> (% class="small" %)**Préparation à une campagne de récolement** (positionner des biens non localisés ou mal localisés) ;
19 +> (% class="small" %)**Relocalisation après radiation**, pour assurer la traçabilité finale (ex. : //Détruit//, //Cédé//, //Restitué//…).
20 +
21 +
22 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
23 +
24 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
25 +
26 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
27 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
28 +
29 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
30 +
31 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
32 +
33 +=== Quand l’utiliser ? ===
34 +
35 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
36 +
37 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
38 +
39 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
40 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
41 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
42 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
43 +
44 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
45 +
46 +=== Quand l’utiliser ? ===
47 +
48 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
49 +
50 +Il s’impose dans les cas suivants :
51 +
52 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
53 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
54 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
55 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
56 +
57 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
58 +
59 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
60 +
61 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
62 +**Critère​**
63 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
64 +**Relocalisation​**
65 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
66 +**Évènement (mouvement en régie)​**
67 +)))
68 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 +Objectif principal​
70 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
71 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
72 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
73 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
74 +)))
75 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 +Niveau de gestion​
77 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 +Simple, opérationnel (changement de place)​
79 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
81 +)))
82 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 +Niveau de détail​
84 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
86 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
87 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
88 +)))
89 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 +Planification​
91 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 +Non (action immédiate)​
93 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
95 +)))
96 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 +Suivi de l’historique​
98 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 +Historique des emplacements (table des récolements)​
100 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
102 +)))
103 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 +Impact sur l’emplacement du bien​
105 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
107 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
109 +)))
110 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 +Utilisé pour​
112 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
114 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
116 +)))
117 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 +Personnes concernées​
119 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
121 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
123 +)))
124 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 +Partage d’information​
126 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
128 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
130 +)))
131 +
132 +== Exemples de cas d'usages ==
133 +
134 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
135 +
136 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
137 +**Situation​**
138 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
139 +**Relocalisation​**
140 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
141 +**Évènement + Mouvement​**
142 +)))
143 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 +Déplacement ponctuel sans formalité​
145 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
146 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
147 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
148 +❌ Trop lourd, non adapté​
149 +)))
150 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 +Correction d’emplacement​
152 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
153 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
154 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
155 +❌​
156 +)))
157 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
159 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 +✅ (sans historisation complexe)​
161 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 +❌​
163 +)))
164 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
166 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
168 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
170 +)))
171 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
173 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 +❌ Non conforme pour traçabilité​
175 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
177 +)))
178 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 +Expositions permanentes​
180 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
182 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
184 +)))
185 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
187 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
189 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
191 +)))
192 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
194 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
196 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
198 +)))
199 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
201 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
203 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
205 +)))
206 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 +Chantier des collections / Post-récolement​
208 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
210 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
212 +)))
213 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 +Transfert entre sites / entre réserves​
215 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 +❌ Risque de perte de traçabilité​
217 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
219 +)))
220 +
221 += Re localiser des biens =
222 +
223 += Relocaliser des colis =
224 +
225 += Relocaliser des matériels =
226 +
227 +
228 +(((
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +)))
234 +)))|(% style="width:300px" %)(((
235 +(% class="box" %)
236 +(((
237 +**Sommaire**
238 +
239 +
240 +)))
241 +
242 +(% class="box" %)
243 +(((
244 +**Aller plus loin **
245 +
246 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
247 +)))
248 +
249 +(% class="box" %)
250 +(((
251 +**Icônes principales**
252 +
253 +
254 +)))
255 +)))
256 +
257 +
258 +
259 +
260 +
261 +
262 +
263 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
264 +
265 +Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
266 +
267 +Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
268 +
269 +[[image:1722417575911-284.png]]
270 +
271 +[[image:1722418241660-648.png]]
272 +
273 +Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
274 +
275 +L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
276 +
277 +[[image:1722418460530-128.png]]
278 +
279 +== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
280 +
281 +Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
282 +
283 +Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
284 +
285 +[[image:1722418365150-666.png]]
286 +
287 +== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
288 +
289 +Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
290 +
291 +Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
292 +
293 +Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
294 +
295 +[[image:1722429463460-776.png]]
296 +
297 +La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
298 +
299 +[[image:1722429610220-518.png]]
300 +
301 +Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
302 +
303 +Cliquer sur suivant.
304 +
305 +[[image:1722429707035-848.png]]
306 +
307 +Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
308 +
309 +* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
310 +* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
311 +
312 +Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
313 +
314 +[[image:1722430014066-512.png]]
315 +
316 +Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
317 +
318 +Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
319 +
320 +[[image:1722430110755-684.png]]
321 +
322 +L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
323 +
324 +
325 +(% class="box infomessage" %)
326 +(((
327 +Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
328 +
329 +* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
330 +* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
331 +
332 +Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
333 +)))
334 +
335 +[[image:1722430794731-330.png]]
336 +
337 +Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
338 +
339 +
340 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
341 +
342 +
343 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
344 +
345 +* Relocalisation sur les biens
346 +* Relocalisation via les paniers
347 +* Relocalisation via les emplacements
348 +
349 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
350 +
351 +== Relocaliser des biens ==
352 +
353 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
354 +
355 +[[image:1748252901225-736.png]]
356 +
357 +[[image:1748252928447-170.png]]
358 +
359 +== Relocaliser via les paniers ==
360 +
361 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
362 +
363 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
364 +
365 +[[image:1748252775480-656.png]]
366 +
367 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
368 +
369 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
370 +
371 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
372 +
373 +[[image:1748253080318-157.png]]
374 +
375 +== Historique des relocalisations ==
376 +
377 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
378 +
379 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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