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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:50
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À la version 13.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les relocalisation
1 +Gérer les relocalisations
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,293 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
8 +
9 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
10 +
11 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
12 +
13 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
14 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
15 +
16 +Ces deux méthodes répondent à des besoins différents : l’une est **technique et rapide**, l’autre **structurée et métier**.
17 +
18 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
19 +
20 +=== Quand l’utiliser ? ===
21 +
22 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
23 +
24 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
25 +
26 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
27 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
28 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
29 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
30 +
31 +== Évènement + Mouvement : un outil de gestion métier ==
32 +
33 +=== Quand l’utiliser ? ===
34 +
35 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
36 +
37 +Il s’impose dans les cas suivants :
38 +
39 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
40 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
41 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
42 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
43 +
44 +
45 +
46 +== Cas d'usages ==
47 +
48 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
49 +Situation​
50 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
51 +Relocalisation​
52 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
53 +Évènement + Mouvement​
54 +)))
55 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 +Déplacement ponctuel sans formalité​
57 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
59 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
60 +❌ Trop lourd, non adapté​
61 +)))
62 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 +Correction d’emplacement​
64 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
66 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 +❌​
68 +)))
69 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
70 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
71 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 +✅ (sans historisation complexe)​
73 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 +❌​
75 +)))
76 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
78 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
80 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
82 +)))
83 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
85 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 +❌ Non conforme pour traçabilité​
87 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
89 +)))
90 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
91 +Expositions permanentes​
92 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
94 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
96 +)))
97 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
98 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
99 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
101 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
103 +)))
104 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
105 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
106 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
110 +)))
111 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
113 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
117 +)))
118 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 +Chantier des collections / Post-récolement​
120 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
124 +)))
125 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 +Transfert entre sites / entre réserves​
127 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +❌ Risque de perte de traçabilité​
129 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
131 +)))
132 +
133 +
134 +
135 += Re localiser des biens =
136 +
137 += Relocaliser des colis =
138 +
139 += Relocaliser des matériels =
140 +
141 +
142 +(((
143 +
144 +
145 +
146 +
147 +)))
148 +)))|(% style="width:300px" %)(((
149 +(% class="box" %)
150 +(((
151 +**Sommaire**
152 +
153 +
154 +)))
155 +
156 +(% class="box" %)
157 +(((
158 +**Aller plus loin **
159 +
160 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
161 +)))
162 +
163 +(% class="box" %)
164 +(((
165 +**Icônes principales**
166 +
167 +
168 +)))
169 +)))
170 +
171 +
172 +
173 +
174 +
175 +
176 +
177 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
178 +
179 +Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
180 +
181 +Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
182 +
183 +[[image:1722417575911-284.png]]
184 +
185 +[[image:1722418241660-648.png]]
186 +
187 +Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
188 +
189 +L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
190 +
191 +[[image:1722418460530-128.png]]
192 +
193 +== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
194 +
195 +Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
196 +
197 +Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
198 +
199 +[[image:1722418365150-666.png]]
200 +
201 +== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
202 +
203 +Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
204 +
205 +Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
206 +
207 +Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
208 +
209 +[[image:1722429463460-776.png]]
210 +
211 +La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
212 +
213 +[[image:1722429610220-518.png]]
214 +
215 +Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
216 +
217 +Cliquer sur suivant.
218 +
219 +[[image:1722429707035-848.png]]
220 +
221 +Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
222 +
223 +* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
224 +* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
225 +
226 +Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
227 +
228 +[[image:1722430014066-512.png]]
229 +
230 +Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
231 +
232 +Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
233 +
234 +[[image:1722430110755-684.png]]
235 +
236 +L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
237 +
238 +
239 +(% class="box infomessage" %)
240 +(((
241 +Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
242 +
243 +* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
244 +* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
245 +
246 +Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
247 +)))
248 +
249 +[[image:1722430794731-330.png]]
250 +
251 +Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
252 +
253 +
254 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
255 +
256 +
257 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
258 +
259 +* Relocalisation sur les biens
260 +* Relocalisation via les paniers
261 +* Relocalisation via les emplacements
262 +
263 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
264 +
265 +== Relocaliser des biens ==
266 +
267 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
268 +
269 +[[image:1748252901225-736.png]]
270 +
271 +[[image:1748252928447-170.png]]
272 +
273 +== Relocaliser via les paniers ==
274 +
275 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
276 +
277 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
278 +
279 +[[image:1748252775480-656.png]]
280 +
281 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
282 +
283 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
284 +
285 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
286 +
287 +[[image:1748253080318-157.png]]
288 +
289 +== Historique des relocalisations ==
290 +
291 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
292 +
293 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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