Comprendre à quoi sert une exposition interne ?

Une exposition interne est organisée au sein de l’institution, sans déplacement externe des collections. Contrairement aux prêts/dépôts, aucun organisme destinataire extérieur n’est impliqué. Elle mobilise principalement les collections propres, avec éventuellement des biens empruntés à des partenaires.

Deux formes principales :

• Exposition permanente : valorise les collections de référence, sur le long terme, avec rotations régulières pour les objets sensibles (textiles, photos, œuvres sur papier, etc.).
• Exposition temporaire : limitée dans le temps (souvent 3 à 6 mois), centrée sur une thématique, impliquant préparation, montage, ouverture, démontage et retours.

Les expositions permanentes

• Elles concernent la mise en valeur des collections de référence du musée.
• Leur vocation est long terme : elles structurent l’offre culturelle et scientifique de l’institution.
• Les biens présentés peuvent appartenir aux collections propres ou provenir de dépôts.
• Leur gestion repose souvent sur des rotations régulières : certains objets sensibles (par ex. textiles, photographies, œuvres sur papier) ne peuvent être exposés en continu et sont remplacés périodiquement.
• Ces rotations permettent de concilier la préservation des collections avec la mise en valeur permanente dans les espaces d’exposition.

Flora facilite la planification et le suivi de ces rotations. Chaque mouvement (entrée/sortie) est tracé, les localisations sont mises à jour automatiquement, et la notice « Bien dans l’évènement » permet d’ajouter des informations spécifiques (cartel, emplacement en salle, remarques scénographiques). Cela garantit une traçabilité complète et une mémoire documentée de la succession des biens exposés.

Flora est également un outil précieux lorsqu’un musée souhaite réaménager ou retravailler son parcours permanent : il permet de planifier les déplacements, de documenter les choix scénographiques, et de conserver un historique clair des œuvres successivement présentées dans chaque espace.

Les expositions temporaires

• Elles sont organisées sur une durée limitée, en moyenne de 3 à 6 mois.
• Elles mettent en avant une thématique précise (scientifique, artistique, patrimoniale, etc.).

• La composition peut inclure :

  • des biens appartenant au musée,
  • et/ou des biens empruntés à d’autres institutions ou partenaires.
• Leur organisation implique un suivi logistique complet : conception, préparation, montage, ouverture au public, démontage, et retour des œuvres.
• Ces expositions constituent souvent un temps fort de la programmation culturelle, mobilisant plusieurs équipes (conservateurs, régisseurs, scénographes, médiateurs).

Flora centralise toutes les données liées à l’exposition : informations administratives (dates, type, responsables, partenaires), gestion des biens (provenance, statut, assurances), logistique (mouvements, transporteurs, conditionnements) et documentation associée (cartels, catalogues, visuels). Grâce à une grille spécifique, Flora offre un suivi global de l’exposition, de la préparation au démontage et retour des œuvres.

Utiliser la grille "Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)"

Créez l’évènement avec la grille dédiée pour bénéficier des champs adaptés au suivi global.

Au-delà des champs obligatoires et essentiels (Type de l'évènement = Exposition, sous-type = temporaire au musée et Titre), il est recommandé d’enrichir la notice de l’évènement avec des informations complémentaires qui renforceront sa valeur documentaire et faciliteront la préparation.

Champs spécifiques

Champs complémentaires utiles

En complément de ces champs spécifiques proposés par la grille, il est également possible d’enrichir la notice d’exposition avec d’autres éléments : 

• Renseigner les intervenants : le bloc Intervenants est duplicable et permet de garder la trace de toutes les personnes impliquées dans l’exposition. Il peut s’agir de membres de l’équipe interne (commissaire, régisseur, monteurs, attachés de conservation) comme de partenaires externes (scénographe, graphiste, prestataires spécialisés). Documenter ces rôles est essentiel pour suivre qui a contribué au projet et faciliter les échanges.
• Associer le catalogue de l’exposition via le champ Catalogue de l'exposition : si un catalogue a été publié, lier sa référence ou son fichier à l’évènement permet de conserver une trace scientifique et bibliographique précieuse. Cette information pourra être réutilisée pour la communication, les archives et la mémoire du musée.
• Associer la bibliographie via le champ Bibliographie : toutes les références effectuées sur l'exposition en question.
• Associer l’affiche de l’exposition via le champ Photo documentaire : intégrer l’affiche officielle dans la notice de l’évènement contribue à documenter le contexte visuel et la communication de l’exposition. Elle constitue également une source iconographique utile pour les archives.

Ces ajouts ne sont pas obligatoires mais permettent de disposer d’une notice complète, utile et pérenne, à la fois pour la gestion interne et pour la documentation historique du musée.

Documenter les biens exposés

• Préciser les dimensions spécifiques à la scénographie
  Lors de la saisie des Biens dans l’évènement, indiquez les dimensions de présentation (avec cadre/soclage/vitrine).
  Cela anticipe les contraintes d’installation et fluidifie la coordination (régie, conservation, technique).
• Préciser les emplacements de destination
  Lors de la saisie des Biens dans le mouvement, spécifiez salle + emplacement précis (ex. Salle Expo 1 – Vitrine 3) pour accélérer le montage et sécuriser la scénographie.
• Renseigner le matériel scénographique :
  • Matériel temporaire : ajoutez le matériel dans l’évènement pour un usage ponctuel.(par exemple, socles ou vitrines fabriqués pour une exposition spécifique).
  • Matériel pérenne : si un matériel scénographique permanent a déjà été défini dans la notice du bien (socle, cadre, vitrine dédiée), Flora peut automatiquement le reprendre.

Suivre le cycle de gestion

La gestion d’une exposition interne dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement

1. Créer l’évènement avec la grille adaptée (expositions : champs de conception, mise en place, démontage).
2. Associer les biens (collections internes, dépôts, emprunts) : la notice Bien dans l’évènement, généré automatiquement, porte cartels, emplacements, scénographie.

3. Planifier les mouvements (sorties, retours, transferts internes), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité. Dans le cadre des expositions permanentes, cette étape inclut souvent des rotations régulières de biens. Pour des scénarios complexes (rotations, retours échelonnés), préférez la création manuelle des mouvements pour maîtriser précisément les œuvres associées à chaque étape.

4. Exécuter les mouvements : les localisations temporaires sont mises à jour et l’état de l’évènement évolue (En cours, puis Terminé).

5. Clore l’évènement quand tout est terminé.

Ce déroulement reste donc aligné sur le cycle standard, mais intègre des spécificités propres aux expositions : gestion des biens empruntés, suivi des rotations, et utilisation de champs spécifiques pour documenter toutes les étapes du projet.

Piloter l’exposition étape par étape

Pour les expositions internes (temporaires ou permanentes), Flora propose une grille de suivi spécifique Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés) qui permet de documenter toutes les étapes du projet, de la conception initiale jusqu’à la clôture. Ces champs viennent compléter les informations administratives classiques (titre, dates, responsables, etc.) et offrent une vision transversale de l’avancement de la gestion de l’exposition.

Ce dispositif permet de centraliser toutes les informations relatives à gestion de l’exposition. Chaque action étant datée, validée et reliée à un responsable, l’institution bénéficie d’un suivi complet et collaboratif, garantissant la traçabilité des décisions et la conservation d’un historique consultable même après la clôture du projet.

La grille distingue plusieurs grandes étapes, chacune pouvant être enrichie d’actions précises avec état, date, responsable et précisions.

Délimiter le sujet

Cette étape permet de cadrer le projet d’exposition en amont, en précisant la thématique retenue et le périmètre des collections concernées.

Elle sert de base au suivi ultérieur.

Cette structuration garantit que la délimitation du sujet est documentée de façon claire, avec une traçabilité des décisions et des responsables.

Prospecter

Le bloc Prospection permet de consigner l’ensemble des actions menées en amont de l’exposition, qu’il s’agisse de recherches documentaires, de prises de contact ou de repérages d’œuvres.

Bloc duplicable : le bloc peut être répété autant de fois que nécessaire pour couvrir toutes les actions menées dans cette phase préparatoire. Cela permet de garder une trace complète et détaillée de chaque étape du travail.

Ainsi, le suivi de la prospection  structuré (grâce aux actions standardisées), garantissant une documentation exhaustive de la préparation de l’exposition.

Concevoir

Le bloc Conception permet de consigner toutes les actions menées pour la préparation scientifique, administrative et scénographique de l’exposition. Qu’il s’agisse de courriers administratifs, de demandes de prêt, de repérages d’œuvres, de catalogage, de prises de vues ou encore de la récupération de données nécessaires à la scénographie et à la médiation.

Bloc duplicable : ce bloc peut être répété autant de fois que nécessaire pour documenter chaque étape de la préparation. Chaque action est enregistrée avec son état, une date, un responsable et, si besoin, des précisions complémentaires.

Gérer les arrivées

Le bloc Gestion des arrivées permet de consigner toutes les actions réalisées au moment de l’entrée des biens dans le cadre de l’exposition, qu’il s’agisse de la saisie des données, de la gestion des assurances, de l’impression des fiches de prêt avec photos et décharges, du suivi des mouvements ou encore de prises de vues définitives après restauration.

Bloc duplicable : ce bloc peut être répété autant de fois que nécessaire pour couvrir l’ensemble des opérations liées aux arrivées. Cela permet de garder une trace détaillée de chaque étape logistique et administrative.

Ainsi, le suivi des arrivées est structuré garantissant une documentation complète et sécurisée de l’accueil des biens.

Mettre en exposition

Le bloc Mise en exposition permet de documenter toutes les actions liées à l’installation des œuvres dans l’espace d’exposition. Cela inclut notamment la saisie des données de soclage, des recommandations pour la présentation du bien, ou encore la saisie des cartels et de la signalétique.

Bloc duplicable : il peut être répété autant de fois que nécessaire pour enregistrer l’ensemble des opérations de mise en place. Chaque action est historisée avec son état, une date, un responsable et des précisions éventuelles, garantissant une traçabilité complète.

Gérer les retours

Le bloc Gestion des retours permet de consigner toutes les actions liées à la sortie des œuvres de l’exposition et à leur retour vers leur emplacement de référence ou leur organisme d’origine. Cette étape est essentielle pour assurer la traçabilité jusqu’à la fin de l’évènement.

Il garantit une documentation complète des formalités administratives (fiches, décharges) et logistiques (mouvements exécutés).

Bloc duplicable : Chaque retour partiel ou échelonné peut être enregistré séparément.

Ce bloc constitue donc un outil indispensable pour finaliser l’exposition, en sécurisant la traçabilité des biens et en garantissant la bonne clôture documentaire et logistique de l’évènement.

Gérer les biens empruntés

Lorsqu’un musée organise une exposition, il est fréquent que certaines œuvres soient empruntées à d’autres institutions ou à des collectionneurs privés.

Pourquoi les saisir dans Flora ?

Documenter ces biens directement dans Flora présente plusieurs avantages ; néanmoins cette opération reste au choix de l'institution.

• Centraliser toutes les œuvres (internes + empruntées) dans le même évènement : gérer l’exposition de manière globale, sans outils parallèles ni doublons.
• Assurer le suivi logistique et administratif : chaque bien emprunté est associé à une notice Bien dans l’évènement, où l’on peut enregistrer les conditions de transport, d’assurance, de prêt, ainsi que son emplacement précis dans l’exposition.
• Tracer : les mouvements (entrée au musée, mise en exposition, retour à l’organisme prêteur) sont tracés de la même manière que pour les biens du musée, garantissant une documentation fiable et homogène.
• Sécuriser juridiquement : Flora conserve les données nécessaires aux contrats et conventions de prêt (valeurs d’assurance, responsabilités, état de conservation), ce qui constitue une preuve en cas de litige.
• Conserver la mémoire : l’historique des expositions est enrichi avec la présence des biens empruntés, permettant de reconstituer précisément la composition d’une exposition passée.

Créer des biens empruntés

Depuis un évènement

Version 4.5.45 et ultérieures

1. Dans l’onglet Biens de la table évènements, cliquez sur le raccourci de saisie pour créer les notices de biens empruntés.
2. Renseignez les champs de la grille minimale, puis validez la saisie.
3. Les biens empruntés ainsi créés sont automatiquement liés à l’évènement.
4. Vous pouvez ensuite compléter la notice en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.

Depuis la table Biens

1. Accédez à la table Biens et créez une nouvelle notice.
2. Utilisez la grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition.
3. Renseignez les champs obligatoires ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
4. Associez ensuite le bien à l’évènement manuellement :

• soit depuis la notice de bien,
• soit depuis l’évènement, en passant par un panier ou une recherche par critères.

Identifier un bien emprunté dans Flora

Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :

• ils sont typés comme “Prêts pour exposition”,
• il est recommandé de leur donner un préfixe musée distinct de celui de vos collections (EXT par exemple),
• le prêteur est mentionné dans la notice du bien.

Planifier et exécuter les rotations d’œuvres

Certaines œuvres ne restent qu’une partie de l’exposition (conservation, contraintes de prêt, etc.) et sont remplacées : ce sont les rotations.

Dans Flora, ces rotations sont gérées au moyen de mouvements spécifiques : chaque départ ou retour anticipé d’une œuvre donne lieu à la création d’un mouvement distinct. Cela permet d’associer à chaque bien son propre calendrier de présence et de conserver une trace détaillée de son parcours dans l’exposition.

Cette organisation garantit à la fois la traçabilité complète des collections, la mise à jour des localisations et la documentation précise du contenu de l’exposition à chaque étape.

Préparer le périmètre

Dans le cadre des rotations, l’évènement doit rassembler tous les biens concernés par l’exposition, qu’ils participent à la première installation ou qu’ils soient exposés plus tardivement.

Associez dès le départ à l’évènement tous les biens (installation initiale et remplacements ultérieurs). La distinction s’opère dans les mouvements, l'évènement constitue le cadre global.

Préparer les mouvements en amont

Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de préparer l’ensemble des mouvements en amont.

Chaque mouvement correspond alors à une rotation précise :

1. Sortie initiale : enregistre le départ de toutes les œuvres installées pour l’ouverture de l’exposition.
2. Entrée des œuvres remplacées : prévoit le retour en réserve des objets qui quitteront l’exposition à la première rotation.
3. Sortie des œuvres de remplacement : planifie l’arrivée des nouvelles œuvres qui prendront leur place.
4. Répéter ce schéma pour chaque rotation suivante, en créant un couple sortie/entrée adapté au calendrier prévu.

Ainsi, il suffira simplement d’exécuter les mouvements aux dates effectives pour mettre à jour automatiquement les localisations des biens et garantir la traçabilité de chaque alternance.

Attention :
Les rotations nécessitent une création manuelle des mouvements pour associer précisément les œuvres au bon mouvement. La génération automatique n’est pas adaptée.

Suivre les rotations au fil du calendrier

Une fois tous les mouvements créés en amont, le suivi des rotations se fait simplement en exécutant chaque mouvement au moment prévu.

• À chaque date, exécutez le mouvement concerné : les localisations se mettent à jour, l’évènement reste En cours tant qu’il reste des mouvements planifiés.
• Les Biens dans le mouvement conservent les détails logistiques (assurances, constats, emballage, etc.).
• Le journal reflète fidèlement l’alternance des œuvres et l’historique de chaque bien.

Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète de chaque alternance, tout en évitant les oublis. Le calendrier réel de l’exposition est ainsi fidèlement reflété dans Flora, et chaque bien conserve un historique précis de ses passages en salle.

Exemple:
L’image ci-dessus illustre la liste des mouvements créés pour gérer les rotations d’œuvres au cours d’une exposition.

Premier départ (7 janvier 2025) un mouvement de sortie a été exécuté pour 12 œuvres installées lors de l’ouverture de l’exposition.

Rotations ultérieures, plusieurs mouvements d’entrée et de sortie ont été préparés pour gérer les changements d’œuvres au fil du temps :

Le 7 mai 2025, 4 œuvres quittent l’exposition (entrée anticipée) et 4 autres les remplacent (sortie – rejoint l’expo en décalé).
Le 6 août 2025, une nouvelle rotation est prévue avec le même principe : 4 œuvres reviennent en réserve, 4 autres les remplacent.
Le 8 octobre 2025, une dernière rotation est enregistrée : une œuvre revient en réserve, et une autre la remplace.

En résumé pour gérer les expositions

• Saisir finement les dimensions de présentation (avec cadre/soclage/vitrine) dans le Bien de l’évènement.
• Spécifier l’emplacement exact (salle + vitrine/cimaise) dans le Bien du mouvement.
• Capitaliser sur le matériel pérenne déjà saisi sur le bien ; compléter par du matériel temporaire au niveau de l’évènement.
• Anticiper les rotations : pré-créer les mouvements (entrée/sortie) et exécuter à date.
• Clore l’évènement uniquement après retour et vérification de toutes les œuvres.