Dans Flora, un évènement interne est traité comme un évènement structuré.
Cela permet de planifier, suivre et conserver l’historique de toutes les actions réalisées sur les collections au sein de l’établissement.
Dans quels cas utiliser les évènements internes ?
Les évènements internes doivent être créés dès lors qu’une opération concerne les collections au sein de l’institution et qu’elle nécessite une planification, un suivi ou une traçabilité renforcée.
Exemples d'usage : Chantier des collections :opérations planifiées sur un ensemble d’objets (dépoussiérage, reconditionnement). Campagne de marquage :suivi coordonné du marquage réglementaire des biens. Campagne photographique : organisation des prises de vue internes pour compléter la documentation ou préparer des publications. Mise à disposition ponctuelle : lorsqu’un chercheur, un restaurateur ou un étudiant vient étudier un ou plusieurs objets, ceux-ci sont sortis temporairement de leur emplacement habituel et doivent être tracés. Mouvement temporaire interne : regroupement d’objets dans un espace de travail pour une durée limitée.
Pourquoi ne pas se contenter d’une simple relocalisation ?
La relocalisation ne fait qu’enregistrer un changement ponctuel d’emplacement. Un évènement interne, en revanche, permet de :
Documenter la nature de l’opération réalisée (étude, marquage, prise de vue, reconditionnement…).
Suivre et gérer les demandes externes (chercheurs, restaurateurs).
Maintenir une localisation temporaire précise et actualisée durant toute l’opération.
Garantir une traçabilité complète dans l’historique de régie, avec mémoire des étapes traversées par l’objet.
Choisir la bonne grille de saisie
Flora propose plusieurs grilles adaptées selon le contexte.
Grille de saisie
Objectif principal
Champs spécifiques
Mvt int. : Chantier de collections
Suivre un projet global (reconditionnement, mise en sécurité, dépoussiérage).
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Mvt int. : Marquage
Tracer une campagne de marquage réglementaire.
Motif du marquage ; Priorité d’exécution
Mvt int. : Mise à disposition sur place
Documenter la consultation ponctuelle d’un objet par un chercheur, un étudiant.
Consultant
Mvt int. : Photographie
Organiser et historiser une campagne photographique interne.
Motif de la prise de vue ; Priorité d’exécution
Mvt int. : Temporaire
Gérer tout autre mouvement interne provisoire.
–
Exemple de la grille de saisie Mvt int : Marquage
Suivre le cycle de gestion d'un évènement interne
La gestion d’un évènement interne suit la même logique que pour tout autre évènement dans Flora :
Création de l’évènement : avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée.
Association des biens concernés : les objets liés à l’opération génèrent automatiquement des notices Bien dans l’évènement. Celles-ci permettent d’ajouter des précisions utiles.
Planification des mouvements : les mouvements associés assurent la traçabilité des déplacements internes. Ils peuvent être préparés à l’avance, gérés par lots ou par phases, et reflètent les différentes étapes de l’opération.
Exécuter les mouvements : les localisations temporaires sont mises à jour et l’état de l’évènement évolue (En cours, puis Terminé).
Clore l’évènement quand tout est terminé.
Cycle de gestion d'un évènement interne
En résumé pour gérer les évènements en interne
Préférer un évènement interne à une simple relocalisation pour tout mouvement temporaire ou opération documentée.
Rattacher tous les biens concernés dès la création de l’évènement afin d’avoir une vision exhaustive.
Utiliser les mouvements de retour pour remettre les objets à leur emplacement initial après la fin de l’opération.
Conserver les documents associés (planning, bordereaux, étiquettes internes) dans l’onglet Documents de l’évènement.
Vérifier l’état de l’évènement : ne le clore qu’une fois toutes les opérations terminées et validées
Créer un évènement ou un mouvement manuellement