L’export vers GAM3 est une fonctionnalité réservée aux musées nationaux et musées à compétence nationale. Il sert à générer automatiquement, à partir des données saisies dans Flora, le fichier au format attendu par le logiciel GAM3 pour la gestion des prêts et dépôts de biens culturels.
Le fichier ZIP produit contient :
la description complète de la proposition (prêt ou dépôt),
les images des biens concernés,
les PDF des polices d’assurance.
Ce fichier peut être importé directement dans le guichet GAM3 par un utilisateur autorisé, sans double saisie, en remplacement de l’ancienne application AlimGAM3.
Préparer les données
Champs spécifiques dans Flora
Pour rendre possible l’export GAM3, des champs dédiés ont été ajoutés dans plusieurs tables de Flora. Ils complètent les champs déjà obligatoires pour l’export.
Pour faciliter leur identification, ils ont été regroupés par type de notice dans les tableaux présentés ci-dessous. Dans chaque tableau :
les champs obligatoires pour l’export GAM3 sont indiqués en gras,
les autres champs sont optionnels mais peuvent être utiles pour enrichir la qualité des exports.
Cette structuration permet de visualiser rapidement quels champs doivent impérativement être renseignés selon le type de notice concernée.
Vérifier la notice Organisme
Lors du paramétrage initial de Flora, les informations de l’organisme doivent être complètes.
Nom du champ
Obligatoire
Utilisation
N° agrément SMF (Joconde)
Oui
Numéro d’agrément attribué par le Service des musées de France. Il identifie officiellement l’établissement dans le cadre des exports (Joconde, GAM3, etc.).
Rue
Oui
Adresse postale du musée ou de l’organisme.
Code postal
Oui
Code postal associé à l’adresse officielle de l’établissement.
Ville
Oui
Ville où est implanté l’organisme ou le musée.
Pays
Oui
Pays où se situe l’établissement.
Champs obligatoires d'une notice organisme
Compléter les évènements de type dépôt
Champ Flora
Champ GAM3
Obligatoire
Utilisation
Clé unique
N° d’export de la conservation
Automatique
Identifiant unique de la notice d’export.
N° de dossier
Numéro du dépôt à modifier / Numéro de mouvement (fourni par GAM3)
Oui en cas de modification
Sert à identifier un dossier existant lors d’un renouvellement ou d’une modification. N° du mouvement (fourni par GAM3 lors de l'acceptation de la proposition.)
Type
Différenciation prêts/dépôts
Oui
Indique le type d'évènement dans Flora.
Organisme responsable
Dépositaire / bénéficiaire du dépôt
Oui
Identifiant partenaire défini par GAM.
Organisme du lieu de destination
Identifiant du lieu de dépôt
Oui
Identifiant partenaire défini par GAM.
Type de dépôt
Type de dépôt
Oui
Indique la nature de l’opération (DP, RD, FD…).
Indicateur pour savoir si la proposition est faite pour une régularisation après récolement
Indicateur GAM3
Oui si type de dépôt = DP, FDSA, FD>92
Permet de signaler qu’il s’agit d’une régularisation post-récolement.
Numéro de l'arrêté de dépôt que la proposition renouvelle totalement ou partiellement
Numéro de l’arrêté de dépôt renouvelé / Numéro de mouvement GAM3
Oui si type = RD>92, RPD>92
Renseigne l’arrêté remplacé ou renouvelé.
Numéro de l'arrêté de dépôt auquel la proposition met fin
Numéro de l’arrêté de dépôt auquel la proposition met fin
Oui si type = FD>92
Permet de tracer l’arrêté supprimé.
Date du dernier arrêté de dépôt
Date du dernier arrêté
Oui selon le type de dépôt (RD<92, FD<92…)
Date de référence pour GAM3.
Date initiale de mise en dépôt
Date initiale de dépôt
Oui si type = RDSA, RPD…
Première date effective du dépôt.
Nombre de biens culturels initialement déposés
Volume initial du dépôt
Oui
Nombre de notices Flora concernées par le premier arrêté.
Nombre de biens culturels dont le dépôt n'est pas renouvelé
Biens exclus du renouvellement
Oui
Permet de signaler les biens sortis lors d’un renouvellement.
Nombre de biens culturels déposés
Nombre de biens dans l’arrêté actuel
Oui
Volume de biens effectivement pris en compte dans la proposition.
Date d'échéance ou du renouvellement de dépôt
Date de fin ou de renouvellement
Oui
Sert à calculer la durée de validité du dépôt.
Observations destinées à la commission
Observations GAM3 commission
Non
Remarques pour les membres de la commission.
Observations devant figurer sur l’arrêté
Observations GAM3 arrêté
Non
Mentions officielles imprimées dans l’arrêté.
Rédacteur
Rédacteur
Oui
Identité du rédacteur ; lien sur table Autorité personnes.
Courriel pour suivi 1/2/3
Adresses de suivi GAM3
Oui
Destinataires de suivi administratif.
Validé par
Nom et prénom du chef d’établissement
Oui
Autorité validant la proposition (Autorité personnes).
Validé le
Date de validation
Oui
Date validée par le chef d’établissement.
Police(s) d’assurance
Police(s) d’assurance
Oui si renseigné
Numéro(s) de police pour les biens concernés.
Assureur
Assureur
Oui si renseigné
Organisme d’assurance (Autorité personnes).
Date de création effective dans GAM
Création GAM
Non
Enregistrée par GAM lors de l’import de la proposition.
Date de modification effective dans GAM
Modification GAM
Non
Mise à jour enregistrée par GAM en cas de modification ultérieure.
Champs pour export Gam dans la grille de saisie Mise en dépôt
Compléter les évènements de type Exposition et sous type Prêt
Champ Flora
Champ GAM3
Obligatoire
Utilisation
Clé unique
N° d’export de la conservation
Automatique
Identifiant unique attribué à chaque export.
N° de dossier
N° de mouvement (fourni par GAM3)
Oui en cas de modification
Sert lors des modifications pour rattacher à un dossier déjà existant dans GAM3. N° du mouvement (fourni par GAM3 lors de l'acceptation de la proposition.)
Type
Différenciation prêts/dépôts
Oui
Permet d’indiquer le type d'évènement dans Flora.
Titre
Titre de l’exposition
Oui
Libellé officiel de l’exposition à laquelle est rattaché le prêt.
Contact
Responsable scientifique
Oui
Personne responsable du suivi scientifique du prêt. Lien avec la table personne
Organisme responsable
Identifiant de la personne morale responsable du lieu d’exposition
Oui
Correspond à l’organisme bénéficiaire du prêt, identifié par GAM.
Organisme du lieu de destination
Identifiant du lieu d’exposition
Oui
Établissement destinataire, identifié par GAM.
Date de début
Date de début du prêt
Oui
Première date officielle de validité du prêt.
Date de fin
Date de fin du prêt
Oui
Date limite fixée pour le retour des biens.
Type de prêt
Type de prêt (PP, PPP, ARP…)
Oui
Catégorie administrative du prêt : provisoire, prolongé, annulé/remplacé.
N° de l’arrêté prolongé
Numéro de l’arrêté prolongé
Obligatoire si prêt = PP ou PPP
Permet de rattacher le nouveau prêt à un arrêté précédent prolongé.
N° arreté à annuler et remplacer (si ARP)
Numéro de l’arrêté annulé/remplacé
Obligatoire si prêt = ARP
Permet de signaler l’arrêté remplacé.
Observations destinées à la commission
Observations pour commission
Non
Commentaires destinés aux membres de la commission.
Observations devant figurer sur l’arrêté
Observations pour arrêté
Non
Mentions officielles imprimées dans l’arrêté.
Rédacteur
Rédacteur
Oui
Personne ayant rédigé la proposition d’arrêté. Lien avec la table Personne.
Courriel pour suivi 1/2/3
Courriel de suivi proposition 1
Oui
Adresse de contact pour le suivi administratif.
Validé par
Chef d’établissement validateur
Oui
Nom et prénom du chef d’établissement validant la proposition.
Validé le
Date de validation
Oui
Date officielle de validation par le chef d’établissement.
Identifiant de l’expo
Identifiant de l’exposition
Oui si expo existante dans GAM
Sert à rattacher le prêt à une exposition déjà créée dans GAM.
Police d’assurance
Fichier police d’assurance
Oui si assurance
Document PDF contenant la police d’assurance (inclus dans le zip export).
Bénéficiaire du prêt
Identifiant du bénéficiaire
Oui
Identifiant partenaire défini par GAM (liste consultable/ téléchargeable).
Assureur
Identifiant de l’assureur
Oui si assurance
Organisme ou compagnie d’assurance couvrant le prêt.
Date de création effective GAM
Date de création dans GAM
Non
Enregistrée par GAM lors de l’import de la proposition.
Date de modification effective GAM
Date de modification dans GAM
Non
Mise à jour enregistrée par GAM en cas de modification ultérieure.
Champs pour export Gam dans la grille de saisie Prêts (pour exposition dans une autre institution)
Renseigner les notices de biens
les biens exportés doivent comporter les champs obligatoires suivants
Champ Flora
Champ GAM3
Obligatoire
Utilisation / Aide à la saisie
Numéro d’inventaire
Numéro d’inventaire
Oui
Identifiant réglementaire du bien.
Référence Joconde
Identifiant de la notice du bien culturel
Oui
Généré automatiquement pour assurer l’unicité de la notice exportée.
Nombre d’objets
Indicateur de lot + nombre d’items composant le lot
Oui si lot
Sert à indiquer s’il s’agit d’un lot. Si le nœud “lot” est absent, l’objet est considéré comme individuel.
Valeur d’assurance
Valeur d’assurance du bien pour le prêt en question
Oui
Montant de l’assurance. Renseigné dans la notice Bien, ou dans la table des estimations si disponible (dernière estimation prise en compte).
Mouvement en cours
Identifiant du lieu de dépôt du bien
Oui si déjà déposé
Permet de signaler si le bien est déjà en dépôt chez un dépositaire.
Conditions de présentation / manutention / conservation
Contraintes de manipulation, stockage et présentation
Non
Regroupe les conditions de conservation, de manipulation, de présentation.
Domaine SMF (ou à défaut Domaine du musée)
Identifiant du domaine
Oui
Seul l’identifiant GAM3 renseigné dans le thésaurus est exporté. Liste des valeurs définie par GAM.
Dénomination ; Typologie ; Titre ; Appellation ; Appellation vernaculaire
Désignation
Oui
Un ou plusieurs de ces champs sont exportés comme “désignation” du bien.
Auteur-exécutant (fonction) ; École ou aire culturelle ; Lieu de découverte ; Provenance géographique ; Lieu de création ; Lieu d’utilisation ; Collection
Auteur / Provenance géographique
Oui
Ensemble de champs décrivant l’auteur, l’origine géographique ou culturelle, le lieu de création ou d’usage.
Époque ; Date de création/exécution ; Style
Datation
Non
Un ou plusieurs champs parmi époque, dynastie, siècle, millésime… sont exportés.
Matière / Techniques (bloc répétable)
Matériau ou Technique
Oui
Liste des matériaux, techniques, supports ou médiums utilisés.
Export des mesures avec unité et type précisés (hauteur, largeur, etc.). Bloc répétable.
Domaine musée ; Domaine SMF ; Genre de la représentation
Valeur du mot-clé
Oui
Terme clé lié au domaine ou au genre de la représentation.
Photo de consultation
Photographie
Oui si photo
Nom complet du fichier image (avec extension). Le fichier est joint à la proposition. Seuls certains caractères autorisés (a-z, 0-9, -).
Date du dernier récolement
Date du dernier récolement
Oui
Renseigné automatiquement lors de la saisie des résultats de récolement.
État du dernier récolement
Indicateur de visibilité au dernier récolement
Oui
Indique si le bien a été vu ou non lors du dernier récolement.
Identifier les contraintes sur les images
GAM3 impose des règles strictes pour les fichiers images :
Format JPG uniquement,
Résolution 72–96 dpi,
Dimensions 640×480 à 1600×1200 px (largeur × hauteur) ; par défaut, l’export Flora utilise les images “medium” (800 × 600 px).
Poids max 500 Ko par image,
3 images max par bien
Poids : maximum 500 Ko par image.
Compte tenu de la limite globale de 200 Mo par archive, un export peut donc inclure au maximum : 133 biens × 3 images × 500 Ko ≈ 195 Mo.
Renseigner les biens dans l’évènement
Champ Flora
Champ GAM3
Obligatoire
Utilisation / Aide à la saisie
Nombre d’items prêtés au sein du lot
Nombre d’items prêtés au sein du lot
Oui si lot
Permet de préciser combien d’objets du lot sont concernés par le prêt.
Lieu actuel de dépôt en cours du bien
Identifiant du lieu de dépôt actuel du bien
Oui si bien déjà en dépôt
Sert à indiquer l’organisme ou le lieu où se trouve actuellement le bien au moment de l’export GAM3.
Champs pour export GAM dans une notice bien dans l'évènement
Identifier les personnes
Chaque organisme associé à un évènement doit obligatoirement disposer d’un identifiant GAM3 renseigné dans sa notice Personne.
Expositions : l’assureur, le bénéficiaire du prêt, l’organisme responsable et le lieu d’exposition doivent être identifiés.
Dépôts : l’organisme responsable et le lieu de dépôt doivent être renseignés.
Sans ces identifiants, l’export ne pourra pas être accepté et validé dans GAM3.
Champ Identifiant GAM dans une notice Personne
Aligner les thésaurus Flora avec GAM3
GAM3 ne reconnaît qu’un nombre limité de domaines, dont la liste ne correspond pas toujours aux libellés utilisés dans chaque musée.
Il revient donc à chaque établissement de définir une correspondance entre ses domaines Flora et ceux attendus par GAM3.
Pour garantir la compatibilité :
Un champ Identifiant GAM3 a été ajouté dans les thésaurus Domaine du musée et Domaine SMF.
Cet identifiant doit être renseigné dans vos thésaurus, puis il sera repris automatiquement lors des exports.
Si vous travaillez avec le thésaurus SMF, une table de correspondance SMF ↔ GAM3 (issue des ateliers Collectissime) est disponible pour faciliter le paramétrage.
Saisie de l'identifiant GAM3 dans le thésaurus Domaine du Musée et enregistrement des modifications
Réaliser l'export
Exporter depuis la notice évènement
L’export GAM3 s’appuie sur les données saisies dans les notices Évènements, Biens dans l’évènement et Biens.
La correspondance entre les champs Flora et GAM3 est automatique.
Il n’est pas nécessaire de “viser” les notices à exporter : l’export peut être lancé directement et à tout moment depuis la notice de l’évènement.
En cliquant sur le bouton Export, Flora génère un fichier ZIP à télécharger sur votre poste, puis à importer dans le guichet GAM3.
Exporter au format GAM3 depuis la notice évènement
Comprendre le contenu du fichier ZIP
Lors de l’export, Flora génère un fichier ZIP qui contient tous les éléments nécessaires pour l’import dans GAM3 :
Fichier XML → détail des données saisies dans Flora (évènement, biens, notices liées).
Images des biens (fichiers JPG) → photos de consultation rattachées aux notices de biens.
Polices d’assurance (fichiers PDF) → documents justificatifs associés à l’évènement.
Fichier log (Anomalies-…log) → uniquement présent si des champs obligatoires sont manquants ou incomplets ; liste des anomalies à corriger avant import dans GAM3.
Contenu du fichier ZIP
Vérifier le fichier log
Pour éviter de perdre du temps avec un import incomplet :
Si des anomalies sont détectées (champs obligatoires manquants), l’export sera accompagné d’un fichier log listant toutes les erreurs à corriger.
La présence de ce fichier n’empêche pas la génération du ZIP dans Flora, mais l’import sera automatiquement refusé par GAM3.
Bonnes pratiques
Ouvrez toujours le fichier ZIP pour vérifier s’il contient un fichier log avant de lancer l’import dans GAM3.
S’il y a un log : il signale des données manquantes ou incomplètes → corrigez-les avant de recommencer.
S’il n’y a pas de log : l’export est complet et peut être importé.
Exemple de fichier log
Mettre à jour Flora après l’acceptation GAM
Après l’envoi d’une création de proposition, si celle-ci est acceptée, GAM3 renvoie un identifiant GAM pour l’évènement.
Il est alors indispensable d’indiquer dans Flora que l’évènement est désormais référencé dans GAM. Ainsi, lors d’un prochain export, Flora générera un fichier de MODIFICATION plutôt qu’un nouveau fichier de création.
Attention Une fois la proposition acceptée, vous ne pouvez plus refaire un export “en création”. Vous devez obligatoirement spécifier qu’il s’agit d’une modification.
À renseigner dans Flora :
Numéro de dossier : saisir l’identifiant GAM attribué à l’évènement. Ne pas confondre avec le champ Identifiant de l’expo, qui sert uniquement à rattacher vos biens à une exposition déjà créée dans GAM par un autre musée.
Date de création effective dans GAM : renseigner la date à laquelle la proposition a été validée dans GAM.
Date de modification effective dans GAM : ce champ permet de tracer la dernière modification envoyée à GAM. Il n’impacte pas le contenu ni les noms des fichiers d’export.
Champ N° de dossier
Champs de dates pour suivi GAM
Cas particuliers : gérer les expositions itinérantes
Dans Flora, Les expositions itinérantes sont organisées grâce à une structuration en notice mère / notices filles :
la notice mère correspond à l’exposition principale,
chaque notice fille correspond à un bénéficiaire et à son lieu d’exposition associé.
Lors de l’export GAM lancé depuis la notice mère, Flora agrège automatiquement les trois niveaux d’information pour générer le fichier attendu :
les données relatives au prêt dans AlimGam proviennent de la notice mère,
les données de l’exposition dans AlimGam sont issues des notices filles,
les données des biens culturels concernés par le prêtdans AlimGam sont lues à partir des biens rattachés à la notice mère.
Exporter au format GAM3