Tout dépôt d’œuvres dans une institution tierce est géré dans Flora comme un évènement de type Dépôt. Ce type d’évènement formalise la mise à disposition temporaire d’un ou plusieurs biens culturels auprès d’un organisme externe (musée, collectivité, administration, partenaire), pour une durée déterminée ou indéterminée.
Il permet de planifier, suivre et documenter les mouvements liés au dépôt, tout en respectant les obligations réglementaires (registre des dépôts, arrêté ministériel, contrat, suivi conservatoire).
Gérer la mise en dépôt
Comprendre le rôle de Flora
Un dépôt sortant (ou mise en dépôt) correspond à la situation où une institution confie temporairement la garde de tout ou partie de ses collections à une autre structure (musée, organisme, partenaire, collectivité…). Contrairement à un prêt, qui est en principe limité à une exposition ou un projet précis, le dépôt s’inscrit souvent dans la durée (parfois plusieurs années) et implique des obligations réglementaires spécifiques pour les musées de France : inscription au registre des dépôts, rédaction d’un contrat, suivi de la conservation et des retours.
La notice d’évènement de type dépôt sortant permet d’assurer un suivi clair et sécurisé pour :
Créer et documenter l’évènement de dépôt : organisme dépositaire, contrat, dates de début et de fin, conditions particulières.
Générer automatiquement les documents utiles : arrêté de dépôt, bordereaux, étiquettes.
Archiver l’ensemble des pièces justificatives (contrats, constats d’état, correspondances) dans la notice de l’évènement.
Assurer la traçabilité complète grâce aux mouvements de sortie et d’entrée.
Différencier dépôt sortant et dépôt entrant
Type de dépôt
Où le gérer ?
Type de saisie
Objectif principal
Fonctionnalités clés
Vous envoyez des œuvres en dépôt (dépôt sortant)
Événements
Menu : Gérer > Événements
Événement de type Dépôt
Formaliser la mise à disposition temporaire de biens vers un tiers
Suivi logistique et documentaire
Saisie d’un événement de type Dépôt
Association des biens (recherche ou panier)
Création automatique des mouvements (sortie + entrée)
Suivi des emplacements temporaires
Édition de l’arrêté de dépôt
Vous recevez des œuvres en dépôt (dépôt entrant)
Entrées
Menu : Décrire > Entrée
Entrée de type Dépôt
Suivi patrimonial
Intégration du bien reçu en dépôt dans le registre réglementaire
Saisie d’une notice d’entrée spécifique
Renseignement des champs réglementaires (acte, date, déposant, etc.)
Lien avec les notices des biens
Gestion des restitutions (totale ou partielle)
Suivi dans le registre des dépôts
Utiliser la grille Mise en dépôt (ou régularisation)
Pour gérer un dépôt sortant, utilisez impérativement la grille de saisie “Mise en dépôt (ou régularisation)”.
Elle active des champs spécifiques, nécessaires pour tracer le cadre légal, administratif et logistique du dépôt.
Champs spécifiques
Nom du champ
Utilisation
Organisme responsable
Institution qui prend en charge le suivi du dépôt. il est important de ne pas confondre Organisme responsable (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec l’Organisme du lieu de destination (qui accueille matériellement les œuvres).
Service gestionnaire
Service interne chargé de la gestion courante du dépôt.
Contact gestionnaire
Personne de référence pour le suivi administratif.
Organisme du lieu de destination
Structure ou établissement où les biens sont déposés.
Publication
Référence éventuelle à une publication officielle associée au dépôt.
Date de l’arrêté ministériel
Date de l’arrêté autorisant ou encadrant le dépôt.
Motif de l’arrêté
Précision sur la raison administrative ou réglementaire de l’arrêté.
Durée prévue par l’arrêté
Durée légale prévue pour le dépôt.
Précisions sur la prévision
Commentaires ou conditions particulières liées à la durée.
Commission / Précisions sur la Commission
Commission consultée pour valider le dépôt (ex. commission scientifique) et détails éventuels. Lien avec une autre notice évènement.
Suivi par
Agent ou service responsable dans Flora du suivi.
Date d’alerte
Date fixée pour générer une alerte de suivi ou de renouvellement.
Date de demande de restauration
Date d’une demande de restauration en lien avec le dépôt.
Présentation / Dates prévues et réelles
Informations sur la présentation publique liée au dépôt.
DASTN – dates et numéro
Données relatives à la demande d’autorisation de sortie du territoire national : envoi, période, accord, numéro d’autorisation, remarques.
Date de procuration en douane
Date d’émission de la procuration douanière.
Transporteur / Type de transporteur
Organisme ou prestataire chargé du transport et son type (agréé, spécialisé, etc.).
Certificat / Organisme transport
Références administratives et organisme lié au transport.
Dates demande et réception du CA
Suivi de la demande et de la réception du certificat d’assurance.
Remarques transport
Commentaires complémentaires sur le transport.
Facility report (dates)
Suivi des demandes et réceptions du facility report (rapport sur les conditions d’accueil).
Champs complémentaires utiles
Certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour enrichir le suivi du dépôt. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
Contact et fonction : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du dépôt.
Documents : ce champ peut être utilisé pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au dépôt (facility report, attestations d’assurance, correspondances).
En exploitant ces rubriques, vous construisez un dossier numérique complet du dépôt. Cela garantit une traçabilité optimale et un historique exploitable à long terme.
Suivre le cycle de gestion d'une mise en dépôt
La gestion d’un dépôt sortant dans Flora s’appuie sur la logique commune à tout évènement, avec toutefois des particularités propres à ce type d’opération :
Créer l’évènement avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (Mise en dépôt – ou régularisation), qui active des champs spécifiques liés à l’organisme de destination, aux arrêtés ministériels, aux commissions, aux autorisations et au transport.
Associer des biens concernés par le dépôt, avec génération automatique de notices Bien dans l’évènement permettant d’ajouter des précisions complémentaires.
Planifier des mouvements (sortie des biens vers l’organisme dépositaire, retour éventuel), créés automatiquement ou manuellement selon les besoins.
Exécuter des mouvements, indispensable pour mettre à jour la localisation des biens et garantir la traçabilité de leur transfert.
Suivre l’évènement, indiquant la fin du dépôt.
Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez exporter les données des dépôts sous forme dedocuments contractuels et logistiques (arrêté de dépôt, bordereaux, étiquettes). Pour en savoir plus, consultez la rubrique Aller plus loin et cliquez sur Produire des documents contractuels et logistiques.
Cycle de gestion d'un dépôt sortant sur Flora
Affecter le bien à un destinataire
Dans le cadre d’une mise en dépôt, il est possible d’indiquer à quelle personne le bien est attribué ainsi que sa fonction officielle. Ces informations se saisissent dans la notice du Bien dans l’évènement grâce aux champs :
Destinataire : la personne à qui l’objet est attribué pendant le dépôt (ex. Emmanuel Macron).
Fonction du destinataire : la fonction officielle de cette personne (ex. Président de la République).
La localisation permet ensuite de préciser l’endroit exact où se trouve physiquement le bien.
Champs pour affecter un bien à un destinataire
Organiser le transport
La notice de mouvement dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles liées au déplacement.
Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de compléter ou corriger les informations logistiques (transporteur, assurance, convoyeur, etc.). Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en modification : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
Bien choisir le type de mouvement
Le type de mouvement à utiliser pour un bien mis en dépôt est le couple sortie/entrée. Ce choix permet d’assurer la traçabilité tout en préservant la logique de localisation dans Flora.
Ainsi l’établissement peut conserver l’emplacement de référence dans ses locaux et le bien est affecté à une localisation temporaire pendant toute la durée du dépôt.
On enregistre une sortie vers le lieu de dépôt, puis une entrée au retour : la localisation d’origine reste conservée comme référence, garantissant un historique complet des mouvements.
Renseigner les informations de transport
Plusieurs champs sont prévus pour décrire concrètement comment les biens seront déplacés. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
Transporteur : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
Coût du transport : préciser le montant facturé pour ce service.
Adresse et lieu de départ / arrivée : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
Convoyeur : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport
Documenter l'assurance
Dans l’onglet Assurance, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
Valeur globale de l’assurance et devise,
Numéro de police et dates de validité du contrat,
Compagnie d’assurance et organisme indemnisateur,
Nature de l’indemnisation prévue en cas de sinistre.
Champs documentant l'assurance
Joindre les pièces contractuelles
L’onglet Documentation permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
Contrat de transport,
Copie de la police d’assurance,
Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
Champs de documentation
En résumé pour gérer un dépôt sortant
Toujours utiliser la grille dédiée (Mise en dépôt – ou régularisation) afin d’activer les champs réglementaires (arrêtés, commissions, transport, assurance).
Ne pas confondre :
Organisme responsable = celui qui pilote et assume la responsabilité du dépôt.
Organisme du lieu de destination = celui qui accueille matériellement les biens.
Renseigner systématiquement les dates d’alerte pour éviter les dépôts « oubliés » et planifier leur renouvellement ou leur restitution.
Associer un contact nominatif (nom + fonction) dans le partenaire dépositaire pour garder une traçabilité claire des interlocuteurs.
Joindre les pièces contractuelles (arrêté, contrat, facility report, attestations d’assurance) dans l’onglet Documentation de l’évènement.
Exécuter les mouvements (sortie / retour) pour garantir la mise à jour de la localisation et conserver l’historique réglementaire.
Conserver l’emplacement de référence dans vos propres réserves : la localisation temporaire reflète le dépôt, mais la référence d’origine reste inchangée.
Préciser l’assurance et le transport : assurez-vous que les champs de l’onglet Assurance et de la notice de mouvement sont complétés (valeurs, polices, transporteur).
Archiver les constats d’état initiaux et de retour, afin de documenter l’évolution de la conservation des biens déposés.
Utiliser les exports Flora (arrêté de dépôt, bordereaux, étiquettes) pour normaliser les documents remis aux partenaires.
