La table Évènements est au cœur du module de régie de Flora.
Elle offre un cadre unique pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de coordination entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’organisation et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
À quoi servent les évènements dans Flora ?
La table Évènements constitue le point d’entrée du module de régie.
Elle a pour vocation première de documenter l’opération elle-même : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
Elle permet de :
Définir le cadre administratif et documentaire d’une opération
le titre et le type d’évènement ,
les organismes impliqués,
les dates prévisionnelles et réelles,
une description et les responsables de l’opération,
l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé).
Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements pour assurer leur traçabilité.
Centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
Cas d'usage
Organiser une exposition temporaire du musée
Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce
Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
Gérer un prêt sortant hors exposition tierce
Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
Préparer un dépôt sortant
Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
Suivre un déménagement
Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse
Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
Formaliser une commission
Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
Tracer un évènement interne
Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
Comment créer une notice évènement ?
Bonnes pratiques
Vérifiez qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
Bien choisir la grille de saisie d’événementadaptée : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
Depuis la table des évènements
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice depuis la table des évènements
Depuis le tableau de bord
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord
Depuis une notice de bien
Version 4.5.30 et ultérieures
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice évènement depuis un bien
Sélectionner la grille de saisie adéquate
Version 4.5.39 et ultérieures
La grille détermine la structure et les champs affichés.
Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
Libellé de la grille
Utilisation principale
Commission
Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
Déménagement
Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
Dépôt de plainte
Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
Exposition temporaire au musée (avec des biens internes ou empruntés)
Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
Mise en dépôt (ou régularisation)
Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
Mvt int : Chantier de collections
Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
Mvt int : Marquage
Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
Mvt int : Mise à disposition sur place
Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
Mvt int : Photographie
Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
Mvt int : Temporaire
Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
Prêt (autres que pour une exposition)
Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
Prêts (pour exposition dans une autre institution)
Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
Tous les champs
Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
Traitement de conservation et analyse
Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
Adapter les grilles aux besoins de l’établissement
L’administrateur de Flora peut créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales :
Ajouter ou retirer des champs selon les usages métiers
Définir des champs comme obligatoires pour garantir la complétude des données
Créer des grilles temporaires ou allégées pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : régisseur, restaurateur)
Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
Renseigner et enregistrer la notice
Une fois la grille de saisie ouverte,
Remplir les champs de la grille
Champs obligatoires : Type d'évènement et Titre.
Enregistrer la notice.
Astuce Lorsque vous indiquez dans le champ Organisme du lieu de destinationune personne dont la notice comporte déjà un emplacement de prêt ou de dépôt, Flora propose automatiquement cet emplacement comme localisation temporaire pour tous les biens rattachés au mouvement.
Grille de saisie d'un évènement
Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?
Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi :
le type,
le sous-type
et la catégorie.
Ces champs influencent l’affichage des formulaires, les règles de gestion, le déroulement du workflow et facilitent les statistiques.
Champ
Définition
Rôle principal
Exemples
Type d’évènement (obligatoire et liste fermée)
Défini dès la création de l’évènement.
Détermine la nature de l’opération.
Conditionne les champs affichés.
Déclenche les règles métiers.
Détermine le workflow.
Exposition
Exposition itinérante
Prêt hors exposition
Activités
Ventes
Dépôt
Déménagement
Traitement de conservation et analyse
Dépôt de plainte
Mvt int temporaire
Mvt int marquage
Mvt int photographie
Mvt int chantier collection
Mvt int autre
Commission de prêt/dépôt
Commission d'acquisition
Commission de restauration
Commission de contrôle
Sous-commission : demande de dépôt
Sous-commission : transfert d'affectation
Sous-commission : déclassement
Sous-type d’évènement (liste fermée)
Précision supplémentaire lié au type.
Affine la description du type choisi (Prêt ; temporaire au musée)
Pour une exposition :
Interne temporaire au musée.
Prêt à une autre institution.
Catégorie
Classification complémentaire.
Distingue les variantes ou étapes d’un type.
Activités : concert, colloque, conférence....
Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
Champs Type, Sous-type et Catégorie
Afficher ou masquer la description de l'évènement
Une fois la notice enregistrée, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description, les informations pour l'export GAM, l'état d'avancement.
Créer un évènement 
Créer un évènement depuis le tableau de bord 
Intégrer un évènement depuis une notice de bien