La gestion d’un évènement dans Flora ne repose pas sur un modèle unique.
Si les grandes étapes restent communes — création, rattachement des biens, planification et exécution des mouvements, suivi — leur mise en œuvre varie en fonction de la nature de l’opération.
Chaque type d’évènement présente en effet des particularités administratives, logistiques et réglementaires qu’il convient d’intégrer
| Type d’évènement | Spécificités administratives | Spécificités logistiques | Spécificités réglementaires |
|---|
| Expositions internes | Organisation des rotations, documentation des conditions de présentation | Mouvements internes, aménagement scénographique | Conservation préventive, suivi des durées d’exposition |
| Prêts | Renseignements sur organismes prêteurs/emprunteurs, assurances, validations | Organisation du transport et de la mise en place | Gestion réglementaire des biens sortants/entrants |
| Expositions itinérantes | Coordination entre institutions, suivi multi-sites | Planification multi-étapes : transport, stockage, montage/démontage | Suivi réglementaire international/national selon destinations |
| Dépôts sortants | Identification organisme responsable, service gestionnaire, destinataire | Organisation de la livraison et de la réception | Traçabilité sur le long terme |
| Exports GAM | Préparation des données administratives et financières | Consolidation des informations depuis les notices de biens et évènements | Conformité avec les formats GAM (assurances, valeurs, etc.) |
| Traitements de conservation | Suivi des restaurations, analyses | Planification des transports éventuels vers atelier/laboratoire | Documentation obligatoire des interventions sur les biens |
| Commissions | Organisation des sous-commissions (acquisition, radiation) | Mise à disposition des biens examinés | Archivage des décisions, conformité avec les règles du SMF |
| Déménagements | Inventaire et planification des opérations | Relocalisation en masse, mise à jour automatique des emplacements | Historisation des mouvements dans les notices de biens |
| Évènements internes | Planification et documentation des opérations internes | Mobilisation ponctuelle des biens (photo, marquage, étude) | Traçabilité limitée mais nécessaire pour cohérence documentaire |
La trame de gestion reste identique, mais le contenu des notices, les acteurs impliqués et le suivi des mouvements diffèrent selon le type d’évènement.
Adapter la gestion à chaque cas garantit :
