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Code source wiki de Gérer les évènements

Version 41.1 par Doriane Bautista le 2025/08/25 15:42
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Doriane Bautista 41.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
Doriane Bautista 2.1 2
Doriane Bautista 5.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Doriane Bautista 37.1 6 Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
Doriane Bautista 20.1 7 Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8
Doriane Bautista 22.1 9 Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
Doriane Bautista 13.1 10 )))
11
12 (((
Doriane Bautista 36.1 13 = Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
Doriane Bautista 13.1 14
Doriane Bautista 21.1 15 Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
Doriane Bautista 31.1 16 La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
Doriane Bautista 5.1 17
Doriane Bautista 21.1 18 * **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 * **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
20 * **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
21 * **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
Doriane Bautista 5.1 22
Doriane Bautista 21.1 23 Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
Doriane Bautista 5.1 24
Doriane Bautista 23.1 25 Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
Doriane Bautista 6.1 26
Doriane Bautista 17.1 27 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
28 **Table​**
29 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
30 **Rôle principal​**
31 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 **Contenu principal​**
33 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 **Cas d’usage​**
35 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 **Avantages​**
Doriane Bautista 5.1 37 )))
Doriane Bautista 12.1 38 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Doriane Bautista 23.1 39 **Évènements​**
Doriane Bautista 12.1 40 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
41 Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
42 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
44 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
46 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
48 )))
49 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Doriane Bautista 23.1 50 **Biens dans l’évènement​**
Doriane Bautista 12.1 51 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
52 Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
53 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
55 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
57 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
59 )))
60 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Doriane Bautista 23.1 61 **Mouvements​**
Doriane Bautista 12.1 62 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 Planifier et documenter les déplacements de biens​
64 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
66 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
68 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
70 )))
71 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Doriane Bautista 23.1 72 **Biens dans le mouvement​**
Doriane Bautista 12.1 73 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
75 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
81 )))
Doriane Bautista 23.1 82 |(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83 |(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
Doriane Bautista 16.1 84
Doriane Bautista 23.1 85 == Cas d’usage ==
Doriane Bautista 16.1 86
Doriane Bautista 33.1 87 >(% class="small" %)Expositions temporaires ou itinérantes : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections et campagnes de récolement : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions : (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
Doriane Bautista 16.1 88
89 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
90
91 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
92
93 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
94 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
95
96 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
97
98 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
99
100 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
101
Doriane Bautista 17.1 102 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 103 **Critère​**
Doriane Bautista 17.1 104 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 105 **Relocalisation​**
Doriane Bautista 17.1 106 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 107 **Évènement (mouvement en régie)​**
Doriane Bautista 12.1 108 )))
Doriane Bautista 16.1 109 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
110 Objectif principal​
111 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
113 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
115 )))
116 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
117 Niveau de gestion​
118 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 Simple, opérationnel (changement de place)​
120 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
122 )))
123 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
124 Niveau de détail​
125 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
127 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
129 )))
130 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 Planification​
132 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 Non (action immédiate)​
134 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
136 )))
137 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 Suivi de l’historique​
139 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 Historique des emplacements (table des récolements)​
141 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
143 )))
144 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 Impact sur l’emplacement du bien​
146 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
148 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
150 )))
151 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 Utilisé pour​
153 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
155 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
157 )))
158 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 Personnes concernées​
160 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 Gestionnaires de collection, régisseurs​
162 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
164 )))
165 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 Partage d’information​
167 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
169 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
171 )))
172
173 == Exemples d'usages ==
174
175 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
176
Doriane Bautista 17.1 177 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 178 **Situation​**
Doriane Bautista 17.1 179 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 180 **Relocalisation​**
Doriane Bautista 17.1 181 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Doriane Bautista 16.1 182 **Évènement + Mouvement​**
183 )))
184 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 Déplacement ponctuel sans formalité​
186 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
188 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 ❌ Trop lourd, non adapté​
190 )))
191 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 Correction d’emplacement​
193 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
195 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 ❌​
197 )))
198 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
200 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 ✅ (sans historisation complexe)​
202 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 ❌​
204 )))
205 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
207 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
209 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
211 )))
212 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
214 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 ❌ Non conforme pour traçabilité​
216 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
218 )))
219 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 Expositions permanentes​
221 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
223 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
225 )))
226 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
227 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
228 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
230 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
232 )))
233 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
234 Traitement de conservation / restauration / analyse​
235 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
237 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
239 )))
240 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
241 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
242 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
243 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
244 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
246 )))
247 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 Chantier des collections / Post-récolement​
249 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
250 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
251 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
253 )))
254 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 Transfert entre sites / entre réserves​
256 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
257 ❌ Risque de perte de traçabilité​
258 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
260 )))
261
Doriane Bautista 27.1 262 = Comment gérer les évènements dans Flora ? =
Doriane Bautista 16.1 263
Doriane Bautista 27.1 264 Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré.
265 Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
Doriane Bautista 16.1 266
Doriane Bautista 27.1 267 L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.
Doriane Bautista 17.1 268
Doriane Bautista 27.1 269 [[//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 17.1 270
271 == Création de l’événement ==
272
Doriane Bautista 28.1 273 C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
Doriane Bautista 17.1 274
275 (% class="box successmessage" %)
276 (((
277 Bonnes pratiques :
278
279 * Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
Doriane Bautista 18.1 280 * Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
281 )))
Doriane Bautista 17.1 282
Doriane Bautista 18.1 283 == Rattachement des œuvres ==
Doriane Bautista 17.1 284
285 Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
286
287 Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
288
Doriane Bautista 18.1 289 * De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
290 * D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
Doriane Bautista 17.1 291
Doriane Bautista 18.1 292 == Planification des mouvements ==
Doriane Bautista 17.1 293
Doriane Bautista 18.1 294 On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
Doriane Bautista 17.1 295
Doriane Bautista 18.1 296 == Rattachement des œuvres aux mouvements ==
Doriane Bautista 17.1 297
Doriane Bautista 18.1 298 Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
299
300 * De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
301 * D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
302
Doriane Bautista 16.1 303
304 )))
Doriane Bautista 5.1 305 )))|(% style="width:300px" %)(((
306 (% class="box" %)
307 (((
308 **Sommaire**
Doriane Bautista 6.1 309
Doriane Bautista 24.1 310 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
Doriane Bautista 5.1 311 )))
312
313 (% class="box" %)
314 (((
315 **Aller plus loin**
Doriane Bautista 19.1 316
Doriane Bautista 40.1 317 * [[Créer un évènement>>doc:.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
Doriane Bautista 34.1 318 * Planifier et suivre les mouvements associés
319
320
321
Doriane Bautista 22.1 322 * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
Doriane Bautista 5.1 323 )))
324
325 (% class="box" %)
326 (((
327 **Icônes principales**
328 )))
329 )))
330
331